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事业单位职工档案整理

时间:2023-05-12 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  事业单位职工档案整理

  事业单位职工档案整理是指对该单位的所有职工档案进行全面清理、归档和数字化处理,确保档案的完整性、准确性和安全性。其具体步骤如下:

  1.组织人力资源部门或档案管理部门制定档案整理方案,并确定具体工作流程和时间节点。

  2.对所有职工档案进行分类、归档和编目,包括个人基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价、奖惩记录等。

  3.对档案进行初审和复审,发现问题及时纠正并完善补充漏洞。

  4.对于已经无用的档案进行淘汰处理,避免占据不必要的空间和浪费资源。

  5.对档案进行数字化处理,建立电子档案库,提高档案检索效率和安全性。

  6.制定档案保管制度,定期进行档案审查和监督管理,确保档案的长期保存和利用。

  7.在整理过程中,严格遵守有关法律法规和保密要求,保护职工个人隐私和机密信息的安全。

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  如何做好事业单位人事档案管理

  目前,人事档案管理存在着交接程序不完善、管理手段落后、硬件设施有限、职称评审无纸化与传统人事档案管理方式的冲突、档案材料范围狭窄等问题。随着我国人事制度改革力度的不断加大,应解决人事档案管理存在的诸多问题,从而提高人事档案的利用水平。

  一、关于材料的收集与归档

  人事档案管理而言,材料的收集是关键,也是做好人事档案管理工作的前提。材料的收集齐全与否,其内容能否反映干部职工全面情况,将直接影响档案的提供利用。因此,人事档案管理人员要在材料的收集上下功夫,尤其要着重收集反映干部德、能、勤、绩方面的材料。

  主要应做好以下工作:

  1、及时收集归档。档案人员对所收集的材料(如人事任免、调资升级、考核、奖惩等材料)或有关部门转递来的材料(如学籍、学历、技术职称等材料),要及时登记,归入人事档案卷内相应类别。

  2、加强与有关部门的联系。组织人事部门要与形成人事档案材料的部门建立收集、送交档案材料的联系制度,档案人员应根据所掌握的形成人事档案材料的信息,定期向有关部门(各级组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门)收集或催收新形成的人事档案材料。

  3、要严把材料“入口关”,做好鉴定工作。人事档案管理工作要求收集材料齐全,但并非所收集的材料都归档。因此,对收集的材料要进行认真鉴定,严格审查。对那些不符合归档要求的材料,应及时通知形成材料的部门补送或补办手续;对不属于人事档案范畴的材料则必须舍弃。

  二、关于档案种类和卷内类别的判断。

  1、档案种类的判断。在归档之前,档案人员首先要对收集的材料进行判断,看其是否属于人事档案,注意不要把属于文书档案(如干部任免通知、请示报告、来往函件等)、纪检档案(如案件审理过程中的请示报告、调查报告、旁证、检举材料等)、业务档案(如个人的著作、论文、译文、创造发明的总结等)及其他类型档案的材料归入人事档案。

  2、卷内类别的判断。人事档案卷内材料的分类,一般情况下按材料的名称“对号入座”,归入相应类别即可。但也有例外。有些材料的名称与内容并不相符,若按名称归类则有可能给以后的利用带来不便。因此,在分类时必须做到既要看名称,也要看内容;对包括多方面内容的,还要看以哪一方面的内容为主,力求分类准确。

  三、关于档案的保管方式

  人事档案管理方式较常见的有两种,即袋装法和装订法。两种方式各有利弊。袋装法由于材料不装订直接装袋,所以抽取、填入材料方便,但不符合“装订整齐”的要求且易造成材料的丢失。装订法是将材料分类后按序装订在一起,装入档案盒入柜存放。其优点是装订整齐、外表美观,但存取材料不便,且由于反复拆订易对纸张造成损坏。

  人事档案是人才信息的重要载体,它能充分反映出个人经历、德才能绩工作表现,奖惩情况、行为轨迹,历史背景及其经历,是知人善任,选贤举能的重要工具。做好人事档案管理工作对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大,企事业单位人事档案管理显得更为重要。

  机关事业单位的档案该怎么整理?

  档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

  这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。

  档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

  如何对事业单位的档案进行分类整理

  文件档案还是人事档案。以文件档案为例,我一般整理为上级下发文件、单位带字号文件、单位无字号文件,中央的单位还有地方上报文件,重要的事件整理为专题卷宗。以上分类还要冠以年份,如2014年上级下发文件。每一个文件夹内,按照机关排序,同一机关以字号区别排序,同一机关同一字号按时间排序。做好以后,每页用铅笔写上页码,每个卷宗或文件夹上做好目录,标明页码。最后再做一个借阅文件登记表。人事档案比较严格,分为10大类。必须按照规则来,这个老人事干部肯定会教你,我暂时也记不清楚了。

  如何对事业单位的档案进行分类整理

  企事业单位档案分类原则是以企事业单位全部档案为分类对象,依据企业职能分工,结合企业档案内容和形式特点,保持企业档案之间的有机联系,进行科学分类,便于科学管理和开发利用。

  企事业单位分类的对象是企事业单位的全部档案,就是说,企事业单位在各项工作活动形成的全部档案看做一个有机整体来分类,不能再局限于文书档案、科技档案、会计档案等各个局部的分类。

  事业单位人员档案如何存放?

  事业单位对员工个人的档案存放一般是有两种情况:

  1、放在人力资源和社会保障局。事业单位在编人员档案一般存放当地的人力资源和社会保障局,至于具体是放人社局还是人社厅,需要看单位的行政级别。

  2、放在本系统主管单位,比如本单位的人事部门等。这种情况一般属于非在编人员的档案存放,比如在编的中小学教师,人事档案一般是由人社局统一管理归档,非在编人员由学校所在地教育局归档。也有的学校或者是医院会把员工的档案存放在本单位的人事部门等。

  具体事业单位的员工的档案怎么存放需要看自己考的单位以及单位的规定,大家可以咨询本单位的人事主管部门。

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