随着社会的进步和发展，尤其是信息化建设，越来越多的人开始重视档案管理，无论是我们的人事档案还是单位的文书档案、会计档案等等，都掀起了一股档案正规化管理的热潮，近一个月我们就接到了多家单位咨询关于档案数字化方案。接下来我们就一起来看看一站式档案数字化方案：
档案数字化方案是根据每个单位的具体情况来具体分析和制定的。拿人事档案举例吧，有的单位有自主人事档案保管权限，有的单位却没有，那么解决方案也就不同，有人事保管权限的，我们可以提供上门服务，在单位全程保密的环境下来开展档案数字化工作。如果是没有人事保管权限的单位，作为有人事档案保管权限的我们，就可以通过集中开函将单位员工档案从全国各地调入我中心，档案到档后，由我中心进行集中管理并同时开展档案数字化工作。
总而言之，我公司所提供的一站式档案数字化方案是在绝对保密，绝对安全的前提下开展工作。有档案数字化方案相关的建议也欢迎网友们和我们留言互动。
档案数字化项目实施的注意事项
档案数字化项目的实施是现代化管理和信息化建设的重要组成部分。通过数字化，可以提高档案管理的效率、准确性和可持续性。然而，在实施数字化项目时，需要注意一些关键的事项，以确保项目的成功进行。本文将从几个方面进行分点论述档案数字化项目实施的注意事项。
1.策划阶段：
确定项目目标：明确数字化项目的目标和价值，例如提高档案检索速度、减少物理存储空间等。
制定详细计划：制定项目的时间表、资源需求和工作分配等详细计划，以确保项目按计划进行。
进行风险评估：评估数字化项目可能面临的各种风险，并采取相应的措施进行风险管理和应对。
2.数据处理阶段：
数据清洗和整理：对原始纸质档案进行清洗、整理和分类，以减少后续数字化过程中的错误和混乱。
选择合适的数字化技术：根据档案特点和需求，选择最适合的数字化技术，例如扫描、OCR（光学字符识别）等。
确保数据质量：在数字化过程中，采用适当的校验和纠错措施，确保数字化数据的准确性和完整性。
3.存储与访问阶段：
建立合适的存储系统：选择合适的数据存储硬件和软件系统，确保数据的安全性、可靠性和可扩展性。
设计用户界面：为用户提供友好的档案检索界面，使其能够方便地访问和利用数字化档案。
制定权限控制策略：根据不同用户角色和需求，制定合理的权限控制策略，确保档案数据的安全和隐私。
总之，档案数字化项目的实施需要综合考虑策划、数据处理和存储与访问等关键阶段。在策划阶段，确定项目目标、制定详细计划和进行风险评估是关键。在数据处理阶段，注意数据清洗和整理以及选择合适的数字化技术来确保数据质量。最后，在存储与访问阶段，建立合适的存储系统、设计用户界面和制定权限控制策略是至关重要的。通过遵循这些注意事项，可以顺利实施档案数字化项目，并提高档案管理的效率和可持续性。
档案数字化项目实施的“六大原则”
早期，档案工作信息化曾经走过一段不小的弯路，把大量的精力投入到传统载体档案数字化工作当中，对馆（室）藏所有档案进行数字化，最后投入与产出不成比例，造成人力、物力的浪费。经过十几年的发展，档案界逐渐总结出若干传统载体档案数字化的原则。
规范化原则
规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致，以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反，数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范，将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。
统一的规范包含三个方面，一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一；二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来；三是数字化过程要规范，每一个环节都必须遵循相应的规范。
准确性原则
档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致，建立的对应关系应准确。
完整性与系统性原则
档案数字化过程中录入信息的完整性，确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性，能够全面地记录和描述档案的各种属性。
需求牵引，成本效益原则
档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需要，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低的档案。根据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，下列档案应优先考虑建立数据库。
（1）常用优先
这是贯彻需求牵引原则，把利用频率较高的档案优先数字化，以满足当前利用的需求，增加数字档案馆的效益。
（2）目录优先
即把档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大，见效比较慢，如优先将档案的目录进行数字化，实现档案的计算机检索，以尽快见到效果。
（3）急用优先
企业在某一个时期有特定的专项任务，从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时应考虑这一需求，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多，可考虑优先将该老产品档案数字化，以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。
（4）孤本优先
即把珍贵的档案优先数字化，以满足珍藏需求。数字化后，孤本档案利用可不用调用原件，可有效保护档案原件，达到珍藏的目的。
（5）特色优先
即将体现本企业特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案，这部分档案较易引起利用者的兴趣，可优先数字化，有利于增强档案部门的影响力。
安全保密原则
传统载体数字化前，应建立安全保障和保密措施，以确保数字化过期的档案信息的保密，安全保密包括安全与保密两个方面，其含义包括以下几个方面。
（1）要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系，建立一套管理制度与机制，从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。
（2）要注重档案数字化过程中档案信息的安全。
防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全，注意数字化场所的安全，注意机器、人员对档案造成的损毁；建立档案出入、交接整记制，分清档案安全保管责任。数字化后，需做好信息备份工作，及时备份数据；防止计算机病毒破坏档案数据信息。
（3）要注重档案数字化过程中档案信息的保密。
要从人防、物防、技防和加强管理入手，在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员；在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所，场所要符合保密要求；在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设，投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。
档案数字化“两个同步”原则
（1）档案数字化转换与档案鉴定同步推进
在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。
（2）数字化转换与档案利用同步推进
由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。为此，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽早使数字档案馆建设工作见到成效。
