纸质档案的存放可能会因为年限过程而产生长霉发黄或者是字迹退化等问题。为了避免这些问题，我们就需要把进行档案数字化，让材料以网络化的形式有限延长原件的保存时间，实现档案的永久保存。
那么什么是档案数字化呢？档案数字化就是指把档案通过计算机扫描的方法把档案纸质原件进行数字网络化。一般情况下，我们需要先把档案按照十大类要求进行整理分类、排序、编目、著录，然后再进行数字化。
在进行数字化时我们需要先对原纸质材料进行扫描，上传到相应的系统；然后对已经上传数字化的材料进行修图处理，修掉档案材料中的折痕、墨块等；
接着会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验，只有通过两次校验都没有问题，我们才能接着对档案进行批量挂接处理，将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目；
挂接完成之后我们还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对；接下来进行对纸质档案进行分类和装订。
最后在光盘或者硬盘中进行数字化的备份。数字化完成之后我们还需要对光盘进行检查、数字化数据进行整体验收，由技术人员将加工完并审核无误的数据进行数据倒入相应的库中。
档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。
整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。
电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。
档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。
原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。
重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。
数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。
档案数字化能够有效地延长我们纸质档案的保存时间，档案的数字化是一项严谨的工作，关注中博奥技术有限公司，了解更多档案数字化信息。
档案整理及数字化外包需要注意哪些方面
在档案整理及数字化过程中，需要注意以下几个方面，一起来看看！
具备专业知识和技能、遵守相关规定和标准：工作人员应具备档案整理及数字化技术的基本知识，熟悉数字化设备的操作和维护，掌握相关软件和工具的使用方法；能够遵循国家和行业的相关标准规范，如参照《纸质档案数字化规范》等文件，确保数字化工作的顺利进行。
档案整理：在进行数字化之前，要对档案进行整理，包括排序、分类、去重、检查文件完整性和准确性等。确保档案材料的齐全、有序和准确。
图像处理、质量控制：慎用裁切、橡皮擦等图像工具，避免对原始档案造成不必要的损害；需要对数字化过程中的图像质量、文件完整性、数据准确性等进行严格把关，确保数字化成果的质量。
数据存储和管理、数据保密和权限控制：确保数字化后的档案数据安全存储，并进行有效的管理和维护；选择合适且多样化的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等，以保证数据的安全性和可持续性；在档案数字化过程中，要加强对敏感和机密信息的保护，设置相应的权限控制，确保档案数据的安全性。
建立索引：建立索引，便于档案管理员查找和利用档案信息。
外包服务管理：如果需要进行档案整理及数字化的外包服务，选择外包公司的时候不仅要鉴别单位的资质，还需要按照上述注意事项进行严格的管理和监督，确保外包服务的质量和档案安全。
通过以上注意事项，可以确保档案整理及数字化工作的顺利进行，提高档案管理效率，并且达到保护原始档案的目的。
档案整理及数字化标准
根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。
1、加强管理，保障安全
遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。
2、完善细节，规范流程
对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾。
3、分工协作，夯实基础
加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。
4、档案整理标准
将分散的材料补充到文件中。对每一份材料严格把关，按类编号，页码进行编注，编码不能出现重复，次序混乱。
档案材料整理完毕后，用铅笔在每份材料的第一页右上角编好版号和序号，并在右下角写上页码；纸张要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改为A4版本。
5、打印订装标准
打印文件目录；为符合《档案整理细则》的规定，装订时一定要做到底侧整齐，左侧整齐。
6、目录录入标准
文件目录的录入要严格准确，具体要求如下：一是单记一条，不多记，少记；二是输入的目录内容与档案内容完全一致，不得有差错。
7、扫描图像标准
检查文件的扫描图像，图像的排列顺序与纸质文件的排序要求一致；图像清晰无杂质，亮度不易太强，但适中。
分辨率为300DPI的图像必须进行校正和打孔，图像在每条中心线的起点和终点的倾斜度不得超过1°。
8、图像处理标准
基于原始图像质量:图像排序要求与原始图像排序要求一致的图像去除污点、黑点、黑边，肉眼可见清晰、平坦、清洁的布局采用自动中央操作的图像不得与原始图像过浓或过淡，字迹清晰。
9、存储处理标准
存储是对档案信息的完整评估；检查和校准目录、原始、高清白色图像和高清黄色图像，以满足验收标准。原则上，存储需要单独存储在服务器上，如果条件不能满足，也可以用单独的计算机代替。
档案整理及数字化外包的意义
档案整理及数字化外包是指将档案整理和数字化工作委托给专业的服务提供商来完成。这种外包方式具有以下意义：
1.专业能力：外包公司通常拥有丰富的档案整理和数字化经验，掌握先进的技术和方法，能够高效、准确地完成工作。借助他们的专业能力，可以提高整理和数字化的质量和效率。
2.成本控制：档案整理和数字化过程需要大量的人力和设备投入。通过外包，机构可以避免自己购买昂贵的设备和培训人员的成本，将固定成本转变为可变成本，实现成本的灵活控制。
3.提高效率：外包公司具备丰富的项目管理经验，能够合理安排资源和时间，提高工作效率。同时，他们掌握专业的整理和数字化流程，能够快速有效地完成任务。
4.信息安全：外包公司会建立完善的信息安全管理体系，确保档案信息的保密性和安全性。他们采用安全可靠的技术和措施，避免信息泄露和损坏。
5.专注核心业务：通过外包档案整理和数字化工作，机构可以将精力集中在自身的核心业务上，提高工作效率和竞争力。
综上所述，档案整理及数字化外包具有提供专业能力、成本控制、提高效率、信息安全和专注核心业务等意义。通过选择合适的外包服务提供商，机构可以获得更好的档案整理和数字化效果，提高工作效率，降低成本，使机构更加专注于自身的核心业务。
