将纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。档案整理数字化服务商可以帮助企业完成这项工作，使企业今后档案管理起到事半功倍的效果，提高办公效率和经济效益。中博奥进行档案整理数字化加工，一般步骤包括：
项目准备：档案整理数字化服务商和委托企业制定工作标准和计划，按企业要求在规定的时间、地点完成工作。
定扫描页：原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。
编制页号：应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。统一位置书写页号，且不压盖档案内容。同时将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
目录数据准备：按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。并对照需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。
拆除装订：应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。
技术修复：破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
数字化处理：对原纸质材料进行扫描，上传到相应的系统。然后对已经上传数字化的材料进行修图处理，修掉档案材料中的折痕、墨块等。
校验和挂接：会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验，只有通过两次校验都没有问题，才能接着对档案进行批量挂接处理，将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目。挂接完成之后还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对。
分类和装订：在进行数字化管理之后，需要对纸质档案进行分类和装订，以便于后续的查阅和使用。
数据备份：最后需要在光盘或者硬盘中进行数字化的备份，以防止数据丢失。
档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。很多企业会把档案数字化工作外包档案整理数字化服务商。
长沙档案数字化外包需要哪些设备
随着数字化时代的到来，档案数字化加工服务越来越受到重视，长沙档案数字化外包需要以下设备：
扫描设备：将纸质档案转换为数字格式，根据档案的大小和特点，可以选择不同类型的扫描设备，如平板式扫描仪、卷轴式扫描仪和自动进纸式扫描仪等。
文字识别（OCR）软件：将扫描的图像转换为机器可读的文字，通过OCR技术，可以将扫描的纸质档案中的文字内容转换成可编辑的电子文本，提高档案的搜索、检索和利用效率。
图像处理软件：对扫描的图像进行清晰度、对比度、色彩等方面的调整和优化，确保数字化档案的质量和可读性。
数据存储与管理系统：对数字化档案进行分类、存储、检索和共享，提高档案管理的效率和便捷性。
安全备份与存储设备：对数字化档案的数据进行定期备份和长期存储，确保数据的可靠性和安全性。
总之，档案数字化需要使用多种设备来支持实现。这些设备的选择应考虑档案的类型和特点，以及数字化的需求和要求。通过合理选择和使用这些设备，可以有效地完成档案数字化工作。
长沙档案数字化外包注意事项
在档案整理及数字化过程中，需要注意以下几个方面，一起来看看！
具备专业知识和技能、遵守相关规定和标准：工作人员应具备档案整理及数字化技术的基本知识，熟悉数字化设备的操作和维护，掌握相关软件和工具的使用方法；能够遵循国家和行业的相关标准规范，如参照《纸质档案数字化规范》等文件，确保数字化工作的顺利进行。
档案整理：在进行数字化之前，要对档案进行整理，包括排序、分类、去重、检查文件完整性和准确性等。确保档案材料的齐全、有序和准确。
图像处理、质量控制：慎用裁切、橡皮擦等图像工具，避免对原始档案造成不必要的损害；需要对数字化过程中的图像质量、文件完整性、数据准确性等进行严格把关，确保数字化成果的质量。
数据存储和管理、数据保密和权限控制：确保数字化后的档案数据安全存储，并进行有效的管理和维护；选择合适且多样化的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等，以保证数据的安全性和可持续性；在档案数字化过程中，要加强对敏感和机密信息的保护，设置相应的权限控制，确保档案数据的安全性。
建立索引：建立索引，便于档案管理员查找和利用档案信息。
外包服务管理：如果需要进行档案整理及数字化的外包服务，选择外包公司的时候不仅要鉴别单位的资质，还需要按照上述注意事项进行严格的管理和监督，确保外包服务的质量和档案安全。
选择合适的档案整理外包服务公司至关重要。档案整理外包服务公司很多，选择一家信誉良好、经验丰富的公司非常重要。可以通过查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、与其进行面对面的沟通等方式来准确评估其专业水平和能力。
要明确自己的需求和目标。在将档案整理外包给公司之前，需要明确自己的需求和目标，以及对整理后档案的要求。例如，需要整理什么类型的档案，是否需要数字化处理，是否需要建立档案管理系统，通过明确需求和目标，可以更好地和外包服务公司进行沟通和合作，确保能够满足自己的需求。
确保与外包服务公司有良好的沟通和合作。在整个档案整理外包的过程中，与服务公司的沟通和合作至关重要。要保持双方的信息畅通，及时沟通和解决问题，确保整个项目能够顺利进行。
通过以上注意事项，可以确保档案整理及数字化工作的顺利进行，提高档案管理效率，并且达到保护原始档案的目的。
长沙档案数字化外包公司的特点
长沙有许多档案数字化外包公司，这些公司通常具有以下特点：
专业性：由专职、专业、经验丰富的档案整理团队提供驻地服务。
设备精良：采用业界最高配置的硬件设备，以确保整理、加工效率和质量。
遵循行业标准：整理、加工规范符合国标、行标及本单位标准规范。
流程化管理：经过多年的经验积累，已实现档案整理、档案数字化全过程的流程化。
高标准质量管理：档案整理、数字化加工各环节质量标准严格遵循业界最高要求。
保密措施严格：员工会进行保密培训、签订保密协议，并且在工作过程中进行全过程影像监控。
这些特点可以帮助外包公司提供高质量的数字化服务，满足客户的需求。在选择外包公司时，可以根据这些特点进行评估和选择。在选择外包公司时，建议综合考虑公司的资质、技术、服务和价格等因素，以确保数字化工作的顺利完成。
