纸质档案数字化加工的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。企业部门想要做好档案数字化工作，需要充分准备好前、中、后三个阶段。
一、扫描前期准备
1.档案数字化加工流程的第一步是接收。
接收时要对档案进行详细登记，不出现漏登记或重复登记，保证档案接收过程中数量无误，同时也要与客户进行书面交接并签字确认。第一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，也是档案数字化起步的关键时刻，准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度等。
2.档案整理准备
档案工作人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页排序、页码的编写、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确无误填写，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。
3.设备的准备
纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，需配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。
4.人员的准备
档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要做好工作计划，制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。
5.管理制度的完善
确保档案的安全和工作的科学、规范、有序，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行。
二、扫描加工中阶段
1.扫描操作
档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。扫描操作就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。
2.图像存储：通常存储的格式为JPG，扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，规范中规定为300dpi以上。
3.图像处理：能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。
三、扫描加工后阶段
一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。
1.图像检查：检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，一旦发现问题，必须进行修改。
2.数据对接检查：目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。
3.数据存储：存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。
4.数据移交：将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行办理交接手续，交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。
广西档案扫描公司怎样选择
选择一家合适的档案扫描公司对于确保高质量的扫描服务和数据安全至关重要。以下是一些选择档案扫描公司时需要考虑的关键因素：
1.专业经验和资质
选择具有丰富经验和专业资质的档案扫描公司。查看其公司历史、行业经验以及员工培训情况。
了解公司是否熟悉各种档案类型和扫描技术，以及是否具备处理敏感信息的能力。
2.技术设备和能力
确保档案扫描公司拥有先进的扫描设备和技术，以保证高质量的图像和数据提取。
询问公司是否能够处理大批量扫描、彩色图像、多页文件等特殊需求。
3.数据安全和隐私保护
选择重视数据安全和隐私保护的档案扫描公司。了解其安全措施，如访问控制、数据加密、员工背景审查等。
确保公司遵守相关法规和标准，保护客户的档案信息不被泄露。
4.服务质量和客户支持
评估档案扫描公司的服务质量和客户支持水平。了解其交付时间、准确性和可靠性。
查看公司的客户评价和参考案例，与现有客户沟通以获取他们的满意度反馈。
5.报价和费用结构
比较不同档案扫描公司的报价，并确保理解其费用结构。不仅要考虑扫描服务的价格，还要了解可能的额外费用，如预处理、索引编制等。
选择符合预算并提供透明费用结构的公司。
6.适应性和灵活性
考虑档案扫描公司是否能够适应不同的项目需求和变化。他们是否能够提供定制化的解决方案，以及是否愿意与客户合作以满足特定要求。
7.参考和推荐
向同事、行业协会或其他相关机构咨询档案扫描公司的推荐和意见。
参考其他客户的经验和评价，了解公司的口碑和信誉。
总之，选择档案扫描公司时，需要综合考虑专业经验、技术设备、数据安全、服务质量、报价等因素。通过仔细评估和比较不同的公司，选择一家符合要求的档案扫描合作伙伴，以确保高质量的服务和数据安全。
广西档案扫描的图像处理
档案是记录生产生活的原生信息资源，具有不可再生性，所以，在档案数字化加工过程中，每个环节都格外重要。今天，我们就一起探讨一下数字化加工的第一步——图像处理。
图像处理是档案数字化加工中是非常重要的一个环节，它是对图像的优化，使得图像能更加方便档案管理人员查阅。
一、为什么需要图像处理？
有的档案因保存时间较长，纸底颜色已发黄，将档案扫描照片局部放大后发现空白部分并非纯色，而是含有黑、灰、红、蓝、黄、绿等多种颜色的组合，这些多余的颜色实际上是扫描过程中产生的噪声。图像放大后，整个数据曲线都呈现出深浅不一、粗细不均的色泽，同时也出现了少量的非蓝色像素点。
二、如何解决这些问题的？
中著影像扫描加工管理系统，是一款自主研发集常规影像扫描、图像处理和管理为一体的加工系统。系统可解决大部分图像问题，使图像内容更清晰美观，适用于机关企事业单位自行使用和档案外包服务公司。多年项目实际使用经验，操作简单方便，功能集成度高，有效提高工作效率。
扫描过程中产生的图像噪声，从图像分析应用的角度来说，这些无效信息应该被剔除。而对图像内容进行替换，实际上是对图像中有效信息的强化，使存档图像变得更清晰易读，因为图像从24位彩色转变为8位彩色，经过优化后，图像的存储空间也相应地减小了，在提高图片质量的同时还大大节约了存储空间。优化后，数据记录由不同颜色、不同线条变为均匀、固定颜色，与背景色、表格色区别明显，可以直接通过RGB值自动识别提取数据曲线。
三、图像处理对档案数字化加工的重要性
目前，扫描文件存在图像歪斜、污损、褪色、模糊、字迹不清晰等问题，不符合文件归档和服务的要求，也不利于业务应用。尤其是图像的提取难度更大，数值提取的精度也难以保证。而档案数字化加工是需要保证档案的质量，出现这些问题严重的影响了质量，而使用图像优化就让上述情况得到良好的解决。
广西档案扫描公司选择扫描仪
档案扫描，可以说是靠扫描仪吃饭的行业，扫描仪是否规范使用直接影响着扫描成果的质量和项目进程。在档案数字化加工过程中，常用的扫描设备有平板扫描仪、零边距扫描仪、高速扫描仪、大幅面扫描仪、高拍仪、非接触式扫描仪等。面对这些纷杂的扫描设备，实际工作中该如何正确选择运用？
首先，我们要对档案数字化中的档案进行统计、分类，然后根据档案新旧程度、装订方式、纸张质量、大小、厚度等进行判断，最后决定选择扫描仪的类型：
1.档案纸张较差，较薄、易破损，或者扫描量较少，选择平板扫描仪。
平板扫描仪，又称平台式扫描仪、台式扫描仪，是指由CCD或CIS等光学器件来完成扫描工作的扫描设备。扫描时需要掀开扫描仪的盖子，档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子，镜头在透光玻璃下左右移动，达到扫描成像目的。普通企业日常办公用得较多的扫描仪就是平板扫描仪，它能够扫描A4、A3等大小的纸张。
2.如果档案纸张可以拆订，质量相对较好，没有太多褶皱，没有粘贴票据，且扫描量相对较大的项目，可以选择馈纸式扫描仪。
高速扫描仪，将单张的整齐的纸张放到馈纸处，扫描仪会自动一页一页地将纸张进行扫描。相对来说，高速扫描仪，高速高效，扫描成果质量好，但成本相对较高。
3.在扫描的档案中，有些难以拆卷或者不允许拆卷的情况，这个时候零边距扫描仪可以派上用场了。
零边距扫描仪可以不用拆卷就能够对档案进行扫描，在扫描装订成册的对象时，纸张不必紧贴玻璃面板，并且扫描后的图像能够做到不变形，不失真。
4.如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工，可以选择大幅面扫描仪。
大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型工程图纸进行扫描，保持图像的完整性。
5.如果档案纸张粘有票据，或者存在特殊要求，可以选择高拍仪。
高拍仪可以通过拍照的方式，对图像画面进行扫描。高拍仪具有OCR文字识别功能，可以将扫描的图片识别转换成可编辑的word文档。
6.对于已经装订成册，不方便拆订的书籍、卷宗等，可以选择非接触式扫描仪。
非接触式扫描仪，也称书刊扫描仪，通常指扫描元件与被扫描物品不直接接触，被扫描的书籍、档案、卷宗等摆放在置物台上，通过线性CCD扫描对图像进行采集。非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能，是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种装订成册并且不方便拆订的纸张而设计的一种特殊的扫描仪。
在档案数字化的实际操作中，应以文件内容无损转化为目标，灵活选择最适扫描仪，才能高效助力项目。
