近几年火热的5G时代，信息化愈发影响我们生活的方方面面，而在档案的工作行业，档案数字化服务也是大势所趋。今天中博奥就来聊聊开展档案数字化的的好处。
为什么要开展档案数字化服务，其实是因为档案数字化有以下的几个方面好处。
第一个是提高档案管理效率，档案数字化可以将传统纸质档案、电子档案以及其他载体档案转化为数字化的信息，数字化档案可以实现快速检索、归档、统计和分析，大大提高了档案管理的工作效率。
第二个是节省存储空间，数字化档案相较于传统纸质档案具有存储空间小、易于维护的优点。
第三个是保护档案原始信息，档案数字化有助于保护档案的原始信息，防止因时间推移、环境变化等原因导致档案损坏。
第四个是数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，档案数字化是可以保护档案原件的。
以上就是为什么要开展档案数字化服务的几点，更多档案问题欢迎留言咨询。
昆明档案数字化外包步骤
档案数字化扫描加工是一个多步骤的过程，是指将传统纸质档案通过扫描仪转换为电子文件的过程，旨在将纸质档案转换为数字化形式。数字化档案可以轻松地进行共享和协作。通过网络或内部系统，用户可以远程访问和共享数字化档案，促进了跨部门和跨地域的协作工作。多用户同时访问的功能还能提高工作效率和合作性，促进信息共享和团队协作。档案数字化加工流程有哪些呢？
1.预处理：
在进行数字化扫描之前，需要对档案进行预处理。这包括清洁、整理和分类档案文件。清洁过程涉及清除灰尘、污渍、胶带等杂质，以确保扫描结果的质量。整理和分类阶段则是对档案进行排序和归档，以方便后续的扫描和管理工作。
2.扫描：
扫描是数字化转换的核心步骤。使用高速扫描仪对纸质档案进行逐页扫描。扫描仪具有高分辨率和自动进纸功能，可以快速捕捉每一页的图像。此外，扫描设备还可以通过自动双面扫描功能，同时扫描纸张的正反面，提高扫描效率。
3.图像处理：
扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。
4.光学字符识别（OCR）：
为了增强数字化档案的可搜索性和可编辑性，通常需要进行光学字符识别（OCR）。OCR软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑文本格式。这样，用户可以方便地使用关键词搜索档案内容，而不必逐页查找。
5.数据整理与分类：
数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。
6.存储与备份：
数字化的档案通过中博奥档案管理系统存储在计算机、服务器或云存储中。根据需求和安全要求，可以选择合适的存储方式。为了确保数据的安全性，还需要进行定期的数据备份和灾难恢复计划，以防止意外数据丢失或损坏。
7.审查与验证：
在完成数字化扫描加工后，需要进行审查和验证，确保扫描结果的准确性和完整性。审查过程包括检查扫描图像、OCR识别和元数据等，以发现并纠正可能存在的错误或缺陷。
档案数字化扫描加工的流程就是利用中博奥档案管理系统将纸质档案高效、准确地转化为数字化形式的过程，为档案管理提供更好的支持和服务。使其具备高效、准确、可搜索和可持久保存的特性，提高了档案管理的效率和可靠性，推动数字化转型的进程。
昆明档案数字化外包注意事项
在档案整理及数字化过程中，需要注意以下几个方面，一起来看看！
具备专业知识和技能、遵守相关规定和标准：工作人员应具备档案整理及数字化技术的基本知识，熟悉数字化设备的操作和维护，掌握相关软件和工具的使用方法；能够遵循国家和行业的相关标准规范，如参照《纸质档案数字化规范》等文件，确保数字化工作的顺利进行。
档案整理：在进行数字化之前，要对档案进行整理，包括排序、分类、去重、检查文件完整性和准确性等。确保档案材料的齐全、有序和准确。
图像处理、质量控制：慎用裁切、橡皮擦等图像工具，避免对原始档案造成不必要的损害；需要对数字化过程中的图像质量、文件完整性、数据准确性等进行严格把关，确保数字化成果的质量。
数据存储和管理、数据保密和权限控制：确保数字化后的档案数据安全存储，并进行有效的管理和维护；选择合适且多样化的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等，以保证数据的安全性和可持续性；在档案数字化过程中，要加强对敏感和机密信息的保护，设置相应的权限控制，确保档案数据的安全性。
建立索引：建立索引，便于档案管理员查找和利用档案信息。
外包服务管理：如果需要进行档案整理及数字化的外包服务，选择外包公司的时候不仅要鉴别单位的资质，还需要按照上述注意事项进行严格的管理和监督，确保外包服务的质量和档案安全。
通过以上注意事项，可以确保档案整理及数字化工作的顺利进行，提高档案管理效率，并且达到保护原始档案的目的。
昆明档案数字化外包公司的好处
数字化外包是一种将纸质档案或其他物理形式的档案转化为数字化形式，并由外包公司进行管理和维护的服务。对于昆明地区的档案管理单位和企业来说，选择档案数字化外包公司有以下好处：
1.提高档案管理效率：他们具备专业的技术和设备，能够高效地进行扫描、索引和存储档案。相比于传统的手工整理和查阅，数字化档案可以实现快速检索和共享，大大提高了档案管理的效率。
2.节省空间和成本：纸质档案需要占用大量的存储空间，并且容易受到湿热、虫害等因素的影响。通过数字化外包，可以将大量的纸质档案转化为电子文件，节省了存储空间，减少了后续的维护成本。
3.提升档案安全性：纸质档案存在着遗失、损毁和篡改的风险。而数字化档案采用了加密技术和权限管理系统，可以有效地保护档案的安全性和完整性，防止信息泄露和非法访问。
4.方便远程访问和共享：数字化档案可以通过网络进行远程访问和共享，不再受限于地理位置和时间限制。用户可以在任何时间、任何地点查阅需要的档案信息，提高了工作的便捷性和效率。
5.保护档案的长期保存：纸质档案容易受到时间和环境的影响，长期保存存在一定的风险。而数字化档案可以进行备份和灾难恢复，确保档案的长期保存和安全性。
总之，选择昆明档案数字化外包公司可以提高档案管理效率，节省空间和成本，提升档案安全性，方便远程访问和共享，以及保护档案的长期保存。这些好处将有助于提升昆明地区档案管理单位和企业的工作效率和服务质量。
