纸质档案扫描主要是指采用档案扫描仪等专业设备对纸质档案进行扫描，要求一页一页、一件一件、一个年度一个年度进行有序化加工。
纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段——档案扫描，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。
1.掌握标准要求。做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。
2.掌握操作方法。在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。
扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。
图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。
档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。
辽宁省档案数字化扫描范围规定
档案数字化扫描范围规定是指对于进行数字化扫描的档案材料、文件或记录所做的明确规定和界定。这些规定通常由相关机构、法律法规、政府文件和指南、行业标准以及最佳实践等制定，并用于指导数字化扫描的实施。
1.扫描对象：规定了可以进行数字化扫描的具体档案对象，如文件、卷宗、盒、册、卡片等。
2.档案类型：规定了可以进行数字化扫描的档案类型，如纸质档案、照片、绘图、音频录音等。
3.档案来源：规定了数字化扫描适用的档案来源，如机构内部产生的档案、外部机构提供的档案、个人捐赠的档案等。
4.数字化要求：规定了数字化扫描的具体技术要求，如分辨率、图像格式、颜色模式、文件命名规则等。
5.鉴定标准：规定了档案是否适合进行数字化扫描的鉴定标准，如档案的保存状态、材质特性、保密性要求等。
6.政府文件和指南：政府机构可能发布文件或指南，提供有关档案数字化扫描的准则和要求。这些文件可以包括扫描标准、数据安全要求、档案分类规范等内容。
7.法律法规：某些国家或地区可能有特定的法律法规，明确了档案数字化扫描的范围和要求。这些法律法规可以包括档案管理法、数字化档案法、隐私保护法等。
8.行业标准和最佳实践：专业机构或组织可能制定了与档案数字化扫描相关的行业标准和最佳实践。这些标准可以提供关于扫描设备、图像质量、元数据描述等方面的指导。
9.其他限制条件：规定了数字化扫描的限制条件，如涉及隐私保、版权要求等。
总之，档案数字化扫描范围规定为档案数字化扫描范围从概念上界定，并提供了操作指南和准则，以确保利用专久智能档案管理系统进行数字化扫描时符合相关要求，保护档案的完整性、可访问性和安全性，帮助机构和个人在数字化档案管理中明确目标、规划程序并进行操作。
辽宁省档案扫描的OCR技术
信息时代，档案数字化已成为档案工作的重中之重，纸质档案扫描工作在各地如火如荼地进行。然而，扫描所产生的电子档案实际上只是以图像形式存在的文件，而非真正意义上的文本文件。也就是说，计算机只认识档案的外表，却不认识其内在文字。用户通过计算机只能看到档案的原貌，却不能对其中的内容进行引用、检索等操作，这无疑对将来的电子档案利用工作造成了很大的不便。考虑到档案用户的利用需求，若要得到真正文本形态的电子档案，使档案数字化工作更加有效、更加彻底，便要应用到OCR技术。
OCR技术相对于传统的手工录入方式来说，具有强大的优势。首先，OCR文字识别的速度远快于手工录入。根据国际通行的打字速度评级标准，即使是专业人员，每分钟也仅能输入150~240个字。而采用OCR技术，即使算上前后期的处理环节所花时间，其速度也绝对比前者快好多倍。其次，OCR文字识别的质量远高于手工录入。虽然由于各种因素影响，OCR技术的识别率很难达到100%，但比起大批量手工录入，其出错率要小得多。最后，OCR还节省了大量人力资源，优化了资源配置，使人员分配于更加有意义的工作。对于档案数字化工作来说，云脉OCR技术除了具有以上几个普遍的优势之外，还有以下独特核心功能：
1、AI文字识别技术及栏目识别技术：识别率领先、速度快。
2、AI智慧检索：任意关键字全文模糊检索、匹配结果图像高亮标识。搜索精度高、秒出。
3、AI图像处理技术：自动切边、倾斜校正、图像增强美化、压缩、导出。
4、AI智慧纠错：自动标注可能错字，相似字及前后联想字用以快速纠错。
方便用户异地检索、复制引用。从而深化用户对档案内容的查询与利用，拓宽其利用面。档案也能像图书、情报一样成为人们日常生活中获取信息、利用信息、增加学识的手段使档案多方面地服务于公众。
辽宁省档案扫描公司档案数字化项目的验收
档案数字化项目验收的内容包括合同履约情况、档案整理情况、档案目录数据、数字图像、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。
1.合同履约情况
是否按照招标文件、合同的要求完成项目的工作任务，完成工作量的90%以上可以视为完成任务。
2.档案整理情况
各门类档案是否按照相应的整理规范进行整理，归档范围明确，保管期限区分准确，装订、装盒符合相关标准，档号章、背脊填写规范等。
3.档案目录数据
按照《档案著录规则》等标准进行著录条目数据，包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。
4.数字图像
按照《纸质档案数字化规范》等标准进行数字化扫描，包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。
5.元数据
元数据的获取，元数据元素的完整性和赋值规范性等。
6.数据挂接
包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。
7.工作文件
各种工作文件、日志、记录等，包括工作文件的完整性、规范性等。
1）档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、记录，工作流程单、前处理工作单、扫描工作单、图像处理工作单、数据录入工作单等；
2）各种工作人员名单、访客名单、设备登记表、安全审查报告、保密承诺书、档案交接单、项目验收报告等。
8.存储载体
数字化加工的各种存储介质，移交的成果存储介质，主要包括载体的可用性、有无病毒、按照规定标准进行存储等。
