作为一名资深的档案工作者，我在档案整理业务板块也是有很深的感受，每次和其他企业在档案工作对接时，也发现了很多问题。这期我们就来看一下，档案整理外包的优势有哪些？
首先就是档案整理外包机构在对档案政策的敏感度、专业性更强。就人事档案整理工作来说，我们常说的“档案十大类”分类看似简单，但是如果没有多年的工作经验实践，仅凭几天的短暂的理论培训，是无法按要求完成工作。每一份档案的情况都会有所不同，特别是有提拔或年代久远的干部档案，不仅材料内容复杂，很多纸质材料在分类上会存在一定的争议，一不小心就会放错类别。
其次，人事档案整理工作是一个漫长的过程，不仅耗费时间长，同时需要工作人员有足够的耐心。从档案的清点、核查，到十大类的分类，最后编目装订上架，每一步都是相互承接，特别是最后的二次审查抽查环节，错一步就可能重新开始前面的工序。
所以在选择档案整理外包公司时，不仅要看对方的资质是否齐全，同时需要从业人员有极强的专业度，对人事档案整理工作政策有熟练的解读，为企业提供有力的理论支撑。
基建档案整理流程
基建档案是指基建项目在立项、设计、施工、竣工等各个阶段所形成的各种文件材料。这些文件材料不仅记录了基建项目的历史和现状，还反映了该项目的整体规划和未来发展，对于后续的维护和管理具有重要意义。
一、基建档案的分类和组成
工程准备阶段文件：包括项目建议书、可行性研究报告、选址报告、用地申请文件等。
施工文件：包括施工图纸、施工计划、施工记录、验收报告等。
竣工文件：包括竣工图纸、竣工报告、质量评估报告等。
其他文件：包括合同、招投标文件、财务文件、人员管理文件等。
二、基建档案的整理和管理
建立档案管理机构：建立专门的档案管理机构，负责基建档案的收集、整理、保管和利用工作。
收集文件材料：基建档案整理的第一步是收集与基建项目相关的所有文件材料。这些文件可能包括工程计划书、合同、图纸、施工记录、验收报告等等。确保这些文件齐全、完整，以便后续的整理工作。
分类和归档：将收集到的文件材料按照基建项目的不同阶段或主题进行分类。例如，可以分为项目前期文件、施工文件、验收文件等。分类后，将每一类别的文件进行归档，建立基建档案的框架体系。
文件编号和标识：为每个文件分配一个唯一的编号，以便快速识别和检索。编号可以包括项目名称、阶段、序号等信息。同时，为每个文件添加必要的标题和描述，以便了解文件的内容和重要性。
整理文件顺序：按照基建项目的进展顺序或逻辑关系，对已归档的文件进行排序。确保文件的顺序合理、清晰，以便后续的查阅和使用。
编写档案目录：为每个归档的文件编制目录，包括文件名称、编号、日期等信息。档案目录可以帮助使用者快速了解基建档案的内容和结构。
备份和电子化：对基建档案进行备份，以防文件丢失或损坏。同时，考虑将档案进行电子化处理，方便远程查阅和共享。
定期检查和更新：定期对基建档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。如果发现有缺失或错误，及时进行补充和更正。
维护和使用：维护基建档案的安全和保密性，确保只有授权人员可以访问。同时，建立合理的使用制度，规范查阅和使用基建档案的流程。
定期整理和清理：定期对基建档案进行整理和清理，去除过期或不再需要的文件，以节省存储空间和提高查阅效率。
培训和教育：对参与基建档案管理的人员进行培训和教育，提高他们的档案管理意识和技能水平。同时，加强相关人员对基建档案重要性的认识，提高档案管理的整体水平。
基建档案的意义和作用
记录历史：基建档案是对基建项目整个生命周期的记录，包括项目的立项、设计、施工、竣工等各个阶段。这些档案文件可以作为历史资料，为今后的维护和管理提供参考。
决策依据：基建档案可以作为决策的依据，为项目改造、扩建等提供详细的技术资料和数据支持。同时，这些档案也可以为类似项目的规划和设计提供参考。
维护和管理：基建档案可以为项目的维护和管理提供依据和支持。在项目运行过程中，一旦出现故障或问题，可以通过查阅基建档案迅速找到问题所在并采取相应措施。
法律凭证：基建档案还可以作为法律凭证，为项目纠纷和处理提供证据和支持。例如，在涉及到土地纠纷、工程质量等问题时，基建档案可以发挥重要作用。
长沙基建档案整理规范
范围
本标准规定了建设项目档案工作的组织及职责任务,确立了建设项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则、方法和要求，本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。
1.收集
1.1项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和体的项目文件均应收集齐全。
1.2建设单位应依据附录B的表B.1,结合项日建设内容行业特点管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。
1.3项目文件在办理完毕后应及时收集，并实行预立卷制度
2整理
2.1项目文件应由文件形成单位或部门进行整理。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。
2.2项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理,便于保管和利用。
2.3项目文件应依据归档范围进行鉴定,确定其是否归档。
2.4项目文件应按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类。
2.5项目文件组卷。项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷,其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷,勘察设计文件按阶段、专业组卷;施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷;信息系统开发文件按应用系统组卷;设备文件按专业、系统、台套组卷;监理(监造)文件按监理(监浩)的合同标段、事由结合文种组卷:科研项目文件按科研项目(课题)组卷:生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。
卷内文件一般印件在前，定稿在后;正件在前，附件在后;复文在前，来文在后;文字在前，图样在后。
2.6项目案卷排列。项目前期文件、项目管理性文件按主题、事由排列;施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工(安装)记录、检测试验、评定验收排列;信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列;设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列;监理(监造)文件按依据性、工作性文件顺序排列;科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列;生产准备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。
2.7案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合GB/T 11822的规定。采用整卷装订的案卷,应对卷内文件连续编页号。
2.8纸质照片的整理应符合GB/T 11821的规定;数码照片可参照DA/T50的规定。
2.9录音带、录像带等磁性载体文件的整理应符合DA/T15的规定。（由于标准范文多，这里就不详细解说了，大家可自行到网络中参考！）
2.10实物档案依据分类方案按件进行整理。芯样的整理应符合行业规范规定。
3归档
3.1项目文件应及时归档。前期文件在相关工作结束时归档;管理性文件宜按年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档:施工文件应在项目完工验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档;信息系统开发文件应在系统验收后归档;监理(监造)文件应在监理(监造)的项目完工验收后归档;科研项目文件应在结题验收后归档;生产准备、试运行文件应在试运行结束时归档;竣工验收文件在验收通过后归档。
3.2施工文件组卷完毕经施工单位自查后(实行总承包的项目,分包单位应先提交总承包单位进行审查),依次由监理单位、建设单位工程管理部门、建设单位档案管理机构进行审查;信息系统文件组卷完毕后提交监理单位、建设单位信息化管理部门、档案管理机构进行审查:监理文件和第三方检测文件组卷完毕并自查后,依次由建设单位工程管理部门和档案管理机构进行审查。每个审查环节均应形成记录和整改闭环。
3.3建设单位各部门形成的文件组卷完毕,经部门负责人审查合格后，提交建设单位档案管理机构归档。
3.4归档单位(部门)应按建设单位档案管理机构要求,编制交接清(含交接手续档案数量、案卷目录),双方清点无误后交接归档。
建设工程文件归档的基本规定
1．工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。
2．（1）每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。
（2）当电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。
3．勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
4．（1）建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；
（2）各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位
（3）建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
5．建设工程档案的验收应纳入建设工程竣工联合验收环节。
6．工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训
