档案在现代企业管理中的地位越来越高了，无论是商业规划还是人事任免都需要利用到档案。不过档案的内容五花八门，如果不进行系统化的整理是无法有效地进行利用的，但公司往往由于缺少专业化的档案管理专员而苦恼，所以今天咱们就来谈谈档案整理外包服务这件事吧。
档案可以分为不同的类型，如人事档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案以及各种专业档案。不同的档案类型对应着不同的分类整理方法，如人事档案，按照《干部人事档案工作条例》的规定，人事档案分为了十个大的类别：履历类；自传；考察考核鉴定；学历、职称、科研、培训类；政审审计类；党团类；奖励类；处罚类；工资、任免、出国、会议类、重要其他类。
文书档案按照部门、问题和保管期限分为了永久、定期30年、定期10年。要掌握正确的档案整理技能确实是一项比较困难的事情，如果单位没有专业档案专员，就需要找专业的档案整理外包服务平台了。
具体来说，档案整理外包服务包含了告知需要补充的材料，待材料收齐之后进行系统化的整理以及录入系统、数字化和装盒上架等服务。每一个流程还可以细分为不同的步骤。好了，今天的内容就为您分享到这里，作为武汉本土专业化的档案整理服务平台，更多关于档案整理外包的服务还可以咨询我们的在线客服人员，一定能够为您排忧解难。
重庆基建档案整理外包公司的基建档案整理与编目
基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
基建档案，按建筑对象性质的不同，可划分为三种：
一是工农业生产性基建档案，如厂房建设、矿井建设、电站建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设等形成的科技档案；
二是国防军事工程的基建档案，如军事要塞、堡垒以及军事指挥、通讯等工程建设形成的科技档案；
三是民用工程的基建档案，如机关办公楼、学校、商店、宿舍等工程建设形成的科技档案。
一、基建档案整理
基本建设项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对基本建设项目档案进行系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。
（一）分类
基建档案主要按工程项目或建设项目分类。按照工程项目进行分类，就是将一个工程项目的全部科技档案集中在一起，再按专业或其他特征划分不同层次的类目，反映出工程项目的全貌，便于不同项目基建工程档案的提供利用。
（二）组卷
基建工程项目档案保管单位的组织，应当在科技档案整理工作的基本原则下进行，必须符合以下要求：
（1）组卷要遵循基建文件材料的形成规律，保持案卷内基建文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。
（2）装具内的基建档案材料应有一个数量界限，将档案材料组成一卷或若干卷。一般厚度应为该装具厚度的四分之三。
（3）装具内的基建档案材料的保存价值应该基本相同。保管单位的组织，要在保持有机联系的前提下，根据档案材料的不同价值和密级程度，适当地分别组成保管单位。如果两者发生矛盾，应当以保持有机联系为主，不必硬性分开。而在保管和提供利用时，以价值低的服从价值高的、密级低的服从密级高的原则来处理。
（4）基建档案装具的形式，主要有卷、册、袋、盒四种。一般来说，基建档案的文字材料以卷的形式为主，图样材料以袋、盒的形式为主，音像材料以册、盒的形式为主。应该根据基建档案的制成材料和具体形态选择合适的装具，力求整齐美观，牢固耐用。
（三）案卷内文件材料的排列
（1）基建档案文字材料的排列，按基建工程项目自然形成过程进行排列。例如某卷是基建工程依据性材料，其排列顺序是：项目建议书及批复→可行性研究报告→项目评估→环境预测、调查报告→设计任务书、计划任务书。
（2）基建档案图样材料的排列：总体布置图→系统图与平面图（或立面图、解剖图）→大样图。
（3）基建档案文字和图样交错材料的排列：如果文字材料是对整个工程项目作基本的全面说明或指示的，放在图样的前面。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图样材料应排在前面，文字材料排在后面。
（四）装订
基建档案案卷可采用装订和不装订两种形式。装订具体要求可参照“产品档案”的装订。
（五）案卷的排列
基建档案案卷的排列以一个工程项目为单位，按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。
二、基建档案编目
基建档案编目是以一定的形式固定基建档案系统整理的成果，揭示档案的内容特征和形式特征的一种工作。具体内容参见“产品档案整理方法”。
（1）编页号：基建档案在形成时，已经标有顺序号，可以不另外编号，比如成套的基建图样材料、单份独立的技术文件等。只有在基建档案材料没有统一顺序号，或者编号顺序不统一、不连贯或者编号出现错误时，才需要统一编制页号。
（2）编制卷内目录：编制卷内目录，就是对卷内每一份基建档案编制清单（电脑打印）。在编制时就已经形成目录的基建档案，比如成套的图样材料，且目录是打印的，在编制时可以尽量利用原有的目录清单。
（3）编制备考表：备考表是用来记载和说明本卷基建档案归档前后基本情况和演变过程的一种工具。
（4）编制案卷封面。
（5）编制案卷背签。
（6）档号的编制。
基建档案档号结构为：类别号—项目号—件、页（张）号。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。档号结构必须与档案的整理分类体系相适应。档号一经确定，一般不应随意改变。
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档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像、电子文件等形式的历史记录。(这句话揭示了档案的原始性、真实性的本质属性)
一、档案的分类：
按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等）
按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案
按信息表达方式分：文字档案、音像档案
按记录方式分：普通档案、电子档案
按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案
按时期分：建国前档案、建国后档案
目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。
专业档案具体分类很多，比如：会计档案、人事档案、社保档案、公积金档案、审计档案、婚姻档案、环评保护档案、国土资源档案、金融业务档案、移民档案、病历档案、医保档案、许可档案、执法档案、学籍档案等
科技档案具体分为基建档案、设备档案、科研档案、产品档案
二、基建档案
(一)、基建档案概念
基建档案：全称是“基本建设档案”指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、监理、使用、维修活动中直接形成并整理归档的科学技术文件材料。
(二)、基建档案归档范围
基建项目类：每一个单项基建工程基本上都可以分成前期准备、设计、施工(监理)、竣工验收和使用维护五个阶段形成的文件材料。其归档范围是：
1、前期准备阶段：
包括每一个工程项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资的请示、批复、征地、报建、工程合同、协议等
2、设计阶段文件
包括工程勘察报告、总体规划设计文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等。
3、施工(监理)阶段文件
包括施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等。同时包括监理工作专项报告、验证材料及监理工作中形成的文件材料等。
4、竣工验收阶段文件
包括竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等
5、使用维护阶段文件
包括在使用、维修、管理、维护、改造、扩建中形成的文件。
基建档案整理的难点
基建档案涉及众多领域和专业，包括建筑设计、工程施工、设备安装等。不同领域和专业的文件资料格式、内容和要求各不相同，这给整理工作带来了很大的挑战。
一、文件资料的多样性
基建档案包括各种类型的文件资料，如合同、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。这些文件资料的来源广泛，形式多样，包括纸质、电子、影像等，需要进行分类、编目和归档，以确保其完整性和准确性。
二、时间跨度长
基建项目通常具有较长的建设周期，从项目规划到竣工验收可能长达数年甚至十年以上。在这期间，文件资料不断产生和变更，需要及时进行跟踪和整理，以确保档案的连续性和完整性。
三、涉及多个部门和单位
基建项目涉及多个部门和单位，如建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等。这些部门和单位之间的文件资料交流频繁，需要进行有效的协调和管理，以确保档案的一致性和准确性。
四、人员流动和变更
基建项目建设过程中，人员流动和变更较为常见。这可能导致文件资料的遗失或交接不顺畅，给档案整理工作带来困难。因此，需要建立健全的档案管理制度，明确责任和流程，确保档案的安全性和完整性。
五、信息技术应用的挑战
随着信息技术的不断发展，基建档案也逐渐实现了电子化管理。然而，在电子档案的整理过程中，面临着数据安全、存储容量、系统兼容性等方面的挑战，需要不断提升信息技术应用水平。
总之，基建档案整理工作是基建项目管理的重要组成部分，但由于基建档案的复杂性、多样性、时间跨度长、涉及多个部门和单位以及人员流动等因素，给整理工作带来了诸多挑战。为了确保基建档案的完整性、准确性和可用性，需要建立健全的档案管理制度，加强人员培训和团队协作，不断提升信息技术应用水平。
