为了更好的完成企业的档案工作，应对档案资料繁多、档案保管场地不足、专岗的档案管理工作者不够、档案工作的政策法规所需要进行的培训学习不够充分等等问题，选择合适的具有档案管理资质的档案外包服务公司来协助企业完成档案管理工作，是当下企业开展档案管理工作的新趋势之一。
那么如何选择更适合的档案外包服务公司呢？
首先，档案管理工作的重点之一在于档案保管库房的建设，因为档案管理的基础工作之一就是完成对于各类档案材料的存放保管，且大部分的档案材料都是纸质载体，对于存放环境也有要求，所以选择档案外包服务公司就需要注重其档案库房建设是否齐全、存放场地设备建设能否可以保障档案材料的存储与保密安全。其次，档案管理工作除了基础的档案保存需求外，还可能涉及档案的整理工作、综合档案整理及数字化工作、人事档案的整理装订需求及人事档案专项审核和数字化加工需求等等，所以选择服务范围更全面的档案外包服务公司可以更有效的协助企业完成档案工作。
归档文件“件”的区分与修整
首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。
文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，
1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。
2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。
3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）。
4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。
5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。
6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。
7、请示与批复各为一件。
8、报告与批示各为一件。
正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。
归档文件按照不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。
在装订之前，将全部文件梳理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。
档案管理归档整理分类的技巧
档案管理的技巧是处于不断变化之中的，其并不是固定不变的。档案管理的技巧与时代发展变化两者之间有着密不可分的联系。因此，档案管理人员必须要保持与时俱进的理念，在充分掌握时代发展特点的前提下，及时学习和更新自身的档案管理理念，并且将全新的档案管理理念运用于实际工作中，只有这样，才能够取得事半功倍的效果。
在档案管理工作过程中，必须要注意以下几点：
第一，要检查档案是否完好，是否存在破损的情形。对于那些具有重要意义的档案，必须要对破损的地方作及时的记录，避免由于不可恢复性带来的巨大经济损失和文化损失。
第二，要保证档案的安全性。档案作为重要的决策文件，如果其安全性无法得到有效的保证，将会导致国家的安全、稳定等受到严重的威胁。值得注意的是，在档案管理过程中，必须要采取积极的、有效的方式延长档案的寿命，有效避免不必要的损失。
档案归纳整理技巧
在对档案实施整理归纳过程中：
第一，要对档案文件有一个大致的了解，明确档案中哪些是有价值的，哪些是需要删除的。采取科学的、合理的方式对于档案进行归纳整理，根据重要性原则对于档案进行分析。同时，在归纳整理过程中，要密切注意不同档案之间的关联性，切忌将档案分离开来。
第二，要加大档案收集的力度，使得档案的完整性可以得到有效的保证，避免出现信息缺失的情况，确保档案整理工作的顺利实施和开展。
第三，在归纳整理过程中，如果发现档案的类目存在着不一致的情况要进行及时地修订；对于已经修订的档案要进行及时地修改和更正。
档案的分类技巧
在档案分类过程中，要做到对档案文件的内容有一个大致的了解，紧密结合档案的具体内容保证档案分类的科学性和合理性。在档案工作中，分类是核心工作内容。档案分类的准确性程度将会直接对档案信息的提供以及档案的利用率带来显著的影响。同时，还需要对分类文件有明确的标识，提高查找的便捷性，推动档案工作的顺利实施和开展。
档案整理服务费用影响因素
档案整理服务的费用可能会根据具体情况有所变化。在选择服务提供商时，除了考虑费用因素，还应该关注其专业能力、信誉和服务质量，以确保获得满意的结果。档案整理服务的费用通常受到以下因素的影响：
1.项目规模：项目规模越大，需要整理的档案数量越多，费用也就相应增加。
2.档案复杂程度：如果档案的内容复杂、分类要求高，整理难度会加大，费用可能会提高。
3.时间紧迫程度：如果需要在较短时间内完成档案整理，服务提供商可能会收取更高的加急费用。
4.服务质量：不同的服务提供商可能提供不同质量水平的服务，高质量的服务通常会有更高的费用。
5.地区差异：不同地区的档案整理服务费用可能存在差异，一般与当地的经济水平和市场竞争情况有关。
6.额外服务：如果需要提供特殊的档案处理、数字化或索引编制等额外服务，费用也会相应增加。
总的来说，档案整理服务的费用是根据项目规模、复杂程度、时间要求、服务质量等因素来确定的。客户在选择服务提供商时应综合考虑费用和服务质量，并与服务提供商进行详细的沟通和协商，以获得最合适的方案。
