在进行贵港档案数字化加工前，充分的前期准备工作是确保数字化加工顺利进行的关键一步。只有做好准备工作，才能提高数字化加工的效率和质量，并有效保护档案原貌和完整性。
1.前期准备
（1）纸质档案数字化需要相应的设备和场所，数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局，并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。
（2）数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、备份设备、数码相机等则更好。
（3）数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。确保数字处理工作的安全和保障。
2.扫描操作
要先将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。
扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。
在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。
目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。
颜色常常又和图像存储格式相关联，彩色图像通常以JPG格式存储，如果以TIFF格式存储，占用空间比较大；
扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，通常的规定分辨率在300dpi以上。具体要根据以上参数的确定，再进行亮度、对比度的微调。
总之，贵港档案数字化加工的前期准备包括档案整理、文件筛选、数据备份、设备检查等环节。通过科学合理地组织和准备工作，可以提高数字化加工的效率和数据的安全性。贵港档案数字化加工的成功与否，将直接影响到档案管理的质量和服务水平。通过认真准备和实施，贵港档案数字化加工将为广大用户提供更便捷、高效的档案查询和利用服务，促进贵港市的文化传承和发展。
