我们国家的档案界使用“利用原基础”进行档案整理及数字化加工，这是多年来实践证明比较贴近实际的一种方法，它具体包含两方面的内容：
充分地重视和利用先前的整理及数字化基础，以确定档案整理及数字化的任务和要求。凡是已经进行过整理及数字化的档案，只要有规可循，有目可查，就应该尽量保持原有的管理体系，切忌轻易打乱重整。原来不够合理的部分，可适当调整或通过编制检索工具等一系列的措施进行补救。
要充分研究和利用原先的整理及数字化成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。档案原有的整理及数字化状况反映着一定时期档案的整理水平与特点，应该注意分析和研究。对于它合理的部分应该适当的吸收和保留，即使原来整理错误的地方，也要经过认真研究后，再给予纠正。
档案整理及数字化加工流程
档案出库：档案调取、清点、登记，提交档案出库申请，履行出库交接手续。
预整理（档案梳理）：甄别材料完整性，并登记存在的问题，形成干档案查缺单。
档案鉴别：鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
分类：根据其内容特征分类：
排序与编号：将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并编写类号、顺序号，以及页码。
档案鉴别（专家）：主要把握姓名、重份档案、不属于归档范围的档案材料。
编目（目录数据库建立）：每卷档案应当编制详细的档案目录，并与档案材料一一对应。逐份录入，不多录、少录；录入目录内容与档案内容完全一致，不错录
数字化前处理：拆除装订物、纸面处理等
档案扫描：根据档案原件实际情况选择相应的扫描设备，确保扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。
图像处理：对扫描效果欠佳的图像进行旋转及纠偏、裁边、去污等处理
数据挂接：借助软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接；逐条对挂接结果进行检查
装订还原：按装订要求进行装订还原，尽可能与原件保持一致。
数字化成果验收与移交：确定验收方式，对纸质档案数字化成果包括数字图像、人事档案目录数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等进行逐项验收。
入库（排序上架）：按照顺序把档案实体排序上架。
整体预验收与移交：预验收对完成的档案整理及数字化加工进行抽查；做好验收与移交的相关准备。
