随着信息技术的迅猛发展和数字化进程的不断推进，数字化档案管理系统在各类组织和机构中扮演着越来越重要的角色。这种系统通过将传统纸质档案转化为电子格式，实现了档案信息的高效存储、快速检索和便捷共享，为档案管理带来了革命性的变化。
1、收：档案资源数字化
原生电子文件在线归档，已办结的公文，一键归档至数字档案管理系统；
纸质等传统载体档案进行数字化加工成果挂接，以数字形式存储档案全门类信息材料。
2、管：档案管理信息化
将档案管理业务流程固化在数字档案管理系统中，集成协同管理平台审批与消息通知。
3、存：档案混合单套化
业务系统中原生单轨电子文件以电子形式归档保存，实现局部场景单套制；
纸质载体原件归档的场景，电子影像副本与实体原件同步归档，相互关联，双套管理。
4、用：档案利用高效化
在线查询、预览、借阅等丰富档案利用功能；
为业务开展提供档案利用服务与证据性材料支撑；
为其他系统提供真实、完整、可用、安全的档案数据。
数字化档案管理系统在提高档案管理效率、安全性以及共享与协作方面具有显著优势。它不仅改变了传统档案管理的方式，还为组织和机构在信息化时代的转型升级提供了强有力的支持。随着技术的不断进步，数字化档案管理系统将会更加智能化和人性化，继续在各行各业发挥重要作用。
数字化档案管理系统的好处
数字化档案管理系统作为一种先进的档案管理手段，越来越受到各行各业的青睐。该系统通过将传统的纸质档案转化为电子档案，实现了档案信息的高效管理与利用，不仅提升了工作效率，还在安全性、可持续性和便捷性方面带来了很多优势。
1、提升档案管理效率：
传统纸质档案存储多，文件类型及内容存储种类多，储存空间需求步不断增多，管理模式极易造成混乱：企业文档管理系统海量存储支持大部分常见的内容形式的集中存储、新建、下载、编辑等管理。文件切片技术减少数据冗余，简化繁琐管理流程，提高电子档案管理工作效率。
2、解决档案查找困难问题：传统的档案为人工管理，容易出错，查找需要花费大量时间和精力，效率低下！而专业的一套档案管理系统，可以通过数字化方式，极大提高档案管理效率，管理使用人员只需要输入关键词，就可以快速找到所需要的方案，大大的节省时间。
3、保护数据安全：企业的档案包含了大量的敏感信息，如合同、财务报告等，这些信息的安全对企业至关重要。而传统的档案管理方式，往往无法保证这些信息的安全。而档案管理系统则可以通过权限控制、加密技术等方式，确保档案的安全。
4、构建档案管理平台：档案管理缺乏交流平台，数据不能共享，沟通不畅；系统能准确快速文档录入、存储、文档分类归档后分享后团队可共享浏览，方便员工与管理者协调办公，保证文档信息更新的及时性和统一性。
5、提升智能化水平：无法知道哪些档案是否到期，档案文件是否过期？而档案管理系统有预警提示功能，提升日常办公效率。
数字化档案管理系统在提升工作效率、节省存储空间、增强安全性、促进数据共享与协作以及践行环保理念等方面具有显著的优势。随着科技的不断进步和信息化程度的提高，数字化档案管理系统必将成为档案管理领域的发展方向和重要工具。
数字化档案管理系统的功能
综合档案管理系统是一种用于管理和维护机关及企事业单位电子档案及实体档案的软件系统，其作用和功能如下：
整合管理：将企业或机构的各类档案集成到一个系统中统一管理，避免冗杂、重复或遗漏的情况发生。
档案分类：根据不同的需求对档案进行分类，方便查阅和使用，可以根据档案类别、档案号、档案目录、档案日期等多种方式进行分类。
档案查询：通过系统中的查询功能，可以快速地查找到需要的档案信息，包括档案馆藏、档案状态等。
档案借阅：可以实现档案的借阅和归还，借阅者需要提供身份证明并签署借阅协议，避免档案丢失或损坏。
档案安全：档案管理系统可以对档案进行安全保护和备份，避免档案遭到破坏或丢失，同时可以定期备份档案数据。
档案统计：可以对档案进行统计和分析，包括档案数量、档案使用情况、档案存储情况等，为企业或机构的管理决策提供参考。
档案流程：可以通过系统设置档案管理流程，包括档案申请、审核、关闭等流程，提高档案的管理效率和精准度。
总之，中博奥研发的综合数字档案管理系统是实现档案管理自动化、标准化和规范化的重要工具，可以提高企业或机构档案管理的效率和质量，也是信息化管理中的重要组成部分。
