档案整理是一项重要的工作，它不仅仅是将文件整理有序，更是保留和传承信息的重要手段。在进行档案整理时，遵循一定的原则可以确保文件的准确性、完整性和可访问性，从而有效地维护和管理信息资源。
拉萨市档案整理服务
1、遵循档案的形成规律
档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。
文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。
把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。
2、充分尊重和利用原有的整理基础
（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
3、必须保持文件之间有机的历史联系
文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。
在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。
来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。
时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。
内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。
4、区分不同价值
整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。
5、便于保管和利用
档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。
而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。
因此，档案整理的原则不仅仅是一种技术性要求，更是对历史记忆和信息遗产的尊重和保护。只有遵循科学、规范的档案整理原则，我们才能有效地利用档案资源，为学术研究、历史追溯和社会发展提供可靠的支持和参考。
档案整理标准规范
档案整理是一项重要的工作，它涉及对各种文书、文件和记录的分类、组织和管理。通过规范的档案整理标准，可以确保档案的安全性、可访问性和可持续性。
1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：
（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；
（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；
（3）调整归档文件分类方法；
（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；
（5）增加归档文件档号结构和编制要求；
（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；
（7）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案工作。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
归档文件整理规则DA/T 22-2015
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）
《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：
（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000进行了修改；
（2）增加了前言；
（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；
（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；
（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。
《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理归档文书档案的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准开展档案工作。
文书档案案卷格式GB/T9705-2008
3、《档案著录规则》（DA/T18-1999）
《档案著录规则》是档案整理的最重要的标准之一，它是建立统一的档案检索体系的基础。无论是文书档案，还是科技档案，还是其他形式的档案，在编制档案目录时都应遵循《档案著录规则》。《档案著录规则》于1985年5月10日以国家标准的形式发布，标准号为GB/T 3792.5-1985。标准修改后，改为行业标准，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31号批准，1999年12月1日实施。相比于原标准主要有以下变化：
（1）本标准为行业标准。
（2）明确本标准适用于单份或一组文件，一卷或一组案卷为单元的著录。
（3）删除了丛编项、标准编号及有关记载项；将文本项改为稿本与文种项；将档案馆（室）代号项改为档案馆代号项；将载体类型标识项与载体形态项合并，改称载体形态项；将附注项与提要项合并，改称附注与提要项；将载体类型项和附件项在条目中的排序做了调整；将第一责任者项与其他责任者项合并为责任说明项；变主题词项为主题词或关键词项；增加文种项、电子文档号项。
（4）调整了标识符“：”和“；”的使用范围，增加了标识符号“，”和“•••”，将起止连接符“~”并入“-”号。
（5）将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一的格式，并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。
（6）对各项目著录细则也做了一些修改和补充，列举了引用标准的名称，增加了例子，并将完整的实例集中置于正文后作为提示的附录。
《档案著录规则》主要从著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等方面规范档案著录格式。档案著录时应以此标准为主要参考编制档案目录，为建立统一档案检索体系创造良好的条件。
总之，档案整理标准规范对于实现高效的档案管理具有重要的意义。通过遵循规范的方法和步骤，可以确保档案的完整性、可用性和可追溯性。同时，规范的档案整理也为机构和组织提供了更好的信息管理和决策支持的基础。
档案整理注意事项
当进行档案整理时，准确性和组织性是至关重要的。档案不仅记录了重要的信息和事件，也反映了组织或个人的历史和发展。因此，有效的档案整理需要遵循一些关键的注意事项，以确保信息的完整性和易访问性。
1、在进行人事档案整理时，要审核材料是否完整齐全，档案内容是否真实客观、手续是否完备等，并且要按照相关要求进行记载与详细分类。
2、档案材料收集要齐全完整，档案材料鉴别要准确真实。人事档案是记载个人学习工作经历、成长轨迹的重要材料，因此材料收集、档案审核和信息反馈工作一定要同时开展，并且及时提醒当事人补充材料与相关证明，确保档案材料的齐全完整。
3、人事档案整理要分类准确、编目无误。严格从档案材料的分类要求出发，合理进行分类排列，且根据格式编写好类号页，仔细认真对档案进行技术加工，符合规定要求，这样才能入库保存。
4、对于人事档案整理，其审核一定要细致严格。尤其是干部人事档案，如果存在审核确认“三龄两历”时，必须要坚持实事求是的原则，逐项进行，根据相关规定进行认定，保证认定结果的真实性和准确性。
综上所述，档案整理不仅仅是记录历史和事件的过程，更是管理信息和促进组织发展的重要工具。通过合理的规划、清晰的分类、保密性和定期的审查更新，可以确保档案的质量和可用性。因此，有效的档案管理不仅是组织管理的一部分，也是保护和传承信息遗产的关键步骤。
