档案管理的档案数字化系统包括：档案信息数据库、统一身份认证系统、统一权限管理平台、全文搜索引擎、安全保障平台以及及时消息平台等档案管理相关的基础系统。
近期，中博奥信息技术有限公司上线运行了公共资源交易档案数字化系统，全面实现了项目归档自动化，项目查询电子化，项目存储智能化。
中博奥信息技术有限公司以交易项目标段（包）为主体标识，交易流程为运行路径，通过信息自动归档功能，全面汇集电子资料、音视频等数据，将全流程档案数据链智能封装存储，做到了交易档案“零丢失、零差错、零失误”，确保以档案真实还原交易真实，实现档案管理新突破。
档案数字化系统
一是功能完善。系统开发涵盖档案配置、档案归档、档案利用、数据采集、档案统计、数据对接6项内容，实现信息管理、案卷目录管理、文件目录管理、配置文件管理、电子档案归档审批、变更归档审批、档案查询、档案在线预览、档案下载、档案授权、归档信息、下载信息、档案信息统计等功能。
二是职责清晰。电子档案使用人员包括招标人（采购人、出让转让人）、投标人（供应商、受让人）、公检法、纪检监察、行政监督、审计监督等部分单位的工作人员，使用者可以对项目信息、档案信息进行在线阅览；也可以对项目信息、档案内容进行在线下载光盘刻录等。档案管理人员负责信息采集、归档核验、档案处置、档案配置、档案借阅（调）等日常管理方面的工作。系统管理人员主要对电子档案管理系统进行运行维护，包括日志管理、权限管理、系统配置等。
三是归档便捷。项目交易过程中的备案材料、立项文件、招标公告、投标文件、评标报告、质疑答复、中标公示、合同签订、保证金退还以及音视频资料等全部由系统集成。项目交易完成后，系统会按设定的目录要求、流程环节、时间顺序，自动形成归档材料，只要项目归档发起人（主要是招标代理机构）提交归档，交易中心档案核验通过后就可形成一份完整的档案。
四是查询高效。档案材料全部由交易平台系统集成，自动生成，只要材料齐全，就可在电脑上实行“一键”归档。归档后的材料，全部实行“云存储”和智能化管理，只要输入项目编号、项目名称、项目交易时间段的任意一项就可实行自动检索，即时查询该项目的全部电子文件和音视频资料档案资料。
五是节省费用。招标代理公司制作纸质档案需要分类、分项、分步进行整理、印刷、装订，时间长、费用高。同时存放纸质档案交易中心也需要一定空间，并且对温度、湿度要求非常高，给交易中心和招标代理公司都带来了很大不便。实行交易档案数字化管理后，既节省了档案存放空间，提高了归档工作效率，又减少了费用开支。据统计，交易中心每年大约形成2000多件档案，仅装订费用就为企业节省20多万元。
为全面推动公共资源交易档案数字化系统工作,市公共资源交易中心投资60多万元,对历史档案进行了扫描，扫描工作结束后，泰安市公共资源交易档案全部实现电子化管理。下一步将积极探索“线上档案馆”场景化模式，丰富完善在线搜索、在线阅览、在线查询等功能，进一步为社会各界提供高效优质服务。
