企业管理文件的规范化和规范化普通的公司对文件的理解还停留在文件的存取和备份上，除此之外，还存在着查找困难、借还不知道去向、版本混乱、权限不明、恶意传播等问题。电子档案文件管理系统，就是针对文件的难点问题，给出了完美的解决办法：
档案文件管理系统为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理，系统将将通文件的编制与工作结合起来档案文件管理系统为公司从创建、协作、归档到回收使用的整个过程提供全面的文档管理，从文档创建之时起，就使用该文档创建文档，建立文档后，可以对文档进行协作（编辑、校对、变更、审批等），文档管理体系生成文档后，可以将文档和文档的管理印记（协作印记）一起归入相应的文档类别中，从而在企业层次实现了文档的集中和统一。
无论合同、方案、报价、案例等等，各类文件均可以在文件管理体系之上形成闭环的管理体系，协助公司利用文件链对供应链、业务链进行控制，将文件转化为公司的核心能力！
将档案进行导入，实现了档案架信息采集、档案地址大家都知道，不同的公司，文件的应用情况不同，这就造成了不同的归类方式。通常，企业文件的标准化就是能够对文件数据进行定义，可满足企业管理不同类型、不同性质文档内容的自定义需求。
档案文件管理系统,通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
档案文件管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案文件管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。
找一个靠谱的档案文件管理系统，需要具备满足用户的多样化需求调整，文档与系统间相结合，以及软件系统的公司资质背景。
这里推荐天翎的KMS知识文档管理系统，满意以下多种情况：
目录多级分类管理：真正支持目录无限极分类，适应文档不同属性分类，如按部门用户分类、按部门项目分类、按群组分类、按时间分类等等。
多维权限控制：可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等20多项权限控制。
批量导入／导出：择指定的文档将其从系统中导出，从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享，为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。
流程自动归档：在企业业务处理过程中，可能会有商务合同、会议记录、客户资料、设计文档、推广文案、项目文档等过程性质文档，流程会自动保存文档状态，包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。
支持审批文档关联：提供在流程表单中关联相关知识文档，让流程发起人有更多信息参考，同时提供给流程审批人更多决策支持，例如合同审批、项目验收等流程的决策支持与过程控制。
