企业在员工入职时，hr会建立纸质版或Excel收集员工资料建立档案，它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查等工作提供了原始依据，hr档案管理系统建立完善的员工档案，意味着完整记载了每一位员工从步入企业的那天起，个人的学习、发展、调级、晋升的关键事件，在企业人才选拔、人才发展、人才规划方面将起到重要的基础数据库的作用。
有了这样完整、完善的人才发展数据库，人员的评估与测评、人才的选拔与任用就不再只是主观判断，而会有详尽的历史数据作为分析判断的客观基础，企业能轻松实现科学、公平、高效的人才发展规划与落地实施，可以说，智慧化的员工档案为企业人才发展保驾护航。
但员工人事档案是一个动态管理过程，且都需要按正规的档案管理流程与机制来进行。那如何才能管好员工档案呢？
hr档案管理系统以科学技术为基础，依靠先进的设备和优越的设计理念、科学客观的管理，从根本上解决员工档案“管理难、查找难、利用难”的问题。
建立员工档案、严管员工档案、用好员工档案，不仅能有效防范劳动争议，降低用工风险，而且能规范人事管理制度，提高人力资源专业化管理水准，另外也是企业人才选拔与人才发展的依据。
hr档案管理系统
支持TWIN、ISIS高扫模块，可直接连接各种高速扫描仪。
通过OCR模块相结合，可轻松实现员工资料快速自动录入、相关图像优化处理，自动建立索引。
可对扫描后电子档案进行OCR识别形成文本文件，标准字体识别率可达99%，用于档案的快速检索。
完善的档案安全体系
平台集成RFID技术，通过视频监控同步保障实体档案安全。
痕迹化管理、数据分析等功能对员工档案进行有效的管理，保证档案存储的安全性与可追溯性，遇到劳动争议能随时回溯、提供证据。
便携的远程控制体系
档案馆内的设备比较多，工作人员有时离开后忘记关闭的情况也是时有发生的事情，这样不但浪费电能而且也会影响档案的保存环境。
通过管理系统可以实现远程把馆内的灯光关掉既方便又节能，同时达到保护档案馆室内环境的目的。
虚拟3D库房展示
智慧档案馆通过图像化的方式，直观地展示档案数量、状态，库房与设备状态。大大提高了管理效率。通过虚拟库房使用图表等多种方式实时展示库房的实时环境数据(温度，湿度，空气质量等)。
应用hr档案管理系统后，在员工试用期转正、调岗调薪、职位晋升、优秀员工选拔、管理人员评审等各个关键人事环节中，从员工档案中提取业绩考评数据，依托员工档案数据进行分析判断，坚持用数字说话，坚持业绩导向。这样，企业人才发展将形成从员工档案出发、看数据、盯目标的良性循环。
