智慧档案管理应用系统的应用
档案管理应用系统在智慧档案馆建设过程中起着越来越重要的作用，档案管理应用系统的运用带来了建设和运营成本的下降，给档案管理者和用户都带来了极大的便利。自20世纪90年代以来，计算机档案管理应用系统从微机单机版、海量光盘存储系统版、网络版等不断发展的渐进过程。
其间,从最初的计算机辅助手工档案管理,发展到档案管理工作的8项基本内容:收集、整理、鉴定、保管、统计、检素、编纂、利用全部实现计算机化、智慧化。通过计算机档案管理应用系统的开发应用,档案管理信息化不断发展,档案管理工作不断得到创新。随着信息高速公路的拓宽,数字化的数据、信息将渗透档案管理的全过程,档案管理应用系统是智慧档案馆实施的必备条件之一。
本章主体部分是笔者2019年6月发表于《黑龙江档案》的《高校智慧档案馆建设一一从档案翻译系统的应用说起》一文。以档案管理应用系统中的翻译系统为研究对象论证档案管理应用系统对智慧档案馆建设的重要作用。
智慧档案馆建设背景下传统的纸质实体档案、传统的管理方式、传统的服务方式都不能适应现阶段用户对档案馆服务的需求。高校智慧档案馆依托高校智慧校园建设,结合高校档案馆自身馆藏,整合档案信息资源实现业务应用智慧整合。智慧档案馆建设、发展离不开智慧的档案管理应用系统,档案管理应用系统中的翻译系统突破了传统的服务方式,实现了服务智慧化。
目前在档案学术界还没有关于智慧档案馆的统一的定义,有关高校智慧档案馆的概念界定在档案学界也没有达成一致,结合高校和智慧档案馆的特点我认为高校智慧档案馆建设应该以提升高校档案管理rgba(184,224,252,0.637)和服务效益为导向,充分依托智慧校园平台,在高校数字档案馆建设基础上结合高校档案馆自身馆藏的特点,整合档案数据资源,改善信息服务模式,实现业务应用智慧整合、档案资源充分共享、档案管理高效便捷、智能终端广泛应用,构建长效性高校智慧档案馆建设机制,提供在校师生、社会用户基于局域网、校园网、互联网的全媒体档案信息知识传输的新型档案馆。
一、档案管理应用系统产生的背景
1978年,我国进入了改革开放的新时期,与国外的教育交流迅速发展,尤其是2001年中国正式加入WTO之后,标志着中国对外开放进入了一个全新的阶段,国家改革开放政策极大地带动了出国留学生的派遣工作。国外学校一般要求留学生办理相应语种的成绩证明、毕业证明、学位证明等相关档案,这些档案均由高校档案馆提供。外语类院校培养了大量的外语专业人才,他们对出国留学、访学、交流有着很大的潜在需求,大连外国语大学档案馆2016、2017年度办理出国证明均在一万份以上。
学校现有10个外语语种,33个本科专业,因为语种、专业众多,课程又分为必修课、选修课,选修课包括任选课和必选课,因专业、年级、出国交换经历、选修课等因素的区别每一位毕业生的成绩单都是不一样的,之前在实际工作过程中,档案馆采用人工翻译的方式,每一张成绩证明的录入、翻译都需要花费较长的时间。
传统的实体档案,传统的档案管理及服务方式,老旧的档案管理应用系统已经无法满足用户对档案馆智慧服务的需求。为此2018年大连外国语大学档案馆购买了最新版的智慧化档案管理应用系统,其中的翻译子系统实现了成绩证明、毕业证明、学位证明、奖学金证明等所有相关证明的系统自动翻译,实现证明文件的自动生成,节省了工作人员手动操作所耗费的时间和精力,极大地提高了档案馆的工作效率,具有更加智能、更加规范、更加准确、更加高效等优势。
二、档案管理应用系统体现了智慧档案馆的核心价值
高校智慧档案馆有档案信息感知与协同处置的功能,综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术,构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系,以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。
高校智慧档案馆建设目标是实现档案馆管理、服务的智慧化,最大程度地发挥档案的价值。虽然现在档案学界普遍认为智慧档案馆建设是通过物联网、云计算等智慧技术和相应的智慧设备反映和实现的。但是正如刘越男教授所说,智慧档案馆评价主体是老百姓,智慧档案馆强调以人为本,因此可以说高校智慧档案馆的核心价值是为高校用户提供智慧化的服务。
(一)促进纸质成绩档案的保护
档案翻译系统实现了直接从教务管理系统中的成绩数据库调用成绩数据,经过相应语种的课程名称字典库,可以直接生成需要语种的成绩及证明,减少了纸质成绩档案的使用频率,避免了频繁使用所造成的纸质档案损坏,延长了档案原件的使用年限,有效地保护了学校原始纸质成绩档案。
(二)提升档案服务智慧化水平
高校档案馆作为出具各类证明的归口部门可以依靠翻译系统高效率地完成所有语种、所有类型的翻译,可以为出国学生提供“一站式”服务。既能确保档案材料的真实性,杜绝材料弄虚作假等情况的发生,又能大大节约毕业生的时间、精力。翻译系统运行之前,档案馆工作人员手工制作一份中文成绩单需要1小时左右,翻译成其他语种需要3小时左右,效率低、错误率高。翻译系统运行之后,毕业生办理成绩翻译、证书翻译等均可实现立等可取。（待续）
