档案数字化外包服务工作的开展有利于保护纸质档案，提高档案的查阅、利用效率，让人民群众及时准确的获取所需信息，为社会、政府提供有价值的建议、参考。现阶段开展的档案数字化工作主要还是依赖于档案外包服务公司，制定行之有效的管理制度，有利于数字化工作的正常开展，有利于档案信息安全的保护。按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1—2020）等标准规范进行操作，本文简单谈谈档案数字化加工的管理制度。
档案数字化外包服务
一、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）第五章管理制度
1、应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。
2、纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。
（1）岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；
（2）人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；
（3）场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；
（4）设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；
（5）数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；
（6）档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。
二、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1—2020）第四章发包方工作规范、第五章承包方工作规范
1、发包方工作规范-档案数字化过程管理
（1）发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的管控。
（2）发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案。
（3）发包方应对拟数字化的档案进行敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺的要进行登记与处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要地记录或标记。
（4）发包方应按照工作计划分批调档出库,并根据工作完成情况分批接收归库。调档出库与接收归库时,发包方应与承包方办理档案交接手续,填写档案交接单一式两份。
（5）对正在进行数字化加工的档案,发包方应该(或要求承包方)安排专人保管,每天入库(柜),不得在工位上留存过夜。对于数字化加工完毕的档案,发包方应及时与承包方办理交接手续,接收入库保存。对于离库超过1个月或有虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫处理。
（6）发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房。
（7）发包方应要求承包方按照DA/T31的规定制作工作流程单,对档案数字化加工各个环节的工作情况进行记录。工作流程单应与档案实体同步流转。
（8）发包方应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各种存储介质进行安全检查并登记造册、统一保管,严禁承包方擅自处理。
（9）发生(可能导致)档案被损毁、丢失或信息泄露的重大事件后,发包方应及时向有关部门报告,并采取补救措施。
2、承包方工作规范
（1）人员管理
①承包方应保证参与档案数字化外包服务的工作人员,已根据国家劳动法律法规与公司签订书面劳动合同;并要求员工签订保密承诺书。
②承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平和业务技能的项目经理和员工,并保证项目团队成员具有一定的稳定性。
③承包方应对项目组成员进行不少于5天的操作培训,相关成员经考核合格后方可正式上岗。
④承包方应按发包方要求规范驻场人员的行为和着装。
（2）设备管理
①档案数字化加工所需的计算机各种硬件设备、软件系统和档案装具等,应符合国家相关法律法规和标准的要求。其中,软件系统应为正版软件,数据安全与网络监控软硬件须通过国家安全认证。
②除必要的计算机操作系统、杀毒软件、档案数字化加工软件、数据库软件和第三方安全管理软件外,禁止安装其他无关软件。
③档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备,必须采用技术手段或物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查。
④档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
⑤档案数字化加工网络及信息管理软件应建立身份鉴别、访问权限设置等安全保密措施,根据员工类型及岗位职责赋予相应的访问权限。
⑥档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的安全保护系统,准确记录授权用户的访问行为、设备接入和档案数字化成果流向等信息。
⑦用于档案数字化加工的设备、存储介质严禁与其他设备、存储介质交叉使用,非数字化加工专用的设备、存储介质严禁带入数字化加工场所。
⑧档案数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应经发包方同意,并由发包方工作人员现场监督。
（3）现场管理
①非工作人员未经允许不得进入档案数字化加工场所。工作人员完成作业之后,不得在档案数字化加工场所内停留。
②档案数字化加工场所应设有储物箱柜,供工作人员和访客存放物品,并与工作区相隔离。严禁将水杯等私人物品以及照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备带入工作区域。
③档案数字化加工场所内严禁存放除档案和必备的工具器材设备之外的任何易燃易爆危险品。
④严禁将火柴、打火机、饮料、食品、动物等带入档案数字化加工场所。
⑤档案数字化加工场所内作业完毕后,除必须开启的监控、报警、消防等电源外,包括照明在内的其他电源必须关闭。
⑥承包方应建立现场上下班物品清点值班制度,严禁任何人员擅自将档案数字化加工场所内的物品带离现场。下班后,移动存储设备应存放于专柜、上锁,指定专人负责保管。
（4）访客管理
①发包方、承包方因业务需要,邀请或接受非工作人员进入档案数字化加工场所时,应征得发包方的同意,并对访客的身份、来访事由进行审核和登记。
②必要时,访客在进入档案数字化加工场所前应签订保密承诺书,承诺不泄露在参观过程中可能接触的任何档案信息。
③访客不得将手机、电脑、照相机、录像机等具有拍照、录音、录像功能的设备带入档案数字化加工场所。
④访客进入档案数字化加工场所,应佩戴发放的标明访客身份的胸牌,并由发包方或承包方工作人员全程陪同。
⑤访客应遵守档案数字化加工场所管理规定,在指定区域内进行参观,不得随意走动,不得触碰物品。
（5）流程与作业管理
①承包方应按照DA/T31的规定设计档案数字化流程,主要包括:档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像/音视频处理、数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库等。每一环节均应填表记录。
②承包方应防止工作人员在档案数字化过程中,尤其是对档案进行拆卷、预整理、复卷等过程中损坏档案载体,篡改档案内容。
③承包方应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化,防止因不当扫描仪器和方法损害档案。
④档案数字化加工的具体操作方法和质量要求应符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62的相关规定。
（6）成果管理
①对于尚未移交发包方的档案数字化成果,承包方应做好备份管理,以免数据丢失。
②承包方应将经数据检验的档案数字化成果,包括档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、日志、记录、元数据等,以及使用的各种存储介质,及时移交发包方,并履行书面交接手续。
③承包方应将各种工作人员名单、访客名单、保密承诺书、档案交接单、工作流程单、项目验收报告,以及工作过程中形成的其他记录归档保存两份,其中一份提交发包方。
三、数字化管理制度相关示例
第一章工作人员管理制度
第一条为了营造和谐、健康、文明、积极的工作环境，加强档案保密安全管理，特制定本制度。
第二条从事档案数字化的工作人员必须按规定完成安全保密教育，签订保密承诺书，经备案登记后方可进入工作现场。
第三条工作人员须遵守相应的考勤、考核、安全保密管理等规章制度。
第四条工作人员须遵守现场管理制度，禁止携带手机、相机、包等私人物品进入工作场所。
第五条工作时间内禁止饮水、就餐、睡觉、串岗、上网、听音乐等影响工作或与工作无关的行为。
第六条工作人员须严格按照工作流程及标准从事各项工作，不得擅自修改作业标准。
第七条工作时间应统一着工作服或悬挂工牌上班，不浓妆艳抺，朴素大方，端庄得体。
第八条工作现场档案及办公用品摆放整齐，水杯放在公共饮水区（数字化加工现场室外）。
第九条工作人员应遵守有关工作设备的安全操作规则，非工作职责范围，不得擅自使用其他设备。
第十条未经许可，不得随意到其他部门，不准非上班时间到办公区，不准把非工作人员带入办公区。
第十一条经批准调换工作岗位的员工，须将工作交接完毕后方可离开原工作岗位。
第二章数字化工作档案调还卷管理制度
第十二条安排专人负责档案调还卷工作，妥善保管档案实体。
第十三条严格执行定期检查和进出档案清点制度。
第十四条每次长假前对档案进行全面检查，档案柜加贴封条。
第十五条注意爱护和保管好档案，加强在档案调出、归还和工作流程中的清点核对。
第十六条下班后不允许桌面存有散放档案，未经允许不得私自将档案带出工作间。
第十七条工作过程中不得损坏档案，不得抄阅、更改档案内容，不得泄露档案信息，不得丢失档案及档案信息。
第十八条档案借、还要按规定办理登记手续，并当面认真进行清点。
第十九条借出的档案资料，要认真办理交接手续。交接双方要根据移交目录仔细清点核实，填写档案交接文据两份，交接双方各执一份。
第二十条调阅和归还档案资料，交接双方要根据调卷单当面进行清点，办理调还卷手续。
第三章数字化工作数据管理制度
第二十一条档案保密工作领导小组统一领导安全保密管理工作，处理紧急突发事件。
第二十二条数据库管理员每日对系统数据作更新备份，每月对系统数据作完全备份。
第二十三条磁盘、光盘等存储介质由专人负责保管，放置在专用存储柜内。
第二十四条对需长期保存的备份数据定期进行检查并转储。
第二十五条定期对档案管理系统的数据库、数字化原文进行备份，推荐使用硬盘或光盘（档案级光盘）备份。
第二十六条数字化工作人员应严格按照计算机系统操作规程对数据进行存储、备份。
第二十七条不得越权随意删除、修改档案管理系统内的数据。
第二十八条服务器的数据备份由计算机系统管理部门负责定期检查。
第二十九条为防止病毒造成严重后果，对外来存储设备、软件要严格管理，原则上不允许外来存储设备、软件在内部局域网计算机上使用。确因工作需要使用的，须进行杀毒处理，确认无病毒感染后，方可使用。
第三十条不得擅自将参与数字化工作使用的计算机及移动存储介质、复印机等设备交由外部人员维修；不得将未经专业销密的文件、资料、办公自动化设备等涉密载体出售、赠送、丢弃。
第四章数字化设备使用规定
第三十一条设备使用坚持“安全第一，预防为主”的原则。操作人员必须爱护设备，熟练掌握设备使用性能、操作要求、不违规操作。
第三十二条设备损坏必须立即报告，查明原因及时报修，不允许设备带病使用。非维修需要，不得拆卸设备，杜绝人为损坏。
第三十三条数字化外包公司应加强对工作现场的计算机、扫描仪、打印机、数据存储设备的管理。
第三十四条计算机上光驱、蓝牙、红外线和USB接口（除了必要的设备外）须锁死或屏蔽。
第三十五条服务器专人使用，未经允许不得使用。
第三十六条计算机采用安全性高的屏敝网线及水晶头，所有设备外壳均接地线确保安全。
第三十七条操作人员应做好设备使用前的安全检查，发现设备有故障或异常现象时应停止使用，及时报修。数字化公司要加强电力线路、电器电源的检查，防止线路老化或受潮引起安全事故。
第三十八条每天下班前操作人员应确认数据保存完毕后依顺序关闭设备电源及数字化现场总电源。
第三十九条数字化现场严禁使用电炉、热得快等电器，严禁带入蜡烛、打火机等易燃易爆品。
第四十条经常进行设备维护保养工作，保持设备清洁、运行状况良好,设备报废应报请相关部门批准后及时登记造册、注销或更换补充。
第五章档案数字化监理制度
第四十一条项目金额较大的档案数字化项目，需要由专业档案数字化监理公司对项目进行监理。
第四十二条监理项目组由总监理工程师和监理工程师组成。
第四十三条档案数字化项目开展的全过程，总监理工程师必须全程在场，无特殊原因不得离开项目现场。
第四十四条所有监理人员须具有丰富的档案数字化经验、有良好职业道德，同时遵守《档案数字化工作人员管理制度》。
第四十五条档案数字化监理工作主要内容：
1.纸质档案监理，包括收集、整理、规范、复原情况。
2.目录数据监理，包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。
3.元数据监理，包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。
4.数字图像监理，包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量、图像压缩情况等。
5.数据挂接监理，包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。
6.存储载体监理，包括载体的可用性、有无病毒等。
7.工作现场监理，包括数字化实施人员、项目现场档案实体安全、加工设备安全、加工数据安全、项目现场施工日志、项目现场监理日志等。
第四十六条档案数字化监理标准：
要求档案整理符合相关规范要求，纸质档案复原率达到100%，能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于90%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
第六章数字化工作现场管理制度
第四十七条全体工作人员必须严格按照《档案法》、《保密法》等法律法规进行档案数字化相关工作，严守工作秘密，严防泄密、失密。
第四十八条项目参与成员须签订安全保密协议，身份信息登记备案后方能上岗工作。
第四十九条进入办公场所的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机等个人信息设备和其他与工作无关的私人物品，未经许可严禁将场所内的任何物品带离场所。
第五十条工作人员进入场所须着统一工作服上班，上班时不得随意串岗，不得将非项目工作人员带入办公区域。
第五十一条设置档案前处理区、数据著录区、图像扫描区、图像处理区、档案装订区等功能区域，做到标志明显，规范有序。
第五十二条工作人员应妥善保管档案，未经允许不得将档案带出工作间，不得随意废弃、损毁、涂改档案；废弃的打印目录、备考表、卷皮等需要集中销毁处理。
第五十三条不同工作岗位的人员不得相互谈论、打听工作情况，不得阅读、讨论档案内容及相关情况。
第五十四条注意安全操作，做好上班前、下班后的安全防范检查，下班后个人使用的设备要关机断电。
第五十五条值班人员下班后要逐项检查是否关机、关灯、关窗、锁门等关键部位的安全，确保实体档案、数字化信息、档案库房、加工现场及各种设备的安全。
第五十六条禁止在工作场所吸烟，保持工作场所的整洁。
第五十七条做好办公场所的防盗、防火、防尘、防潮、防鼠等工作，安排专人值班检查。
第七章数字化加工保密管理制度
第五十八条严守国家秘密，不得以任何方式向外界散布、泄露项目涉及到的档案秘密。
第五十九条不得过问非本人工作职责内的项目涉及到的秘密。
第六十条严格遵守文件资料的登记和保密制度，涉密档案不参与外包公司的档案数字化项目。
第六十一条在公共场所、私人信件、家庭子女及亲友相互交流时，不得谈论、交接工作的文档资料内容或信息。
第六十二条严格遵守涉密文件、资料、档案的借用管理制度。
第六十三条涉密文件、资料和档案不准私自翻阅、复印、摘录和外传，不准用普通电话、明码电报、平件传达涉密事项。
第六十四条所有数字化加工的工作人员均必须确保归档文档材料的完整性，不得出现遗失、损坏；不得以任何方式复制、摘抄、摄录文档资料中的任何内容，不得以任何形式向外界传播、公开任何内容。
