档案外包注意事项

　　档案外包注意事项，档案是一个单位的重要宝贵财富，是历史，是文化，是知识，是记录，是一代人的奉献与经历。文书档案是所有需要保管档案的核心，它记录着这个单位公务活动的过程和活动轨迹，它也反应着社会发展的延续和变革。文书档案的整理参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），一般以件为单位进行整理归档，在整理的过程中需要注意以下几个要素。

　　档案外包注意事项

　　1、归档与不归档的文件材料分开

　　收集来的文件材料并不是每一份都要归档的,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文）都要归档。具体可以参照第8号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

　　机关文件材料归档范围：

　　（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。

　　一般有以下几种文件可以不归档：

　　（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

　　（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

　　（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

　　（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

　　2、年度分开

　　文书档案是按年度进行整理的,如果单位的档案好几年未进行规范化整理,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,同一个年度的文件材料放在一起,整理的过程种注意以下几点：

　　（1）一般以文件形成日期为准；

　　（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；

　　（3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；

　　（4）几份文件作为一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。

　　3、保管期限分开

　　（1）文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）各单位应根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,结合本单位的实际,制订出一个科学、合理的符合本单位实际的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。