山东档案数字化公司外包:为进一步提升社区矫正对象档案信息化建设水平，推进档案数字化建设，有效提升社区矫正对象档案的完整性、准确性和规范性，近期济阳区司法局委托山东档案数字化公司外包对全区社区矫正对象档案进行全面集中规范整理和数字化转型归档工作。
档案数字化工作严格按照《山东省社区矫正档案管理办法》的要求开展，目前共著录案卷525卷，卷内文件目录11127条，全文数字化扫描52911页，为做好档案数字化全过程的安全管控，采用移动硬盘备份电子档案，并将市司法局统一配发的档案盒和案卷封面全部予以重新置换，科学设置档案排放顺序，标示清楚，以便查阅。
在档案数字化转型过程中，区司法局和山东档案数字化公司外包反复沟通交流，优化加工流程、提高档案数字化技术标准，确保档案数字化加工质量。并对所有档案进行一次全面督导检查，发现问题，及时予以纠正，做到档案资料能够完整地记录矫正对象的矫正全过程。同时明确工作人员在档案管理方面应担负的职责，落实专职人员收集和管理社区矫正档案，对社区矫正对象档案的立卷、归档、保管、移交和查阅事项作出明确规定，确保档案的安全与保密。
数字化档案进一步促进了社区矫正工作有序开展，为做好重点对象监管、服务全区和谐稳定打下了坚实基础。
山东档案数字化公司外包
档案数字化加工主要有两种方式，一是档案馆（室）组织人员自主加工，二是外包给有资质的公司，两种方式各有利弊。自主加工利于保密，利于档案的保管保护。
但从扫描前整理、扫描、图像处理、质量检测、图像合成、目录著录，到数据验收、数据挂接，每个工序一个人，就需要8-10人，而档案馆（室）一般人员较少，无法满足各工序的人员要求，而从社会上招聘人员，即在专业性上无法保证，又要牵扯许多人员管理问题。另外，需要自己购置档案扫描、图像处理等各种设施设备、软件，资金投入也较多。
外包服务的方式，因有专业的公司负责项目管理，人员、设备都不用档案部门操心，只要档案数字化方案制定合理，档案部门监管到位，档案数字化的速度和质量还是可以有所保障的。因此，大批量的档案数字化加工，笔者还是倾向于服务外包的方式。
数字化加工过程中的监管、指导问题
（一）加工方案的确认
纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。技术标准，我们依照《纸质档案数字化规范》的基本要求，采用了平板扫描仪，分辨率为300DPI，彩色扫描模式，并做了文字识别，合成双层的PDF。这些指标，完全适应档案查阅利用，也利于后期的全文检索，另外基本能保证档案的仿真复制、展览
制作的要求。值得一提的是，档案目录数据库的建立，一定要与省档案馆新修订的《文书档案目录数据采集规范》上规定的字段、字段值一致，利于下一步目录数据的上网，也利于全省档案目录数据的统一。
（二）加工现场的监管、指导
档案馆（室）要明确一名工作人员负责加工现场的沟通协调、监督指导，建立问题反馈机制，对加工中出现的问题及时进行反馈和改正，及时总结，对出现的同类问题进行指导，避免重复劳动，从而保障数字化加工全程的安全、进度及质量。
1.扫描前整理中应注意的问题
排版问题。各档案馆馆藏中都有大批建国前后的老档案，这些档案情况复杂，纸张较差，扫描加工比较费时。有的档案排版方式特殊，是竖排，从右至左、从上到下排版，同一案卷中出现不同排版方式，前整理人员不注意，就会出现扫描顺序前后错乱的情况。这就要求在扫描前整理、扫描加工时，强调一下这个问题，避免扫描顺序错乱。
2.分件问题。主要是指涉及人名较多的民生档案分件，如干部、工人分配介绍信。这类档案每年会有2-3卷，每卷有100-200页，每页涉及一个人的分配、调动。此类档案建议一人一件分件，或者10人一件分件，著录文件标题时显示每个人的姓名。
因为大部分档案管理软件的全文检索功能不健全，即使有全文检索，对于手写字体的识别率也很低。所以还是要在目录标题上显示出来，或者建立人名专题目录，更能方便检索，提高检索效率。另外教育部门的毕业生分配工作调配表、知青登记表之类涉及人名多的档案，如何著录才能利于检索，是建立人名专题目录，还是在标题或者备注上显示等问题，也值得大家商榷。
3.专业档案区别对待问题。档案馆（室）保存较多的一般是文书档案，但涉及民生的专业档案数量也不少，比如学籍档案、婚姻档案、土地延包档案等，这些专业档案的分类和目录显示的信息与文书档案有所不同。如学籍档案一般是按照高校档案分类法分类，与文书档案的机构（问题）分类，在档号编制上有所不同。如果都用文书档案“全宗号-目录号-案卷号-件号”的档号编制规则，混在一起，容易造成档号编制混乱。
至于目录信息，婚姻档案的目录应该设置姓名、结婚时间、籍贯等字段；而土地延包档案是按照乡镇、行政村、户主姓名整理，目录字段则需要设置这些信息。所以，专业档案需要在档案管理系统中设置不同的节点，按照需要设置目录字段，才能更好地显示需要的信息。
（三）扫描图像处理问题
一般要求对扫描图像进行旋转、纠偏、去污、裁切等。但对一些特殊规格的档案，笔者不建议裁切。比如分配工作报到证或者报到证存根，规格多为64开，建议扫描时按A4扫描，裁切时不宜将白边切去，因为白边裁切后图像放大，印章也随同放大，打印作为凭证时有稍许失真，不利于同原印章的比对，作为凭证会受到质疑。
（四）字体辨识问题
不好辨识的字多是手写，或者是写得太草不好辨识，或者是繁体字，或者是不规范的简化字，一般要根据上下文的意思去考证。比如“瓩”字，当时在字典里没有查到，输入法里也没有，但这是一份电力方面的文件，根据上下文意思，应该是表示电的功率的一个单位，想到了“千瓦”这个度量单位，结合前后文意，确定了是“千瓦”。还有“伩”“韩”“鞋”等都是不规范的简化字，需要让经历过汉字简化字过程的人员来辨识确认，争取使文件标题完整、准确。
最难确定的是学籍档案中的姓名，干部、工人分配介绍信等涉及人名的档案，一般只出现一次，通篇没有上下文可参考，为了辨识一个字，有的需要去查一些家谱，从姓氏的辈分中去确定姓名中的字，有时需要去询问档案形成单位的老职工，以尽量使作为主要检索线索的文件标题完整、准确，提高目录著录质量。
数据验收数量和质量问题
质量验收涉及数据的真实性、完整性、可用性和安全性，扫描数据和目录的一一对应，目录著录是否规范，能否利于检索利用等。数据验收这个环节，既要保证数量上与纸质档案的对应，又要保证数据质量符合规
范，最终方便利用。我们的做法是在数据验收工作中采取了监理机制，由监理公司先对数据进行100%检查验收，档案馆再对监理公司提交的数据进行抽查，抽查比例为10%，发现超过3%的错误，则监理公司重新验收、修改。
验收两遍以后，在利用的过程中还是会发现一些小的问题。比较多的有自拟标题、错别字、字的辨识问题。从出现的这些问题，我们认为在验收中，除了随机抽查之外，要重点针对容易出错的数据进行抽查。对问题及时反馈，从而减少错误的发生。
数字档案馆（室）建设是不断提升机关档案信息化水平，实现档案数字资源集中统一管理，推进档案信息共享工作，更加充分地挖掘档案价值，使档案工作更好地服务机关、服务社会、服务人民群众的重要手段，做好档案数字化加工，是重要基础工作，我们要抓住国家档案事业和信息化工作快速发展的大好时机，发扬工匠精神，严格接收标准、数字化标准、著录标准，奋发有为，开拓创新，把档案工作推向一个新的更高的阶段。
