为提高档案管理科学化、信息化、规范化水平，县档案馆着力推进档案由传统管理模式向信息化管理应用转变，实物档案数字化公司将传统人工收集归档、查询利用、统计分析等方式，经过纸质整理、条码编录、电子扫描等流程，将一份份“活起来”的数字档案装进电脑，有效避免纸质档案经过多次查借阅而导致档案出现损耗、撤换、涂改、伪造、遗失等问题，大力提升了档案查找工作效率和服务质量，提高了档案资料的可利用性。
近年来，档案馆紧扣群众需求，不断创新工作机制，积极整合规范档案资源，对已馆藏档案进行数字化扫描，确保档案实物安全，推进档案数字化转型走深走实，为群众查询档案提供更加高效快捷的服务。
档案利用工作是档案馆的一项基础性工作，每年到档案馆查阅档案的人非常之多，原来我们查阅档案主要就是先查找纸质的档案目录，然后到档案库房拿出档案原件进行复印，提供证明。现在我们的档案进行了数字化，只要通过电脑，提供相关的关键字查找到档案就可以把他打印出来，这样做既有利地保护了档案原件，也提高了我们档案的利用效率，从而大大地满足了人民群众地查档需求。”
DA/T 89-2022《实物档案数字化规范》
实物档案数字化规范
1范围
本文件规定了实物档案数字化的组织与管理,确定了实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处理工作与实物档案验收、移交和入库要求。本文件适用于各级各类档案室、档案馆采用拍摄、扫描等方式对实物档案数字化加工过程的管理。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T20530—2006文献档案资料数字化工作导则DA/T1档案工作基本术语DA/T18档案著录规则DA/T31纸质档案数字化规范DA/T68(所有部分)档案服务外包工作规范ISO/TR13028信息与文献档案数字化实施指南(Informationanddocumentation—Implemen-tationguidelinesfordigitizationofrecords)
3术语和定义
GB/T20530—2006、DA/T1、DA/T18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1实物档案physicalrecords
国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的,以特定有形物品存在的具有保存价值的实物。
注:实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等。
3.2数字化digitization
利用信息技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。[来源:DA/T31—2017,3.1,有修改]
3.3实物档案数字化digitizationofphysicalrecords
采用拍摄、扫描等方式对实物档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件,并按照实物档案的内在联系,建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。
3.4三维扫描3Dscan
利用数字化扫描方式,将物体的空间外形、结构及色彩等立体信息转化为三维数字模型的过程。95 DA/T 89—2022
3.5实物档案特征点featurepointofphysicalrecords
反映实物档案空间外形、结构及色彩等特征信息发生显著变化的临界点。
4总体要求
4.1应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素,统筹规划、科学开展实物档案数字化工作。实物档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR13028和GB/T20530—2006提出的要求和建议。
4.2实物档案数字化的基本环节主要包括:数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
4.3应采用有效的管理和技术手段,确保实物档案数字化成果质量。实物档案数字化应遵循档案管理的客观规律,真实反映实物档案的有关信息,最大程度地展现档案原貌。
4.4实物档案数字化过程中,应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR13028提出的要求。
4.5应加强实物档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。
4.6加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
