信息时代，档案数字化已成为档案工作的重中之重，纸质档案扫描工作在各地如火如荼地进行。然而，扫描所产生的电子档案实际上只是以图像形式存在的文件，而非真正意义上的文本文件。也就是说，计算机只认识档案的外表，却不认识其内在文字。南宁市档案数字化公司研发出了智能档案管理系统，不仅可以识别档案的外在，还能进行数据分析等其他作用。
在十四五规划的档案数字化改革内容中，明确提出了档案工作要“走向依法治理、走向开放、走向现代化”，那在实际的工作当中，档案管理数字化究竟如何实现？
提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。
除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。自主研发的影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，便是在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。
不仅如此，在硬件的创新研发上，不仅拥有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发了为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。
此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。
档案数字化
用户通过计算机只能看到档案的原貌，却不能对其中的内容进行引用、检索等操作，这无疑对将来的电子档案利用工作造成了很大的不便。考虑到档案用户的利用需求，若要得到真正文本形态的电子档案，使档案数字化工作更加有效、更加彻底，便要应用到OCR技术。
OCR技术的优势及其在档案数字化过程中的应用
OCR技术相对于传统的手工录入方式来说，具有强大的优势。首先，OCR文字识别的速度远快于手工录入。根据国际通行的打字速度评级标准，即使是专业人员，每分钟也仅能输入150~240个字。
而采用OCR技术，即使算上前后期的处理环节所花时间，其速度也绝对比前者快好多倍。其次，OCR文字识别的质量远高于手工录入。虽然由于各种因素影响，OCR技术的识别率很难达到100%，但比起大批量手工录入，其出错率要小得多。
最后，OCR还节省了大量人力资源，优化了资源配置，使人员分配于更加有意义的工作。对于档案数字化工作来说，OCR技术除了具有以上几个普遍的优势之外，还有以下独特核心功能：
1、AI文字识别技术及栏目识别技术：识别率领先、速度快。
2、AI智慧检索：任意关键字全文模糊检索、匹配结果图像高亮标识。搜索精度高、秒出。
3、AI图像处理技术：自动切边、倾斜校正、图像增强美化、压缩、导出。
4、AI智慧纠错：自动标注可能错字，相似字及前后联想字用以快速纠错。
文档管理将纸质档案数字化并采用OCR识别，能够使档案信息资源实现全文检索、网络传输、方便用户异地检索、复制引用。从而深化用户对档案内容的查询与利用，拓宽其利用面。使档案也能像图书、情报一样成为人们日常生活中获取信息、利用信息、增加学识的手段使档案多方面地服务于公众。
