纸质宝盈长盛体育外包已经发展成为当代档案事业的重要组成部分,规范档案服务外包的操作程序、方法及标准,对于促进档案服务业健康发展十分必要。
档案服务产业类型多,适用的标准、规范不一,操作程序和方法各不相同。档案服务外包工作规范按照档案服务业务类型分为总则、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案整理服务等部分,其中纸质宝盈长盛体育服务为第4部分,几个部分分别根据具体操作流程和特点提出相应的档案服务外包工作要求:
第1部分:总则。规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系、发包方工作规范、承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范。
第2部分:档案数字化服务。规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督工作规范。
第3部分:档案管理咨询服务。规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、工作流程、信用评价与质量监督等要求。
第4部分:档案整理服务。规定了档案整理服务外包工作中发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督的要求。
1、范围
本文件规定了档案整理服务外包工作中发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督的要求。本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展不涉及国家秘密的传统载体档案整理服务外包工作。
2、规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T17242投诉处理指南
DA/T68.1—2020档案服务外包工作规范第1部分:总则
3、术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1档案整理archivesarrangement
按照一定的原则,对档案实体进行鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒,使之有序化的过程。
[来源:DA/T1—2000,5.1,有修改]
3.2档案整理外包
archivesarrangementoutsource
发包方根据需要,对指定范围内的档案,将档案整理(3.1)工作部分或全部委托给承包方的行为。
3.3档案整理服务
archivesarrangementservice
承包方根据合同约定,按照一定的原则和方法,对发包方指定的待整理档案提供特定服务,以满足发包方需求的行为。
3.4整理服务项目组
archivesarrangementserviceprojectteam
承包方根据发包方的业务需求、档案特点及其管理要求,为完成发包方的档案整理任务而建立的工作组。
4发包方工作规范
4.1总体要求
发包方应按照DA/T68.1的规定,坚持合法、安全、可控原则确定档案整理服务外包范围,开展外包工作。根据国家法律法规,结合各地区政策实际,选定符合条件的承包方,签订服务合同和保密协议,并履行组织、管理、检查、验收责任,做好对外包项目全过程、全方位的管控。
4.2前期准备
4.2.1发包方应提供待整理档案的清单。
4.2.2发包方应提供与档案安全保管和整理工作量匹配的场所、设施、设备。
4.2.3发包方应组建档案整理外包工作小组,指定专人负责与承包方对接,有序推进档案整理服务外包工作。
4.2.4发包方应明确档案整理的工作内容、工作要求和应遵守的规章制度,审定承包方的整理服务方案,与承包方做到权责明晰。
4.2.5发包方应与承包方履行待整理档案的交接手续,做好清点交接工作并形成交接文据。交接文据上应区分类别,标明数量、移交人、接收人和移交时间等内容。
4.3人员管理
4.3.1发包方应对承包方整理服务项目组人员名单的确定与调整进行审核备案(备案表参见DA/T68.1—2020附录B),并对承包方整理服务人员的情况进行监管。
4.3.2除发包方档案整理外包工作小组人员及承包方档案整理服务项目组的人员,凡进入整理场所的其他人员应履行登记手续。整理场所人员进出登记表参见附录A。
4.3.3外单位人员及承包方非整理服务项目组备案人员,均作为访客管理。访客进入整理场所应经发包方审批。访客进入整理场所审批表参见附录B。
4.4场所管理
4.4.1档案整理场所一般宜安排在发包方的办公地点,确需安排在承包方提供的场所,应在合同中明确责任。
4.4.2档案整理场所应符合安保、消防等档案安全管理要求。
4.4.3档案整理场所应设置档案存放区、工作区。整理场所外应配备专柜,供存放私人物品。
4.4.4发包方和承包方应落实专人,加强整理场所管理。
4.4.5发包方应对整理场所进行定期或不定期的巡查并建立台账。台账应反映检查时间、检查人、检查事项、存在问题、整改措施及落实情况等。
4.4.6整理场所应安装视频监控系统,实施全方位监控,重点覆盖档案整理场所的门窗、档案存放区、工作区,监控应避免直接摄录档案内容。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月。
4.4.7发包方应定期对视频进行回放检查,并建立回放记录台账。档案整理场所设于承包方的,应要求承包方移交视频监控数据及回放记录台账。
4.4.8进出整理场所人员不应携带照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备和智能穿戴设备。确需携带的,应经发包方安全检查,形成进出场记录,并指定专人管理。
4.4.9档案整理场所内除档案和必备的工具器材设备之外,严禁存放任何易燃易爆危险品,严禁将火柴、打火机、水杯、饮料、食品、动物等私人物品带入档案整理场所。
4.5设备管理
4.5.1发包方应做好整理服务所使用的信息设备和存储设备的管理。
4.5.2整理服务入场时,发包方应做好设备的信息安全技术检测和登记工作,并采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口。
4.5.3整理服务过程中,应对设备使用情况进行检查,严禁连接互联网和其他公共信息网络,严禁档案服务项目组工作人员擅自删除或下载档案数据。
4.5.4整理服务撤场前,发包方应对承包方携带的设备进行信息安全技术检测,彻底清除整理服务过程中产生的所有数据;或者由承包方按合同约定将设备移交发包方。
4.6过程管理
4.6.1发包方应加强对承包方档案服务过程中安全保密工作的监督检查,及时消除安全隐患。
4.6.2发包方应对承包方的实施质量进行监督检查,必要时引进第三方机构进行服务监管。
4.6.3发包方应及时协助解决承包方在档案整理服务过程中发现的档案应归未归、缺章少页、无处理结果等相关问题并做好收集、增补等工作。对确实无法收集、增补的,应出具情况说明。
4.6.4发包方应定期听取承包方档案整理工作的进度汇报。发现实施进度与计划出现偏差、发包工作量与合同约定有出入等情况,双方应及时沟通,必要时签订补充协议。
4.6.5发现档案丢失、损毁、信息泄露等情形的,发包方应采取应急措施并及时向同级档案主管部门报告。
4.7项目验收
4.7.1发包方在确定项目完成后,应及时组织验收。
4.7.2档案数量较大、服务周期较长的项目,发包方可组织阶段性验收。
4.7.3发包方应以国家有关标准规范和档案整理外包项目形成的招投标文件、合同、整理服务方案等为验收依据,从工作责任制和管理制度落实情况、整理场所设施设备配置使用情况、人员管理情况、整理服务质量情况、合同履行情况等方面进行验收。
4.7.4整理服务质量主要从分类的准确性、文件和案卷排列的合理性、著录的规范性、条目数据与档案实体对应关系的一致性、档号编制的准确性等方面进行抽查,抽查比例不应少于各类档案总量的20%。整理服务质量准确率要求达95%及以上,其中条目数据与档案实体对应关系的一致性、档号准确率要
求达100%。
4.7.5验收未通过的,发包方应出具整改意见并要求承包方限期整改。整改完成后再次组织验收,直至验收通过。
4.7.6验收通过后,发包方应出具验收报告,与承包方做好档案实体清点,办理交接手续。
4.7.7项目自验收报告形成之日起进入质保期,质保期一般不少于1年。质保内容和范围可在合同中明确。
4.7.8发包方应对档案整理外包项目形成的招投标文件、合同、整理服务方案、交接文据、工作联系单、检查台账、验收报告等材料及时收集并归档。
5、承包方工作规范
5.1总体要求
承包方应按照DA/T68.1的要求,加强自身目标与原则管理、战略管理、资源管理、业务管理、安全管理,遵循有关标准规范,优质高效地完成档案整理服务工作。
5.2开工准备
5.2.1承包方应与发包方充分沟通,深入了解发包方的历史沿革、机构职能、拟发包项目的概况、服务内容、服务时间、服务数量、分类方案、管理现状等信息,必要时形成会议纪要。
5.2.2承包方应编制整理服务方案,主要包括服务目标、服务依据、人员配置、服务时间、服务地点、整理方法、整理内容,以及进度控制、质量控制、安全保密措施等,并提交发包方审核确认。
5.2.3承包方应对项目负责人、整理人员等项目组成员进行岗前培训和技术交底。
5.2.4承包方制定的项目管理、质量管理、现场管理、保密管理、安全管理等制度,应提交发包方审核备案。
5.3人员保障
5.3.1承包方应根据招投标文件、合同等约定,成立整理服务项目组,按发包方要求配备具有相应知识水平、业务技能的项目负责人和整理人员,并保证项目组成员在服务过程中的稳定性。人员中途更换应征得发包方同意并及时报发包方备案。
5.3.2承包方有责任对整理服务项目组人员进行背景调查,确保社会关系清楚,历史清白。
5.3.3承包方应对档案整理服务项目组人员进行安全保密教育,签订劳动合同和保密责任书(保密协议)。保密协议条款参见DA/T68.1附录C。
5.4场所管理
5.4.1承包方可对发包方提供的整理场所提出合理化建议。
5.4.2承包方应与整理服务项目组负责人签订承诺书,明确其对整理场所负直接管理责任。
5.4.3工作期间,整理场所应封闭管理,非整理服务项目组备案人员,未经发包方审批,访客不应随意进入。
5.4.4整理场所应整洁有序。私人物品应放置在专柜,不应带入档案存放区和工作区。
5.5作业管理
5.5.1承包方应掌握所承接档案类型的整理标准和规范,按照标准和规范做好档案实体鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒等整理服务工作。
5.5.2承包方在整理服务过程中应形成相应的工作流程单,对档案整理服务各操作环节或步骤做好相应记录,保证档案整理服务过程的可追溯性。
5.5.3承包方在整理服务过程中,发现问题应向发包方出具工作联系单(见附录C)。
5.5.4承包方在整理服务过程中应建立质检管理机制,落实质检人员,对各操作环节或步骤进行质检,质检情况可形成项目问题跟踪表(见附录D)。
5.5.5承包方应定期向发包方汇报整理服务进展情况。
5.5.6未经发包方允许,承包方不应将档案、档案复制件及其他各种文件材料带离整理场所,不应带入有信息录入、传播功能的设备,不应以任何形式泄漏、传播、公布档案信息。
5.5.7承包方在整理过程中发现需要调整分类方案,或发包工作量与合同约定有出入等问题时,双方应及时沟通,必要时签订补充协议。
5.5.8承包方应将整理服务过程中形成的备查资料或认为不需要归档的文件登记造册,供发包方审定、处置。严禁擅自销毁文件。
5.5.9承包方在整理服务过程中,应落实好档案安全和保密制度,确保档案实体和信息安全,保守国家秘密,保护发包方的知识产权、商业秘密和个人隐私安全。
5.5.10在档案整理过程中需要提供利用档案的,承包方应协助做好相关工作。
5.6交付撤场
5.6.1项目完成后,承包方应提出验收申请,配合发包方开展验收工作。
5.6.2通过验收后,承包方应及时办理交接手续。
5.6.3承包方撤场前应将档案实体、电子目录、纸质目录、整理说明、工作台帐、数据及存储设备、办公设备、耗材、办公用品等移交给发包方。
5.6.4承包方携带进场的信息设备、存储设备等须经发包方安全确认,方可带离。
5.6.5由承包方安装的视频监控系统,应将监控数据和回放记录移交发包方保存。发包方应对监控数据做好安全保密工作。
5.6.6承包方撤场前应向发包方有关人员做好整理成果的使用说明,并按要求做好相关培训。
5.7后续管理
5.7.1承包方因服务项目形成的招标文件、投标文件、合同文件、整理服务方案、工作联系单、验收报告、客户满意度调查表、核算材料、支付凭证等文件材料,应及时归档。
5.7.2承包方对验收发现的问题应落实整改,直至验收通过并积极总结经验,提升服务能力。
5.7.3承包方应以发包方需求为中心,在整理服务流程中按照“计划-实施-评估-改进”循环执行,持续提升服务质量和用户满意度。
5.7.4在质保期内,承包方应依据合同约定对发包方进行回访,向发包方提供技术指导,总结项目情况并持续改进。
6、信用评价与质量监督
6.1信用评价
6.1.1发包方可对承包方的工作质量进行评价,必要时出具评价意见。
6.1.2承包方应根据企业信用评价情况建立服务信用评价档案。
6.1.3承包方应配合档案主管部门、保密行政管理部门及其他部门,做好业务管理、安全保密等各项检查。
6.2服务质量监督
6.2.1发包方档案整理服务外包工作应接受国家有关部门的监督。
6.2.2承包方应依法合规开展档案整理服务,并接受国家有关部门的监督。
6.2.3档案主管部门依法履行行业监管责任,督促档案服务外包单位落实管理责任,检查档案服务外包中的档案安全、服务质量、管理措施和条件保障等情况。
6.3服务质量投诉
6.3.1承包方应建立服务质量投诉机制,对外公布投诉联系方式。
6.3.2承包方应按照GB/T17242的要求建立投诉受理机构,定期或不定期收集各方反馈意见和建议并建立反馈意见档案。
6.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时,双方应协商处理;协商不成的,可申请调解、仲裁或提请诉讼。
纸质宝盈长盛体育
1纸质档案数字化的概念及步骤
1.1纸质档案数字化的定义
纸质档案数字化（digitization of paper-based records）是采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工处理，使其转化为可以存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并且按照纸质档案所存在的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
1.2纸质档案数字化的主要步骤
纸质档案数字化主要包括：纸质档案的出库、纸质档案数字化的预处理、建立目录数据库、纸质档案的数字化加工、图像处理、数据挂接、验收与移交入库。
2纸质档案数字化前处理工作的意义和主要内容
档案数字化前处理工作是对档案数字化转换前开展的一种专业化技术准备工作，是在充分尊重档案真实的基础上，从便于保管利用的角度出发，为适应档案数字化的技术要求开展的一项基础性工作。档案数字化前处理工作是档案信息化的基础，开展前处理工作具有十分重要的意义。第一步要确定扫描页。原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。第二步要编制页号。应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。重新编制页号时，一般用铅笔。应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。第三步是拆除装订。应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。第四步是技术修复。褶皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
2.1纸质档案数字化前处理工作的意义
开展纸质档案数字化前处理工作，对于提高档案数字化质量和提升数字化档案信息运行效益具有重要意义。
1）开展纸质档案数字化前处理工作决定了档案全文数字化资源的质量。由于各种因素影响，馆藏纸质档案存在着不少问题，在开展数字化之前需要系统解决。首先，馆藏纸质档案中，可能存在大量的效用低、重复甚至是无用的文件；其次，档案整理可能存在不规范的现象；第三，由于时间久远或保存不当，可能存在档案破损、霉变等问题；第四，由于档案著录不规范，目录数据库质量不高，导致与档案数字化后形成的全文数据库不能有效挂接。数字化前处理工作，能够系统解决前述问题，进而提高档案全文数字化资源质量。
2）开展档案数字化前处理工作有利于提高数字化档案信息运行的效益。通过数字化前处理工作，剔除了无价值的档案，去除了大量冗余信息，一方面可以节省数字化加工费用，另一方面有助于提高数字档案信息的查准率，提升数字档案馆建设效果，发挥档案数字化资源的运行效益。
2.2纸质档案数字化前期整理内容
档案数字化工作的实质就是如实转换，无论是扫描、翻拍还是模拟转数字，其核心就是将原始档案“克隆”至另一种载体形态之上，并保证内容、信息结构不变，完整和安全，同时便于查找和利用。档案数字化前期整理工作的规划及实施应以此为出发点。档案数字化前期整理工作主要包括三个部分：一是建库，二是实体整理，三是过程记录及整理。建库是数字化成果利用和发挥效用的基础，实体整理是保证质量的前提，过程管理是维护档案安全与完整，明确责任的重要环节，三者缺一不可。
2.2.1目录信息整理
此处的整理工作包括整体建库及补充著录两方面。在进行档案数字化时仍没有完整著录信息的单位需要对目录集中著录和建库，在完成编目工作后，才有可能衔接数字化对象审批、档案出库、整理、检查核对等工作；对于已建库但条目信息仍不完整的，应该对缺失、错误等信息进行纠正，以确保信息完整，从而支援档案数字化成果的服务利用工作。如进一步设置及补充人名、地名、附件等著录项目。
2.2.2核对性整理
档案具有政治性、权威性及保密性特点。为了突出档案工作严肃性，在前期整理工作中，整理人员要保持正确的态度，认真核对各项内容，如拆除装订、实体检查及数量清查等。其中针对拆除装订，是为了提高数字化效率的关键，但值得注意的是，如果纸张较为脆弱、过薄，可以不拆除。实体检查主要是核对档案内容是否完整，是否存在缺漏页现象。数量清查可以按照目录进行，确保数据库中的各个条目对应要素与实体相符合。如果发现错误，应立即纠正。
2.2.3实体修整性整理
当案卷或文件有规格不一、纸张破损、卷边折边等情况，就需要启动实体修整工作，以确保档案实体平整清洁，适于数字化。修整性工作包括美观性整理与加固性整理。美观性整理主要是指档案材料的清洁，包括清扫灰尘，去除残留装订物，舒展折边卷边等。其目的是使纸质档案实体高质量进入扫描设备。加固性整理，一般指对非标准规格档案、破损档案、过脆档案进行衬页、托裱等，进一步保护和延长实体寿命。
2.2.4管理过程记录整理
受到程序复杂、工程量较大等因素的影响，纸质档案数字化前期准备工作，常常会出现过程不明、衔接不畅等问题。因此应重视对档案的检查及验收，兼顾档案版权、安全等方面。条件允许的情况下，应对整个整理过程进行记录，为档案数字化审批、出入库等工作提供一定支持，促使表单能够随着数字化工作深入而充实。
3纸质档案数字化前期整理标准分析
3.1实体标准
档案实体是数字性复制和保护的客体，是数字化设备的直接作用对象，是直接影响档案数字化品质的关键因素之一。在实施数字化之前，其档案实体的客观整理标准就是客观判断档案实体状态，最小干预、真实还原，最大限度保留原始档案的原汁原味。它的整理标准包括：页码标记完整准确，不缺页跳页；档案案卷或文件整洁整齐，无卷边，无折页；如遇纸张发脆或载体破杯（如虫蛀、磨损等）要以宣纸托裱、修补或加固；页码规范，无跳页缺页漏页；脊背装订且纸张状况良好的可视情况进行裁剪，非标准规格的档案应通过接边、衬纸等方式进行加工，利于快速扫描。
3.2著录标准
人类社会进入到新时期，档案载体不断发展，传统著录标注已经无法满足档案发展需求。因此针对档案内容的选择、分析，不仅要尊重档案真实性，且需要关注数字化手段、背景记录等，以此来满足档案使用要求。针对著录标准来说，应确保各要素完整性、项目全面，严格按照相关规则，以此来丰富档案著录项目，增强档案著录检索价值。针对与技术相关的档案，应对其背景、时间及色彩空间等进行完善，促使档案转型有序进行。
3.3检查标准
档案数字化的手段是转化，目标是长期保存及利用。为避免数字化过程中诸多不确定因素，确保工作品质，应加强对数字化前档案实体、逻辑、著录状态等方面的全面核查。概括来说，数字化前期检查标准主要落实在以下方面：数字化审批单是否手续完整，数字化清单是否准确符实；实体方面页面整洁，页码标识清晰，页码页数一致，数量正确，附件完整；逻辑方面页号连续，不缺不漏，语义完整，档号与实体内容相符；著录方面条目著录要素完整、标识准确，无漏无缺。
3.4管理标准
档案数字化作为一项系统性工作，需要对版权涉及的文字、图像进行数字化处理。而这一环节涉及一定的法定事项、所有权等。因此加强对档案数字化管理显得尤为必要，不仅能够确保档案信息安全性，且能够提高数字化转化水平。针对管理标准来看，应注意以下几项内容：如是否拥有法人签字认可的审批表、数字化行为是否授权、是否具备加工流程单等。在实践中，积极落实责任制，不断提高档案数字化管理水平，从而促进纸质档案数字化工作顺利开展。随着纸质档案工作不断发展，还需要加强对内容及标准的研究，逐步完善档案数字化转型工作，提升档案数字化工作品质，为我国经济社会可持续发展提供依据。
4有效开展纸质档案数字化前整理工作的对策
4.1建立完善安全保密制度，确保档案信息安全
在开展档案数字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并严格执行，同时加强保密宣传，增强本单位全员的保密意识。其次，要对数字化加工人员的保密素养进行审查，保证其严格执行工作流程，防止在工作环节中失泄密。第三，要加强档案数字化硬件设施管理，确保数字化过程中的档案信息安全。第四，要加强档案计算机管理系统的安全管理，保证涉密网络与互联网物理隔离，防止数字化成果泄密。涉密档案的安全保密问题贯穿数字化加工的全过程，在档案数字化工作中我们要始终把档案安全保密工作放到工作的首位，杜绝失泄密，保证档案信息的安全。
4.2统一建设标准，把好档案质量
档案数字化建设与信息技术息息相关，而信息技术涉及面很广，要想实现档案的便捷管理和信息共享，需要制定统一的档案数字化建设标准，以使档案资源在各软硬件平台皆能具有较强的兼容性，也便于档案资料的保存与传递。这一方面需规范纸质档案数字化转化的格式，另一方面也应处理好音视频档案数字化转化、一体化利用、各数据库之间无缝衔接的问题，通过统一建设标准，规范档案数字化管理，以实现档案信息在互联网时代的高效传输，加快档案的信息化、网络化发展。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。
4.3建立电子档案著录规则，明确数字化成果著录项
于《档案著录规则》(DA/T18—1999)在电子档案著录工作上存在很多局限性，随着档案信息化的不断推进，电子档案著录工作也将不断深入，为了满足电子档案著录工作的实际需要，加强电子档案的管理，国家应尽快制定电子档案著录规则，明确电子档案著录项。明确电子档案著录项可以对数字化前整理的著录环节进行规范，准确地对纸质档案数字化成果进行著录，不仅可以有效提高纸质档案数字化成果的检索成功率，增加档案的利用率，同时还能够保证电子档案的真实性、有效性、完整性，从而发挥档案的凭证作用。
4.4严格纸质档案数字化前处理
在档案数字化过程中，前整理工作直接决定了档案数字化工作的质量。此次实施的新规范增强了数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求。在实际工作中，我们还可能遇到各种各样的情况，比如档案内容残缺，档案内容信息敏感不宜公开，档案内夹有订书钉、曲别针等金属物。这些都需要我们在数字化进行前做出相应处理。对内容残缺的应及时进行记录，对不宜公开的敏感信息暂不进行扫描，对订书钉、曲别针等金属物应予以拆除等等。总之，纸质档案数字化前处理工作作为馆藏档案数字化的第一步，是最基础也是最重要的环节，严格做好这一环节的工作，对提高档案数字化质量和提升数字化档案信息利用效果都具有非常重要的意义。
4.5科学界定纸质档案数字化范围
科学界定纸质档案数字化范围，是做好馆藏纸质档案数字化工作的重要环节。数字化对象范围界定的科学、合理，将对我们的数字化工作起到事半功倍的效果。纸质档案数字化工作的起步阶段，我们通常是以馆藏档案的年度为计划向前推进。但随着纸质档案数字化工作的深入开展，大家越来越认识到，方便、快捷地提供利用是纸质档案数字化的主要用途。也就是说，在现阶段，纸质档案数字化的根本价值取向是方便和利用。以年度为计划的数字化工作，虽然工作量完整且便于统计，但对于其中一些利用率低的档案，是既花费了时间、人力、物力，又占用了存储空间，可以说毫无意义。因此，在数字化前，我们必须进行充分的调研，对利用频率高的档案首先列入数字化范围。
4.6加快专业数字化人才培养
纸质档案数字化全程管理的实施主体是具有主观能动性的人，无论是组织实施、技术保障，还是监督检查、成果验收，都离不开人这个主体因素。那么，什么样的人才能胜任这些工作，更好地履行各环节的职责呢？这就需要专业的数字化人才。专业数字化人才在纸质档案数字化过程中发挥重要作用，是保证数字化工作快速高效进行的关键。因此必须加快对这类人才的培养力度，引导和鼓励档案工作者更新知识、提升能力，尽快造就一批档案信息化建设需要的专业数字化人才。同时，我们还应完善人才引进体系，引进计算机人才加入到档案事业中来，为纸质档案数字化的顺利、高质、高效的开展做好人员保障。
