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时间:2022-08-31 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  无锡宝盈长盛体育档案分类整理的方法:

  一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

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  1、以“案卷”为单位整理。

  1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

  2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。

  3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,50px三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

  4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

  5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围

  (1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

  (2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

  (3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

  (4)会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

  6)按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

  2、以“件”为单位整理。

  1)以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。

  2)一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。

  3)以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

  4)以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

  5)以“件”为单位档案整理的适应范围:

  (1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。

  (2)企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理,

  (3)声像、电子、实物档案按“件”整理,电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》

  无锡宝盈长盛体育说完了档案的分类,再来说说排列,档案整理的目的就是使档案资料有序化,怎么算是有序化呢?经过分类之后,分出来的一堆堆的材料怎么排序呢?这个就是今天要解决的排列问题。

  排列

  在《归档文件整理规则》中,关于“排列”的说法是:

  归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

  同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

  会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

  先解释重点词,什么是“最低一级类目”?

  最低一级类目是指档案分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。

  如果,采用“年度——保管期限——机构”分类,“机构”是最低一级类目;

  假如是按照“年度——保管期限——问题”分类,“问题”是最低一级类目。

  再来解释一下,什么是“事由”?

  事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较为紧密的工作过程,如一项工作、一次活动、一次会议。它不是指一类相同性质的事情,也不是指一方面的工作内容。

  这“最低一级类目”和“事由”感觉是上面那简单几句话里最难理解的两个概念了。

  排列,在现代汉语中是指按次序排队、安放或编排。

  在档案整理中,也讲究把分好类的档案资料按照一定的次序排列好。

  那今天所说的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

  排列的原则与方法

  最低一级类目是采用组织机构分类法分类的归档文件,可依据编制部门下发的编制文件中的内设组织机构次序或机关习惯次序进行排列。一般是综合性部门在前,业务性部门在后。

  最低一级类目中采用问题分类法分类的归档文件,可按照分类方案所编排的问题顺序排列。一般党群工作类在前,行政管理类、业务工作类在后;综合类在前,专题类在后。

  这个说的就是,分类方案里已经定下的最低一级类目的排列顺序了。

  在最低一级类目内的排列原则就是“时间结合事由”。

  具体可以这样理解:

  在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列;

  同一事由的归档文件应集中排列在一起;

  同一事由内归档文件按照文件形成时间或重要程度或时间结合重要程度排列;

  不同事由的归档文件应按照时间顺序排列;

  会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

  排列的具体操作步骤

  假设一个单位采用的是“年度——保管期限——问题”分类方法,

  按照问题分类法可以把一个单位档案资料分成综合、农林水、宣教文卫、组织人事、工交计财、宣教卫生、精准扶贫等几类,而且分类方案是按照这个顺序编排的。

  那么,经过分类之后的单位档案最容易出现的场面就是永久综合一摞、永久农林水一摞、永久宣教文卫一摞、永久组织人事一沓、永久工交计财一沓、永久宣教卫生一摞、永久精准扶贫一沓。

  先确定这一摞摞资料总的排列顺序是:

  永久综合—永久农林水—永久宣教文卫—永久组织人事—永久工交计财—永久宣教卫生—永久精准扶贫。

  然后在永久综合里按照“时间结合事由”进行排列,

  其他类别内的以此类推。

  比如说,开一次会议,形成了会议记录,会后又形成了会议纪要,这两份文件就属于同一事由,应排列在一起,会议记录在前,会议纪要在后。

  如果说是开展一次活动,活动形成若干份文件,可以按照活动开展的过程或者文件的重要程度进行排列。

  自此,经过细致分类和系统排列的档案资料,可以反映归档文件之间的历史联系,体现事情的前因后果,从而满足利用者的利用需求。

  虽然在《归档文件整理规则》里对排列的说法,就寥寥数字,但是要解释起来,还是有点费劲,说白了,排列就是解决哪份文件放前,哪份文件放后的问题。一般情况下,对档案资料进行分类后,就想着大类按照分类方案上定的顺序排列,最低一级类目里按照“时间结合事由”的顺序排列。原则是虽然是这样定的,但是档案整理还是带有很强的主观性的,没有对错之分,只要排列过后的文件材料可以显示文件之间的历史联系、因果关系就好。

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