文件怎么归档整理？归档文件整理工作按照要求一般应该由机关文书处理部门和业务部门来做，由机关档案工作人员进行指导。但是在基层，尤其是市、县（区）一级的机关单位，大都是档案人员兼做文书处理工作，因而归档文件整理工作也就成为机关档案工作的主要工作。
又由于基层机关单位的档案人员更换频繁，所以，指导各机关单位归档文件整理工作就成为基层档案行政管理部门的一项日常主要的业务指导工作。当然，机关档案工作还有其他很多内容，基本上涉及档案管理工作的各个方面，在机关单位除了有文书档案外，还有专业档案以及照片档案等，限于篇幅，不能一一做具体阐述，这里仅以对归档文件整理的指导为例，做具体阐述。
文件怎么归档整理
一、档案整理定义
是指将处于零乱的和需要进一步条理化应归档的文件材料，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立档案全宗等，组成有序体系的过程。
二、档案整理的基本要求
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
三、档案整理的范围
1．凡是本机关在党群工作、行政管理和业务管理工作活动中形成的以文字和纸质为主要信息记录方式的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
2．应归档的其他载体档案，包括录音、录像、光盘、磁盘、照片、证书、奖旗、奖杯等。
四、档案整理的方法
档案整理的方法有两种：一是以“件”为单位整理，二是以“案卷”为单位整理。
1．以“件”为单位整理。就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。所谓“件”。一般来讲，一份文件材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。
文件材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，请示与批复为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件，用档案盒存放。
2．以“案卷”为单位整理就是立卷。即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2、1.5、2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者市档案局有关要求以“卷”为单位整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。
基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
3．档案整理操作流程。按“件”整理的档案整理步骤是：收集、归档判断、确定保管期限、文件分类、排列、装盒（实为分盒）和编盒号、编制归档文件目录、填写备考表、打印目录、装订文件、盖归档章、填写档案盒封面、编制目录检索工具、档案排架；按“卷”整理的文件整理步骤是：收集、文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
五、档案分类方法
档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
（一）大类的设置
原则上各立档单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
（二）各大类档案的分类办法。
1．文书档案分类方法
①年度——保管期限分类法；
②年度——保管期限——机构（问题）分类法。
2．业务档案按种类---保管期限---年度分类法。
3．科技档案采用种类---保管期限---年度分类法。
4．会计类档案分类有2种方法
（1）采用种类---保管期限---年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
（2）年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、账簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5．声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；
6．电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；
7．实物档案一般采用载体形式--年度分类法，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8．图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
六、档案整理的质量要求
（一）组合（卷）要求
1．齐全完整。归档文件材料以“件”为单位应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏；收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。
2．分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限明确，不互相交叉或重合。
3．保持文件之间的内在联系。
a、时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一件档案内容相互关联有多个时间特征的，分年度时，以文件签发日期（成文或办结日期）为准，据以判定文件归档年度。临时性机构撤消后，如果文件材料较少，可以不分年度，放在工作结束年度归档。
b、来源联系。原则上要求区分级别，将上级、本级、平级、下级的文件分别组卷；文件材料较少时也可跨级组成同一卷，但必须注意排序，先上后本再平下。对有密切联系或有针对性的上、下级文件，视同本级文件组卷。
c、内容联系。要求保持卷（盒）内文件内容的单一性和内容相近的文件的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。
同一个问题、一次会议、一项工程、一个专题、一个案件、一次活动的文件材料应收尽收，保管期限高格处理，最高期限为永久的，全部从永久，最高定30年的，全部为30年。归档文件以“件”为装订单位，单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷装盒。
不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、光盘、磁盘等与内容相关的文书档案分别整理、分别存放、统一编目，并在目录中加注说明，相互对应。在按问题分类时，文件归档应根据文档内容有规律地进行排序，并保持连续性，某个内容的文件在上年放入哪类中，今年亦归入同一类，保持延续性以便于查找。
4．正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的《档案保管期限表》，将归档文件按不同的保管期限分开。
（二）外形要求：
（1）装具要求。采用由本市档案局统一监制的规范化、质量可靠的各种档案装具。
（2）填写档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，背脊项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。
文书档案盒样式：
科技档案盒样式：
七、文件级档案整理操作流程、操作技巧及注意事项
（一）收集
每年年初档案室(或办公室)将上年度处理完毕的文件材科统一收集到档案室(或办公室)。立卷归档是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点。在正常情况下，机关档案室的收集工作是通过一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书部门或业务部门及文件工作者，将社会活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存的活动过程。
1．收集范围：上年度领导和各部门处理完毕的文件材料。
2．收集时间：每年的1—3月份。由办公室发通知，提要求。
3．收集方法：要立足本单位，以本单位职能活动形成的文件材料作为重点，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；特别是重大活动事件材料的收集，防止不归，少归。
（1）账内文件的收集依据本单位收发文、用印、打印登记簿等。
（2）账外文件的收集
①会议文件。包括会议记录、领导外出开会带回的会议文件，负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录等;
②上级机关批转、转发本机关的文件；新闻媒体报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等；代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。
③本机关的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责；本机关及内设部门工作计划、总结、调查材料、情况报告、领导班子及成员的述职报告等；与外单位签订的各种合同、协议；本单位编印的简报、出版物定稿、样本、机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等，向报社、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告等信息;本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作形成的文件材料；审计结论等；领导干部个人重大事项及收入申报的情况报告；联合发文副本；本单位财产、档案交接凭证等。
④本机关党组（党委、党支部）和人事部门形成的文件材料。如干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定、考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表、各种介绍信、党员、干部、职工、离退休人员花名册等。
本机关上报的各种基本数字统计表：如党员、团员、干部、离退休、公务员、机构编制、人事、党政人才资源、国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表；党员活动、工资、劳动情况、保险福利费用构成情况、国有资产统计年报表、财务决算报表、纪检监察案件统计报表。
⑤政府部门在采购过程中形成的报告、标书、合同等。如用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同等记载竞标和采购合同鉴定过程中的文件材料；合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料；
⑥本机关检查下级单位的工作、调研时形成的文字材料。
⑦不经收发文登记属于公务活动的领导人信件等。
（3）文件收集是否齐全，至少在3个字上做文章。
第一、“全”字。要求在以下几个方面都应当收集齐全。
①一个机关内每一个部门，防止内设机构因工作需要把重要档案不移交；防止只移交副本或复印件，正本自留，防止不移交电子文件；
②一次会议整套材料；
③一项工程；
④一个案件；
⑤一份文件；发现其中有无重要文件缺失不完整的情况。
第二、“新”字。
①新项目，如招商引资、立体开发等。
②新领域，如产权变动、资产评估、住房改革、人事制度改革包括人员分流、下岗、待岗等。
第三、“特”字。要突出本部门本行业的特点。
（4）做好平时立卷。按内部机构职能每一个小类设一个预备卷，文件承办后对号入座。
4．检查移交文件材料的质量。
①检查收发文的正文和附件、收文阅办处理单、定稿与印件是否齐全完整。注意：计算机输出的定稿一定要附发文处理签和加盖骑缝章，避免弄虚作假，维护文件的真实性和凭证性。
②检查已移交的文件签发手续是否齐全。
5．收集时必须办好交接手续。交接双方应根据归档文件移交表或案卷目录详细清点，并签字负责。
（二）归档判断
判断所收集的文件材料是否归档。对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归档范围的剔除。
1．归档范围。
归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。
机关文件材料归档范围包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围也包括四个方面：一是上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2．注意以下几点：
①重份文件不要，拣选时要注意保留上面有领导批示或其他承办标记或说明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件；
②属归档范围的传真纸文件要复印，用复印件归档，原件附后；
③前文有误，后又补发文件的，有误文件不要归档；④批复与请示放在办结时归档，只有口头答复，没有正式文字的要注明。
3．将属于归档范围的文件初步整理。
①发文，将发文稿纸、发文底稿放在正文之后；
②请示与批复，本机关的文件在前，外机关的文件在后；
③正件在前、附件在后，转发件在前、原件在后，原文本在前、译文本在后。
④重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；
⑤非诉讼案件的结论、决定、判定性文件材料在前，依据材料等在后
4．本机关产生的不归档文件的处理。
①本级红头文件和重要资料作发文汇集。
②其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随意处理。
（三）确定保管期限
1．文书档案的保管期限
根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定，各立档单位都要制定符合本单位实际情况的《档案保管期限表》，将归档文件按永久、30年、10年区分保管期限分开保管。
（1）永久保存的档案有以下八个重要方面：一是本级制订的法规政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的文件材料。三是本机关机构人事方面的文件材料，如机构设置、撤并、名称变更、人事任免、评先、人员定岗定编、招聘、印信启用和作废等。
四是本机关职能活动中形成的：如年度工作计划、总结、规范性文件、重要业务文书、重要的专题调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表、台账、各类花名册等。五是本机关关于重要事项的请示、报告与上级机关的批复、批示和与本单位相关的专项调研、通报等。六是本机关房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记或处置等凭证性文件材料。
七是上级机关制发的重要文件，主要是指法规文件、行业标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握文件材料的重要性和一般性，确定保管期限，要从机关职能活动规模大小、影响力、是否具有历史查考价值等诸多因素来考虑。
（2）定期保管的档案。定期30年和定期10年如何区分？总的原则是：比较重要的有历史查考价值的文件材料存30年，一般的对今后工作有一定参考价值的存10年。
一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。
四是本机关人事管理工作形成的一般性文件；包括工作计划、总结、专题调研材料等。五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。
至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。
七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。
八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
2．会计档案的保管期限：
（1）会计凭证：保管15年。
（2）会计账薄：现金日记账、银行日记账保管25年，总账、明细账保管15年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
（3）会计报表：决算报表永久保管（包括文字分析），会计月报表保管15年。
（4）其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对账单保管5年。
3．科技档案的保管期限：基建、科研：永久，设备档案：长期。
4．音像、电子、实物档案的保管期限：永久。
5．业务档案保管期限:按上级业务主管部门要求或档案行政主管部门根据其单位业务档案存在的价值确定。
（四）分类
1．分年，把文件材料按形成年度分开，不同年度的文件不能混淆；
以“件“为单位整理的年度划分方法：以文件落款时间来确定文件所在年度（取消针对年）。注意以下几点：
①请示与批复，应放在一起归档；没有复文的，放在请示年归档。
②跨年度的会议文件、校庆、县庆、厂庆、院庆等放在结束年立卷。
③跨年度的案件放在结束年立卷。
④其他文件，应放在文件材料形成的年度组卷，如跨年度的计划与总结必须放形成年度。
⑤临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。
⑥没有落日期的文件，可根据文件材料的内容标明一个比较接近的时间：a、会议材料按会期。b、以训代会形成的材料，如典型发言、讲稿等，按办班时间c、统计报表按当年最后时间或第二年1--2月。
⑦对在有专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度分类。
2．分级别，把相同年度的文件材料按形成机关的级别区分开，分成上级、本级、下级及平级四种；对有密切联系的文件不能按形成机关的级别区分开，下列文件材料要放在本级文件中一起组卷：
①本机关的请示与上级的批复。
②本机关的函与平级的复函。
③下级的请示与本机关的批复。
④上级针对本机关机构设置、人员编制、下达任务、经费指标文件、专门研究本单位工作的会议纪要等针对性的文件，要放本级。如果是针对本系统、本行业，其中包括本单位的放上级。
⑤上级任免、表彰、处分含本机关或本机关有关人员的文件放本级（但需要修改文件标题）。
⑥上级指定要本机关专门办理的文件（如人大、政协提案、议案办理答复等）。
⑦上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告放本级。
⑧与外机关联发文件和召开会议的文件放本级。
3．分保管期限：
（1）对照国家档案局8号令和本单位制定的《文书档案保管期限表》划分文件材料的保管期限。
（2）以“件”为单位整理的定为永久、30年、10年。
（3）几点技巧：
①本单位的文件以永久居多；
②上级发文特别重要的政策法规文件为永久，其它规定、办法、实施细则定为30年（长期），多数文件定为10年（短期）；
③其他外单位发文可以作为资料备用或者归档为10年。
4．分问题或事由。把机关单位（机构）在同一年度产生的文件材料按照机关单位（机构）的职能，概括为若干个问题，文件材料按其内容反映的问题分开，把相同或相近问题的文件分在一起。
（1）综合考虑：问题、厚薄。
（2）分问题（事由）的具体方法：
①行政、事业单位。a综合类（含文秘、机要、保密、档案、信访、后勤、保卫等）；b、职能类(参照本机关内部组织机构职能性质来设置类别，如果文件材料不多，各职能股室可以合并)。
②企业。a、党群类；b、行政类；c、技术管理类；d、经营管理类。
（3）具体问题具体分析：
①同一问题如太厚可分两卷或2盒；
②几个相近的问题页数太少，则可合为一盒（卷）；
③同一刊物、简报按名称及年内所有期数组卷；
④机构成立、人员任免、表彰奖励、处分等合为一卷。
（4）几点技巧：
①关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量多时，就可以分为若干个案卷，分别组合；
②关于同一个问题、同一次会议、同一个名称的文件材料数量少时，又可将几个问题或名称的文件材料按相同保管期限组合为一卷；
③如果保管期限不一致，档案数量又少，无法分别组成一个案卷时，可适当将保管时间短的文件材料提高一个保管档次，再把相同保管期限的文件组合在一卷。
④一盒以最厚不超过3.8厘米为宜。
（五）文件排列
排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。
一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
1．排列要求。
（1）上级来文按同一文号集中排列在本级归档文件之前。
（2）本级文件按综合、政工、业务等顺序排列。
（3）同级文件按单位结合时间排列在本级文件之后，
（4）下级文件排在最后。
2．具体文件排列方法
（1）同一事由内：
①按文件形成时间先后；
②按文号顺序结合时间。
③综合类文件按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序排列
（2）不同事由的归档文件：
①一个作者，几个问题，先按问题后按时间先后，如计财处在财务管理、专项拨款和财务审计等问题的组合中，可采用上述方法。
②按文件内容的重要程度。将综合性工作排在前面，具体
业务工作排在后面。
（3）事由具有的共同属性：
①一个事由、几个作者，如人事卷，可分成机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、职称、调资等小类，每小类内再按时间排。
②一个事由、几个地区，如各乡镇上报县的统计报表、名册等，可按原来的老区分成小类排列。
③非诉讼案件材料，按决定——报告（或书面材料）——旁证——个人交待材料。
④具有保存价值的零散文件（可插在相关的文件后面）。
在排列中，密不可分的文件应排列在一起，如正文与附件，正文在前，附件在后;正文与定稿，正本在前，定稿在后;有几次稿的，定稿在前，修正稿依次排在后;请示与批复，本机关的文件在前，外机关的文件在后。
（六）归档文件装盒、编盒号
文件排列好后，根据厚薄确定盒数，并编制盒号。
1．归档文件的装盒。
归档文件应严格按照件号的先后顺序分别装入档案盒。
装盒的具体要求是：
①不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒；分机构（问题〕的情况下，不同机构（问题）的归档文件原则上不能放入同一档案盒。
②分盒时应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损，也不能太空。档案盒厚度有2．3．4厘米3种
2．分盒排列方法：
①“保管期限---年度---级别---问题”排列法。
第一步：把文件按永久、30年、10年分开，把相同保管期限的文件排列在一起。
第二步：在同一个保管期限内，把同一个年度形成的文件排列在一起。
第三步：同一年度内，上级排前、本级排中、同级和下级排最后。
第四步：同一级别内，按问题排列。本级按综合、政工、业务，法规，群团等排列。或党支部、办公室、人事科、财务科所属机构来排列。
②无论采用何种方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本统一。
3．编盒号。盒号，即归档文件的排列顺序。编盒号是把文件和档案盒之间的排列顺序用一定的方法固定下来，便于保管和利用。注意3点：
①机关单位从2001年起，按3种保管期限都从“1”号开始各编一个流水号，第二年接着编号。
②企事业单位按十大类分类的其党群、行政、生产技术、经营管理分别编制流水盒号。
③注意新老两种保管期限盒号的衔接。2008年起永久接上年的永久，30年接上年的长期，10年接上年的短期。
（七）编制文件目录
“文件目录”是登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在文件之前。
应将文件材料的排列序号、文号、作者、题名、日期、页数等有关项目，按照国家规定的标准的“归档文件或卷内文件目录”格式进行填写。
目录项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
1．件号（顺序号）：件号是同一年内同一保管期限中文件材料的排列顺序的序号，即文件的件号，是一个流水号，从“1”开始，最低一级类目下，盒与盒之间的文件件号必须相连，且不得断号、重号、跳号。顺序号是卷内文书材料依其排列先后填写的序号，第二卷数字不能相连，每卷从“1”起依次标注。
2．文号：发文机关的发文字号，由机关发文代字、发文年度、发文顺序号组成。要照实抄录，没有文号的可不填。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如"会议文件之一"或"某刊第几期"等。
3．责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的作者或署名者。
①“责任者”一栏一般填写单位名称，以印章为准，如“宁乡市史志档案局”，领导讲话、论文、讲义等均可填写个人；领导签发令，要写其职务及人名全称，用“（）”标出；
②责任者名称过长的可填写通用简称，如“中共宁乡市委办公室”可简称为宁乡市委办，但不能填“本办”、“本委”等。
③联合发文的，一是必填主办者，二是必写出整理存档单位，其他用“等”字代替。
④未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写；
⑤另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者；
⑥花名册、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、户籍变更存根等的责任者一律为文件中印章所指的批准单位，无批准单位印章的以填报单位所写字样为准。
4．题名：文件材料的标题，要求照实抄录，不得随意更正。没有标题或标题不能说明文件内容的，可加拟标题，外加“［］”。
①责任者栏填了作者，则可在题名中省略作者。
②没有题名或题名含义不清，应根据文件内容重新拟写或补充题名，外加“［］”。如“通知”等。
③会议记录拟出每次会议内容和时间，一次为一件，外加“［］”。
④任免、奖惩、调配等公文，需在题名之后，加上涉及的本单位其他有关人员的姓名，外加“［］”，上级研究本单位有关工作的会议纪要等，须在原题名后用“［］”标出研究内容等。
⑤批复与请示等，虽只编一个件号，但附件可作为副标题另占一行书写。
⑥相同的文件标题不能打省略号；
⑦干部调动介绍信等一本为一件的，须写出每个人员的姓名，一行可多写几个名字。如被批准单位这方面材料少可一人为一件。
5．日期：必须是印章所盖处或文件形成日期，用8位阿拉伯数字书写。
①多份文件（如组织关系等）作为一件的，可标起止时间。②一份文件有几个时间特征的，以具有法律效力的为准。③几份文件为一件的，以正本为准，回复性以复文为准。④对无日期的，应根据文件内容加以考证并填写，外加“［］”。如会议材料标会期；办班材料标班期；报表标当年底；实在不清楚的用4个0代替。如20080000。
6．页数：页数即填写一件文件的总页数。
每件从“1”开始编写。文件只填止号；会议记录按本编流水号。两面有字两面编号；空白页不编号；印刷品后面接着编号；文档页号编在右上角。使用铅笔、钢笔填写均可。
7．备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、补充、移出等。
①请示与批复分开归档的应注明去处。
②只有复印件缺原件、文件秘级、传真件应注明。
③以上级名义起草的文件，要标明定稿已移交上级归档。
④会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中。
（八）填写备考表
凡需对卷内文件情况（如缺损、补充移出等）加注说明的。
1．“备考表”放在全盒（卷）文件的最后，一般是印在卷皮封三处。要求各项目填写齐全、完整，字迹工整；
2．备考表项目包括：本盒（卷）情况说明、整理人、检查人、日期；
3．卷内备考表填写方法：
①本盒（卷）情况说明：包括该盒（卷）内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）、归档文件起止件号等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。
②立卷人：由责任立卷者签名(一般是综合档案室的专职档案人员）
③检查人：由案卷质量审核者签名（指分管档案工作的部门领导）
④日期：填写完成立卷的日期。
（九）打印
将已经编制好的目录进行打印，为了统一、规范，文件目录编制好后必须打印。
1．永久、30年的一式五份。一份放在文件材料之前，另四份装订成册。
2．10年的打印2份。一份放在文件材料之前，一份装订成册。
（十）装订
归档文件的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。
1．装订前的准备工作：
①修裱孔洞残缺破损的文件；
②复制易褪变的文件；
③取钉；
④折叠和粘贴（指超大型的纸张应折叠一下、小型的要粘贴在A4纸上）；
⑤页次排序；
⑥装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读；
⑦空白纸张要抽除。
2．具体装订要求：
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；
统一使用不锈钢订书钉装订。
10年的可不取钉，但每件需成整体，不能散。
（十一）盖归档章
文件编号、编目项目固定之后，要以归档章的形式逐渐标识在每一份归档文件上，以明确归档文件在全宗中的坐标，确保归档文件借阅后归位。方法是将归档章盖在文件首页上端居中的空白处、再规范填写归档章项目
归档章一般采用黑色印泥，盖在归档文件首页上端居中的空白处，再逐件编写归档章有关项目。
一个单位归档章加盖的位置应统一；归档章不要遮盖领导批示、文号或文件内容；若归档文件前有文件处理单(或办文单)，归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。我市归档章目前式样如下：
1．全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。由市档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。
2．年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007”
3．保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”，“30年（2008年以前为长期）”，“10年（2008年以前为短期）”。
4．件号：件号为文件的排列顺序号。分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从“1”开始逐件编号，永久，30年，10年分别编顺序号。
馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要，机关档案室不用填。
5．机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。（我市这栏多数单位可以不填）。
归档章样式：
（十二）填写档案盒
将已整理并装订好的每件归档文件放进档案盒并规范填写档案盒封面和背脊。
档案盒是归档文件的装具，封面盖章一律用耐久的黑色印油;手工填写的一律使用碳素墨水；涉及数字一律用阿拉伯数字，盒号和件号用铅笔编写。
1．封面填写。应使用全称或规范化简称标明立档单位名称，如“中国共产党宁乡市委员会”简称为“中共宁乡市委员会”；“湖南省人民政府人事局”“简称为“湖南省人事局”。不得简称为“本委”、“本省人事局”。可刻章盖印。
2．盒脊填写。盒脊项目有全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号，档案盒盒脊应根据竖式还是横式的摆放方式，在盒脊或底边准确填写。前三项可刻章盖印。问题栏用铅笔标明该盒档案事由，如“本级综合”，方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制。盒号是指档案盒的排列顺序号，按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。
（十三）编制档案目录检索工具
编制归档文件说明、归档文件目录册，并规范装订、填写
1．编制归档文件整理说明。
各立档单位在整理完毕当年的档案后，必须编制归档文件整理说明，打印4份，2份放永久档案的文件目录册里（随档案移交档案馆），置于案卷目录的前面。一份放全宗卷里，一份存档。
归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。
2．编制归档文件目录册：
成册方式应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的制作5套，一套随归档文件放入档案盒，2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的制作2套目录。
3．归档文件目录夹的填写：
（1）封面和背脊项目。有全宗名称、年度、保管期限、问题4项。
（2）填写方法。全宗名称填写立档单位的全称或规范的简称。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年、10年；问题填大类名称。
（十四）档案排架
将档案按顺序排到档案架上
根据分类方案按保管期限、年度或问题、年度、保管期限等排列。
1．多数单位是在同一保管期限下、分年分级、按盒号或案卷号顺序从小到大排列。
2．不同保管期限的档案要分柜分架排放（企业不同）。
3．排列顺序：从左至右，从上至下依序排列。
