为了更好的规范文书档案管理,不断提高档案管理工作的规范化水平,监利宝盈长盛体育扎实有效地开展了档案整理工作。在整理过程中,工作人员对每一份材料进行认真分析,剔除重份、无保存价值的文件材料,把所有应归档文件科学合理地分类、排列、编号、装订,齐全、完整、准确、规范地纳入档案管理程序。
监利宝盈长盛体育通过文书档案整理工作,让更多的人充分认识到档案管理是单位管理工作中的重要部分,是提高单位工作效率和质量的重要条件,整理工作是记录事实和还原历史的重要工作。
社区居委会文书档案的整理方法
一、归档目的
有利于规范社区档案管理,提高社区工作效率,保证文件材料的齐全与完整,更好地保管和利用档案。
二、归档原则
遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,便于保管和利用。
三、归档要求
1、做好文件材料的收集,收集的范围按照《社区居委会文书档案归档范围及保管期限表》的规定,凡应归档的文件都必须齐全完整。
2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物,归档时都必须去掉,并用对纸张无损害的粘合剂(乳胶)将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。
3、归档文件统一采用A4纸规格,大于A4规格的要折叠或裁剪,小于A4规格及破损的要托裱。如果整本(册)文件为16开规格的,不用托裱,但必须保持整齐划一。
四、归档整理方法
1、总的方法:顺其自然,单件归档。即顺应文件形成的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。
2、“件"含义
①单份文件,一份文件为一件;
②正件与附件合为一件;
③来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;
④会议记录每次为一件;
⑤各种报表、名册、图册等,一册(本)为一件。
3、编制页码:原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
4、分类
按年度——类别(党务工作、行政工作等)——保管期限(永久、长期、短期)由各专职人员进行分类,整理归档,交社区居委会档案室集中统一管理。
5、编号
①归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式:
全宗名称
年度
件号
类别
保管期限
机构
②档案章的项目及填写内容:
全宗名称:填写社区居委会名称。
类别号:一个建档单位不同门类档案的代号。如:文书档案:A。
机构或内容:填写类别名称。如:党务、行政。
件号:文件的顺序号。按类别(党务工作、行政工作)、保管期限(永久、长期、短期)编制1个流水号,每年断号。
年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注。如:“2000”。
保管期限:归档文件保管期限的名称。如:“永久”。
在每年归档工作结束后,如发现有其它文件没及时归档的,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
档案章用黑色签字笔填写。
6、装盒及填写盒内备考表
①归档文件编号后。按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒,不同类别的档案不能装入同一个盒中,并按要求在盒的脊背上填上各项内容(用红色的印章盖印,机构一栏用色红色签字笔填写)。盒号暂不要编。
②填写盒内备考表
盒内情况说明:主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可不用填写;
整理人:负责整理归档文件的人员姓名;
检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名;
日期:归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录
①按类别(党务、行政、民政工作)保管期限——年度编制的流水号;
②责任者:文件的署名者或发文机关;
③文号:文件的发文字号(没有文号的不用填写)
④题名:即文件的标题,一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题,原文标题不能说明内容的,应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号;
⑤日期:指文件形成的日期;
⑥页数:指每一份归档文件本身的有效页数;
⑦备注:用以标注归档文件的变化情况或参见标号;
⑧归档文件目录一式二份,一份放入目录夹装订,一份放入档案盒。
8、编写归档说明
归档说明的内容包括:
①社区居委会的名称;
②社区居委会主任人员名单及任免时间;
③当年的主要工作情况
④当年档案归档情况。
9、档案目录夹的整理
按归档说明——归档目录——年度排列的顺序用目录夹(红色档案目录夹)装订成检索目录册,逐年增加,将目录夹装满为止。
文书档案整理归档文件的装订
装订这步程序可以在平时整理这一“件”归档文件时或数字化扫描完这一“件”时立即进行,也可全部整理完毕或数字化完毕集中装订。归档文件应按“件”为单位进行装订,根据前述界定好的“件”,以及编制的件号进行“一件号”一装订。
1、归档文件的件内顺序排列要求
正本在前,定稿(底稿)在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;汉文在前,少数民族文字在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文在前,外文在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。
2、装订的原则
归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。
应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。
3、装订材料的选择
用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。
定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照直角装订、三孔一线装订执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式可以按照执行直角装订、三孔一线装订,也可以使用不锈钢夹或封套装订。
4、装订的部位与对齐方式及注意事项
归档文件的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用左侧装订的,装订时应以左、下边对齐;采用左上角装订的,应以左、上边对齐。装订时去掉金属物,多使用缝纫机、线绳、固体胶等方式扎边、粘贴或三孔一线法进行装订。
5、装订的一般要求
①归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的,应按照DA/T 25—2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
②装订要求牢固,做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后文件平整。
③用于装订的材料,无论是其自身还是通过与其它材料及环境之间的接触反应,均不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。
线装法中的直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)均应采用棉纱线,棉纱线规格、质量、检测应按GB/T 398—2008的规定进行。
6、三孔一线装订标准
①三孔一线装订是用锥子或三孔一线打孔机在文件左侧打孔后再穿线、打结的装订方式。
②三孔一线装订采取挤压式打孔,以免对文件造成过多损害。打孔前先用夹子固定文件右侧,确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离,竖版文件以8 cm~10cm为宜,横版文件以6 cm~8cm为宜。三孔与左侧距离不低于1.5 cm。
③穿线时,先将装订绳对折,将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔,再将绳头分别向下穿入两边的孔中,并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头,使装订绳紧缚文件,再将两个绳头在中件孔处打结。
④三孔一线装订在打结后应保留1.5 cm左右的绳头,并在打结处用力压实。