专题档案整理规定专题归档是档案管理过程中收集整理档案的一种重要的归类储存方式，即打破常规的按部门、按时间归档思路，选择按同一类或同一专项工作进行归类的方式对档案进行整理分类储存。它有两大好处。
一是提高了档案参考价值，专题归档的资料逻辑性强，对一项工作记录完整，时间线清晰，便于后人归纳、总结、参考、借鉴，充分发挥档案改善工作的作用。
二是查询方便，对查询人而言，如果不记得具体时间、具体部门，只需要知道是什么工作就可以查询，大大降低了查询门槛。
突发事件档案是各级党委和政府在应对处置突发事件中直接形成的具有保存价值的原始记录，包括文字、图表、声像等不同形式。新冠肺炎疫情防控期间，档案部门认真贯彻落实习近平总书记重要指示精神，采取有效措施，加强疫情防控档案资料收集管理，对突发事件专题档案管理方法进行了有益探索。
工作机制上做到“三专”
突发事件的突然性、偶然性决定了其档案形成呈现出阶段性、分散性、多样性的特点，增加了相关档案管理难度，档案部门、有关单位应当提前介入、及时跟进、加强指导。
选派专人跟进。突发事件的主管部门，是突发事件专题档案形成数量最大、重要程度最高的核心部门，档案部门提前介入，选派专人参与、指导相关单位档案工作，往往能起到事半功倍的效果。
新冠肺炎疫情防控初期，省档案馆作为省疫情防控领导小组成员单位积极开展工作，选派政治素质高、业务能力强的干部直接参与省疫情防控指挥部档案收集、归类、整理等相关工作。各地档案部门指定专人参与本地区疫情防控指挥部工作，确保疫情防控专题档案从一开始就有专人指导、管理。
及时专题部署。突发事件发生后，各级档案主管部门要及时作出部署、提出要求、明确责任。各地各部门要按照“统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作”的原则，制订工作方案，抓好工作落实。
新冠肺炎疫情防控期间，省档案馆及时研究出台疫情防控档案收集归档工作的指导意见，并以省疫情防控指挥部名义印发通知，要求各地各单位将档案工作与防疫工作同部署、同检查、同落实，明确职责、齐抓共管，为疫情防控专题档案工作提供组织保障。
开展专项检查。加强对突发事件专题档案工作监督指导，及时解决存在的困难和问题，定期通报有关情况，推动工作落实。省档案馆在疫情防控期间采取电话、微信及现场指导相结合的方式，对各地各部门疫情防控专题档案收集管理情况进行检查督办，定期向省疫情防控指挥部报告有关情况，并将疫情防控专题档案工作纳入年度档案目标管理考核，推动工作落到实处。
资源管理上突出“三全”
突发事件专题档案工作涉及单位多，形成档案数量大，要按照《重大活动和突发事件档案管理办法》等要求，认真做好档案资源管理工作。
管理范围上全覆盖。确定归档范围清单，是做好突发事件专题档案的重要环节。新冠肺炎疫情发生后，省档案馆及时出台指导意见，明确各地各单位疫情防控档案归档范围，各级防疫指挥部、各级机关、各有关单位和乡镇社区（村）按照范围，制定档案归档清单，有力推动了疫情防控档案资料应收尽收、应归尽归。
管理对象上全纳入。将突发事件专题档案纳入本单位档案工作统一管理，按照本单位文件材料归档范围、档案保管期限表和门类划分进行整理，确保突发事件专题档案在收集范围、分类方法和整理规则上与单位其他档案的一致性。在新冠肺炎疫情防控档案管理中，省档案馆将省疫情防控指挥部所有疫情防控档案作为独立全宗进行管理。对于其他职能部门和相关单位，则要求其根据本单位档案分类方法和整理规则进行分类和整理，并归入相应全宗集中统一管理。
管理方法上全专题。为便于后续查考利用，对于各部门而言，不论是否按照专题进行实体档案管理，都应当建立专题目录。在疫情防控档案管理上，各级单位都建立了专题目录，由各级档案馆收集报送至省档案馆。
开发利用上强化“三力”
突发事件专题档案管理的最终目的在于提供利用，用党领导人民成功处置突发事件的真实历史记录鼓舞人心、激发斗志，凝聚同心共筑中国梦的强大合力。
强化信息获取力。加强信息共享平台建设，能够精确定位档案存放位置，快速查找获取相关档案信息，为今后党委、政府决策及学者研究提供参考。目前，省档案馆正在建设全省疫情防控档案专库，成为“新时代新成就国家记忆工程”的重要组成部分，为常态化疫情防控和全省经济社会发展提供高效服务，并拟建设资源平台整合全省新冠肺炎疫情防控档案资源，开发共享平台依法依规实现数据共享共用。
强化资源开发力。通过档案编研、陈列展览、档案文创产品等形式，对突发事件档案资源进行深度开发，能够充分挖掘档案价值，提升突发事件专题档案的影响力。
强化媒体宣传力。习近平总书记强调，要“让历史说话，用史实发言”。与主流媒体合作，对突发事件专题档案背后的感人故事进行宣传报道，传播正能量，弘扬主旋律，是发挥档案工作资政育人作用的具体体现。省档案馆利用馆藏抗疫档案开展“6·9国际档案日”直播活动，并与人民广播电台的“湖北之声”节目联合制播20期《档案背后的战疫故事》音视频节目、举办“我们一起走过——档案里的战疫故事”分享会。
省各级党政机关、人民团体，实行独立核算、具有独立法人资格、建有中国共产党基层组织或工会基层组织的各种所有制形式的企业、事业单位认真贯彻中央文明委和省、市文明委关于精神文明创建工作的一系列文件精神。
积极开展精神文明创建活动，坚持以经济建设为中心，全面落实科学发展观，服务改革发展和稳定大局，以提高单位文明程度和职工的文明素质为宗旨，以服务各级党委、政府工作大局为目标，各项工作在务实中取得新成效，在创新中赢得新发展，为实现中原崛起、构建和谐中原营造了良好的社会环境。
这些单位在创建文明单位活动中，形成了大量的精神文明创建工作文件材料。这些文件材料反映了我省精神文明创建工作的全貌，是我省精神文明创建工作活动的历史记录，是国家档案资源的一个重要组成部分，具有重要的保存利用价值。
从某种程度上说，这些文件材料体现了机关文明程度和职工文明素质提升的成果，凝结了单位职工在文明单位创建过程中付出的智慧和汗水。它不仅对正在创建文明单位有直接的学习、借鉴、提高作用，而且对今后丰富精神文明创建工作内涵、创新活动载体，推动精神文明创建工作向深层次发展，具有参考作用。
一、精神文明创建工作文件材料的收集
各参与精神文明创建工作的单位，对精神文明创建工作文件材料的收集工作比较重视，因为对创建专题档案的整理是否规范，在考核中就占一定的分值。所以，在创建工作中，哪个单位也不愿在创建专题档案材料的收集上、整理上丢分。
从我们单位借来的精神文明创建专题档案范本看，创建单位在文件材料的收集上下了很大的功夫，可以说，几乎涵盖了创建单位全年形成的所有工作文件材料。精神文明创建专题档案成了框，什么文件材料都可往里装。大有一网打尽的味道。
精神文明创建工作文件材料的收集，必须扣紧精神文明创建活动这个专题，凡是和精神文明创建活动有关的。就收集；凡是和精神文明创建活动实在搭不上边的（不能强拉硬扯），就不收集。根据掌握的情况，精神文明创建单位文件材料的收集范围，主要包括：
1、本单位精神文明建设组织领导机构及任命文件材料；
2、本单位精神文明创建年度工作要点、创建工作简报、创建工作总结等文件材料；
3、本单位定期召开会议、研究精神文明创建工作形成的会议纪要、会议记录等文件材料；
4、本单位思想道德教育活动计划、教材、考核记录等文件材料；
5、本单位开展岗位练兵、技术比武、知识竞赛、演讲比赛等活动形成的文件材料；
6、本单位开展文明职工、文明处（科）室、文明班组创建活动形成的文件材料；
7、本单位开展文明楼院、文明家庭创建活动形成的文件材料；
9、本单位开展文艺活动形成的文件材料；
10、本单位开展体育活动形成的文件材料；
公益活动，为帮扶对象精神文明创建工作做贡献形成的文件材料；
12、本单位树立的精神文明创建工作先进个人典型材料；
13、本单位建立文明行为规范和文明服务规范制度的文件材料；
14、本单位建立安全防范制度的文件材料；
15、本单位建立精神文明创建工作奖惩制度的文件材料；
16、本单位和各处（科）室获得各种荣誉的文件材料（包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、奖匾、锦旗及获奖纸质文件材料）；
17、本单位在文明单位考评过程中形成的文件材料（本单位精神文明创建工作情况汇报和考评组的考评意见）；
18、各级文明办在媒体上公示的拟通过文明单位名单（本单位榜上有名）和正式通过考评的审批意见；
19、本单位在精神文明创建活动中形成的照片、录音带、录像带和多媒体电子（光盘）文件材料。
二、精神文明创建专题档案的整理
精神文明创建专题档案如何整理，首先看精神文明创建单位采用哪种分类方法，如采用年度——组织机构分类法的单位，就把精神文明创建工作文件材料分到单位内设机构——机关党委类里，按单件进行装订和整理，在机关党委当年党务工作文件材料排完之后，接着排精神文明创建工作文件材料。
如采用年度——问题分类法的单位，就把精神文明创建工作文件材料分到党群工作类里，按单件进行装订和整理，这些材料排在当年党群工作文件材料之后。这是各创建单位档案室一项正常的档案整理工作，没有什么特别之处。
这里需要说明的是，各创建单位报送文明办的精神文明创建材料，大多是送印刷厂装订的，有的是平装本，有的是精装本（彩色封面、内文附有彩色照片），美观精致。由于创建文件材料多，有的分为上、下册，有的分为上、中、下册。
这套材料尽管装订考究，说是精神文明创建专题档案，但严格意义上说，它不是精神文明创建专题档案。因为它不是第一手档案材料，没有发文底稿，一般情况下，这是档案和资料的根本区别（主要是从机关公文的角度）。
这套材料就是我们平常所说的第二套（多套制情况下），是作为资料保管的。它不分保管期限，是精神文明创建工作文件材料的汇集。这套材料是按文明办的要求整理的，内容上反映了本单位精神文明创建的全过程，材料全面、系统，利用起来非常方便。
这套材料在本单位精神文明创建工作考评结束之后，应移交到本单位档案室，作为精神文明创建专题档案材料的副本保存。以后利用，不提供原件，只提供副本，起到保护档案原件的作用。
