在信息数字化时代下，档案工作发生翻天覆地的变化，传统档案管理模式已无法满足信息时代的需求与发展，不仅查找检索繁琐费时、档案管理的效率和质量低下，而且档案存放空间大不便捷，难以实现各级档案馆信息共享。
《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、档案法等对档案工作与保存期限做出规定，同时新型档案管理“存量数字化，“增量电子化”落实与电子档案数据异质备份归档至关重要。
无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，利用光盘档案整理规范落实好档案管理工作十分重要。
随着我国信息化建设的快速发展和推进，新型电子档案产生并逐步完善，电子化档案以其便捷、便于传输等特点提高了档案管理的水平，而且有取代传统纸质档案的趋势。于此同时，档案数字化进程中，也面临着诸多挑战:
长
“长”：长即存储年限要求长，根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，不管是机关，还是企业，档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。而对于机关和企业的重要文件材料、新闻单位的重大宣传报道等都需要永久保存。
多
“多”：多即存储的档案数据多，长期以来，档案行业一直采用纸质化管理，档案电子化不仅要解决历史档案的电子化，还要对新生的档案文件进行归档，海量的档案数据不仅造成人工工作强度大，而且还容易对档案数据安全带来隐患！
高
高”：高即存储坏境要求高，根据《电子档案存储管理制度》，电子档案的存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射；环境温度选定范围为17—20"C，相对湿度选定范围为35%--45%；存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。
由此可见，传统的硬盘、磁盘等存储方式在存储空间、存储时限和存储安全上都无法满足要求，而光盘，尤其是档案级光盘无疑肩负其档案数字化发展的重要使命！
而档案光盘化过程中，各档案部门反映，依然存在诸多问题亟待解决和升级：
1、档案软件太多太杂，档案管理软件，扫描设备、刻录设备、归档设备等，且且部分软件之间不兼容性，档案刻录、归档、检索各环节之间不能顺畅进行。
2、档案部门之前无法进行数据共享。档案数字化发展要求档案数据能够互通互联，与县、市、省各级档案馆之间实现共享，方便检索。为了安全，还要做好重要数据的异质异地备份。
为此，作为专业的数据存储方案服务商，迪美视特别为档案领域定制了一套档案数字化的全自动光盘刻录打印归档管理系统，能够解决目前档案电子化发展存在的系列问题，保证档案文件的长久安全存储。
系统推荐搭配档案级蓝光光盘，在材料的稳定性、制作工艺、质量检测方面都有严格的质量标准，归档寿命大于50年。
四大系统亮点：
强大——一体化系统解决方案：针对不同设备、软件组合造成的不兼容问题，我们提供一站式系统解决方案。该系统由全自动光盘打印刻录机、智能刻录管理软件、光盘柜及管理软件等组成。系统之间环环相扣，且与各档案部门档案管理系统、扫描设备等无缝对接，完美兼容，实现档案数据扫描——刻录——自定义封面打印——光盘归档管理等一站式操作。
智能——自动化智能操作：针对档案电子化过程中存在的工作强度大、人工介入安全问题，本系统充分发挥智能设备的优势，内置2台专业级刻录机，配备智能机械手手臂，自动取盘、放盘，且支持定时、定量、大文件自动分盘刻录，多客户端远程批量打印刻录等功能，按需刻录，且可实现档案文件异质异地备份！全程无需人工值守，刻录高效稳定！
安全——全方位安全存储备份：除了上述的安全功能，光盘本身刻录文件不可修改，而档案级光盘更加安全；搭配智能光盘柜，具有防尘、防光、防污染、防干扰、防静电、防盗，防篡改等优势，特有的用户权限管理功能，更加增加了数据的安全性。
便捷——智能归档和节约管理：智能光盘柜可容纳720张专业归档光盘，一盘一仓独立存存储方式，且支持扩容满足海量档案数据存储之需。更重要的是，光盘柜管理软件还能实现光盘查询、入库、出库、借出、归还等完备的借阅管理功能，完备的自动借阅管理功能方便档案文件的调取和查阅。
特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：
（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分
特殊载体的整理方法
一、传统照片档案整理
（一）照片档案整理依据
2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类
照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用
1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案的收集范围
1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（五）照片档案的收集归档
1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
2、归档要求：照片、说明二者齐全；照片影像相符；注意画面形象；反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档；具有保存价值的照片要定期归档。
（六）照片档案的整理原则
应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提供利用的原则。
（七）照片档案档案整理
照片分类、照片排列、照片编号照片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录。
2、照片排列：按照片拍摄时间先后顺序排列。
3、照片编号：照片编号采取两段式照片册号——编号如：14—5表示第14本照片册中的第5张照片
4、照片装册：照片册由297㎜×210㎜大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。照片要按照照片号顺序依次固定在照片册芯页上。
5、编写文字说明：照片的文字说明由总说明和分说明两部分组成。总说明主要包括六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影
者。它是具体反映这组照片的说明。分说明是指每一张照片的说明，其位置在照片册芯页上每一张照片旁边。
①事由：指照片影像所反映事件、事件的情由；
②时间：指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间；
③地点：指被拍摄物所在具体地点；
④人物：指照片影像上主要人物的姓名，身份以及在照片中的位置；
⑤背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；
⑥摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人；
⑦参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号、案卷号或盒号等。
⑧对组联号的特别说明：对反映一个事件或一次活动的，两张以上的照片，需在小卡片左上角编制组联号，组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，只需对这组照片编号。注意：组联号不宜越册。
6、编制卷内目录
卷内目录是对每张照片编制目录，其要求是：要先编制每组照片的目录（总说明），再在每组照片目录下面编制每张照片的目录（分说明）。包括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。
7、填写照片册内容：包括填写照片册内封面、填写照片册内备考表、填写照片册册脊三方面内容。
8、编制照片档案案卷目录：照片档案案卷目录的项目包括：
①案卷号：照片册的号码；
②题名：照片册的案卷标题（总说明汇总）；
③起止年月：照片形成的起止时间；
④照片张数：照片的数量；
⑤保管期限：照片的保管年限；
⑥备注：著录各项目中需要解释和补充说明的事项；
