说到了如何做好档案的整理和保管工作，根据往常的经验，列出了档案整理的步骤，原以为看过这些内容，就会明白，案的整理和保管具体怎么操作，档案整理步骤的前提是已经整理过档案，或者对档案整理有一定的了解。所以，小档员想着再来跟大家聊一聊案的整理和保管过程中那些需要注意的事项。
（一）照片档案的整理步骤
按照《照片档案管理规范》的要求，照片档案的整理应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。
1.照片档案的分类
根据照片档案的特点，从室藏档案的实际出发，适当考虑照片档案与其他类型档案的联系，以达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。
（1）底片的分类
按底片的制成材料分类，有软质底片、硬质底片；按底片尺寸大小分类，有2寸、4寸、特大号；按年度分类，即按不同历史时期产生的照片来分类；按内容分类，即按底片所反映的问题、剧目、工程、项目、产品类型来分类。对于底片数量较少的单位也可以不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。
（2）照片的分类
应在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。
2.照片文字说明的编写
文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白照片画面上所反映的时间、地点与内容。文字说明与照片放在一起，可以起到相互印证、补充的作用。文字说明编写得准确、简明与否，直接影响到照片档案的质量。文字
说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。这六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。
3.照片档案的立卷
照片档案分类后，应将照片档案组合成案卷。一般情况下，一项内容一卷，内容相近的也可组成一卷，每卷不宜超过30个芯页，照片档案数量很少的单位，每一年的照片可组合成一卷。
一般按照重要程度或时间顺序进行排列，按顺序嵌进照片档案装具。然后编照片号，照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号有两种格式，即全宗号——保管期限代码——册号——张号、全宗号——保管期限代码——张号。
4.照片档案目录的编制
为了方便地查阅利用照片档案，需要编制照片档案目录。照片档案目录是对每张照片编制目录，目录的条目是按照照片号顺序排列。照片档案基本目录的必备项目有照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序，见下表。
表照片档案目录参考格式
照片档案目录
（二）照片档案的保管
照片档案保管工作的主要任务是集中统一地管好照片档案，采取必要的措施，保障照片档案的完整与安全，防止一切可能使照片档案损毁的因素，尽可能延长照片档案的寿命。
1.照片档案的库房
既有条件又有必要建设照片档案专门库房的单位，应建设符合《照片档案管理规范》要求的照片档案库房。而不具备条件的单位，应当选择温湿度比较适宜的房间作为保存照片档案的场所，至少要有专门的柜、箱来保管照片档案。其中对于底片的保管条件，要求库房内昼夜
温度变化不应大于±3℃，湿度变化不应大于±5%。同时，库房还要提高防火、防尘、防光、防污染的条件。
2.照片档案的装具
照片档案在形式、保管要求上与文书档案有一定的区别。一般情况下，文书档案案卷的装具是不适用于照片档案保管的。照片档案的装具目前主要有以下几种：
（1）普通相册
即采用一般商店出售的相册作为保管照片档案的装具。其优点是方便、美观；缺点是规格不一，不便于写文字说明。
（2）自制相册
即模仿一般商店出售的相册的形式，自制相册。虽然灵活但不规范，而且做工复杂，成本也不低。
（3）仿造文书档案装具规格自行设计的相册每册12张芯页，装入96张照片，并把照片用相角固定在芯页相应的位置上，册内芯页用“三孔一线”法装订。它的规格与文书档案装具一致，有利于照片档案与文书档案的统一管理。
（4）新型照片档案册
它是按照国家标准，从封面到内芯，使用质量上乘的中性纸，并采用活页装订，便于组卷，照片册与底片册相互对应，存用方便。对于大照片档案的保管，应该按照《照片档案管理规范》写上文字说明，并在文字说明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同时，在照片档案卷内目录的备注栏内注明“大张”或“大照片”，这样既方便查找，又利于大照片的单独存放和保管。
档案整理和保管分类原则
整理原则
1、归档档案整理应遵循档案的形成规律，保持档案之间的有机联系。
档案伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。
这些规范和标准连同长期以来各机关在档案处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子档案形成的特殊要求，构成了档案形成的一般规律。遵循档案的形成规律对归档档案进行整理，实际上是将整理作为档案形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对档案材料的人工干预，提升档案整理质量。
档案之间的有机联系是指档案在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了档案之间及档案组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。在归档档案整理中保持档案之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。
2、归档档案整理应区分不同价值，便于保管和利用。
档案的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关档案的价值而言，不是所有办理完毕的档案材料都需要整理归档，也不是所有归档档案都要永久保存。《规则》从分类开始，就将不同保管期限的档案区分开来，为针对性地开展后续工作打下了基础。
便于保管、方便利用是归档档案整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别档案材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持档案材料之间的有机联系，以提高归档档案的查全率和查准率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循档案的形成规律、保持档案之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的，也是检验归档档案整理方法实用性的唯一标准。
3、归档档案整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
这是一项全新的整理原则。在信息化条件下，归档档案整理必须统筹考虑传统的纸质档案和电子档案的整理要求，避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。
因而，合理规划归档档案整理流程，使办理完毕的档案能够直接进入整理环节，同时，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。
4、归档档案整理应保证纸质档案和电子档案整理协调统一。
在纸质档案与电子档案并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档档案整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质档案还是以电子档案整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。
整理流程
《规则》规定，归档档案整理是指将归档档案以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档档案还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。在这个过程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质档案与电子档案整理的通用整理流程。
具体来说，纸质档案的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。
与之相对应，电子档案的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编页、编目、归档数据包组织、存储等。
一般要求
在整个整理流程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质档案与电子档案整理的通用整理流程，亦即归档档案整理的一般要求。
1、组件
组件即件的组织，包括件的构成和件内档案排序。也就是说，完成组件流程需要明确两项内容：一是件由哪几部分构成，二是这些构成部分如何排序。按照要求构成并规范排序的档案才能完成组件。
在组件流程中，新旧《规则》的区别主要反映在对“来文与复文”的组件方法上。对于来文和复文，原《规则》规定“可为一件”，实践中不少地区和部门往往采取组成一件的方式对纸质档案整理来说没有问题，但如果照此对电子档案进行整理，则会增加管理层次、影响命名和即时归档。
新《规则》将之修订为“一般独立成件，也可为一件”，是归档档案“一般以每份为一件”这一原则的回归，同时也使归档档案的整理更加契合档案的形成规律。当然，提倡“一般独立成件”并不是绝对排斥“也可为一件”，各地区各部门可以基于习惯做法、办公自动化等因素合理确定。
需要特别指出的是，机关工作中形成审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿等档案材料，如果按“件”整理，则一次审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿形成的档案材料应作为一件。在排序上，要求结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。
2、分类
分类是指全宗内归档档案的分类、即将归档档案按其来源、时间、内容和形成等方面的特征，分为若干类别、并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。对归档档案进行合理的分类，不但能有效揭示归档档案之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归档档案的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
考虑到原《规则》中“保管期限—年度—机构”分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便、新《规则》推荐优先采用“年度—机构（问题）—保管期限”“年度—保管期限—机构（问题）”三级分类方法，规模较小或公文办理程序不适于机构（问题）分类的立档单位，推荐采用“年度—保管期限”分类方法。
需要注意的是，分类方案应保持相对稳定。确需调整时，最好从一个新的阶段开始。分类方案的调整情况，应在全宗指南中说明，以便档案管理前后工作的衔接。
3、排列
排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档档案先后次序的过程。同原《规则》“按事由结合时间、重要程度等排列”相比，修订后的《规则》根据实践经验对排列原则进行了简化，规定“按时间结合事由排列”，使之更加符合办公自动化条件下归档档案的整理。同时，要求“同一事由重点的档案，按档案形成先后顺序排列”，“会议档案、统计报表等成套性档案可集中排列”。
可以从以下几个方面理解归档档案的排列原则:在分类方案的最低一级类目内进行归档档案排列；同一事由的归档档案应集中排列在一起；同一事由内归档档案按照档案形成时间顺序排列；不同事由的归档档案应按照时间顺序排列；会议档案、统计报表等成套性档案可集中排列。
4、编号
编号是指归档档案按分类方案和排列顺序编制档号。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求、也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。
在表现形式上，档号除了表现为一组体现整理规则并包含归档档案类别、排列顺序等要素的数字、字符的集合外，还表现为盖在每件纸质档案上、包含档号构成要素的归档章。因而，在归档档案整理中，档号编制具体体现在两处：一是在归档档案目录中按照档号编制要去填写“档号”项目，二是在纸质档案上盖归档章并填写内容。
档号的编制原则、结构、编制方法等将在后续解读文章中专章论述，此处不再展开。
5、编目
编目是指编制归档档案目录。编制归档档案目录，实现了归档档案从一次文献向二次档案的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。
新《规则》在编目项目上增加了序号、档号、密级项目，去掉了件号项目；同时对调文号与责任者位置，使责任者链接题名，便于阅读。新《规则》增加的序号项目是指固定归档档案顺序号，其作用仅为配合档号固定归档档案先后顺序，并对一定范围内的归档档案数量进行简单统计，本身并没有特定涵义。而原《规则》中的件号既承担固定顺序、统计数量的职责，又在一定程度上代行“档号”职能，容易造成混淆，因而在修订中予以去掉，并以序号、档号代之。
需要指出的是，归档档案目录只是最基本的检索工具，各地区各部门还可以根据需要另行编制诸如专题目录、分类目录、重要档案目录等其他检索工具，以方便归档档案的查找、利用。
