文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式。然而不管是何种方式，档案始终不能背离利用，整理，保护的原则，这种方式能取得更好的效果，就应该选择哪种方式来进行管理。
传统的文书立卷方法（即案卷级立卷方法）是建国以来延用前苏联的档案整理方法。建国之初，前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令，为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴。我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验，也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验，经过数代档案管理者理论与实践的结合，形成了案卷级立卷方法。
在那个历史背景下，采用这种方法，使我们国家得以保护了大量的档案，这是值得肯定的，但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理，它在分类组卷，整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐，复杂和效率低的缺点，给档案人员带来了相当大的困难，业务部门也难以掌握。为了更科学地管理好文书档案，国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则"（DA/T22-2000），中国科学院也于2006年4月下发了"文书档案建档规范"（ZKY/B002-4-2006），在这些规定中，明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律，以"件"为单位进行整理。
我所从2003年开始用新方法整理文书档案，下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程，与大家探讨交流一下。
文书档案经过立卷部门初步立卷后，于次年的六月前移交到综合档案室。
文书档案自实行规则后，必须重新制定档号，我所档号构成如下:
档号=档案代号+年度+保管期限+（分类号+顺序号）
举例:
一，分类调卷
我所文书档案的分类方案是按问题分类，即综合管理类，综合统计类，规章制度类，党群纪检类，人事教育类，科研管理类，外事管理类，技条基建后勤管理类，安全保密类，公司管理类十大类，能够涵括我所所有事务活动。有些单位是按部门分类，这样产生的后果是如果部门进行调整，工作性质有交叉后，不利于档案分类的连续性。
将兼职档案员所立案卷认真检查，按分类方案比对调整后，再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整。
二，装订
一般按一份文件为一件进行装订，批复和请示可装订为一件，若太厚也可分为两件，同样，正文和附件，正本与草稿，来文与复文都可视情况分别装订。不过在文件排序时就应相对集中放在一处，若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后，不必改动前面的档号。
在装订方式上，可用不锈钢订书钉装订，若过厚，才采用三针法线装。
三，加盖档号章，编页码
在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章，填写其中内容，内容包括全宗号，年度，室编件号，机构或问题（分类号），保管期限，馆编件号六项，这里着重是室编件号的填写，室编件号一定要从不同分类，不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号，比如永久保管综合管理类档案有10件，那么就从"001"编至"010"，长期保管综合管理类有档案10件，那么又从"001"编至"010"，这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入，而不影响前后其它档案的档案号。
逐件从"1"编页码。
四，录入
将文件目录以"件"的方式录入计算机，以便查询。
五，档案盒
根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒，原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内，但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内，在盒脊处"机构（问题）"栏处相应地标明多个分类号。
六，备考表
将备考表填写好后放入每盒的最后页。
经过上述五个步骤，一年的文书档案就整理完毕了，显而易见，新方法整理档案有如下优点:
1、整理方便快捷。每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底，拟写50字以内的案卷标题，用线装订的时间，档案整理的效率提高了。
2、利于保密。新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案，而不必因为利用一件而借出一卷，利于档案的保密。
3、充分利用档案室保存空间。取消了案卷封面封底，而且可以多个分类档案放入同一卷盒中，这样充分利用了档案盒的空间，进而节约了档案室的保存空间，随着日后档案的增加，这一优势会更加明显。
4、容易调卷。分类错误或档案进馆时，档案存在调卷的问题，案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦，而且容易破坏档案，而调整件盒级组卷时，就只须改变一下排列件号，相对容易了许多。
5、查阅方便。在计算机中输入关键词进行查询，更为快捷直观。
缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上，这个做法我认为有些不妥，值得探讨!
档案管理的有效措施
导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。
一、领导重视是做好档案工作的前提
（一）爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
（二）加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。
首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、现代化管理是做好档案工作的途径
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
（一）掌握现代化管理技能，提高综合素质
电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。
文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
（二）利用现代化技术整理档案
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
三、提高档案管理人员素质是做好档案工作的保障
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
（一）进一步提高文档管理人员对文档工作的认识
增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。
因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
（二）加强制度建设，建立长效培训机制
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的取消聘任资格，对积极参加档案专业知识培训的给以奖励，增强参加在职教育的主动性和积极性。
（三）明确在职教育的原则，选择课程内容
相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。
第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足;
第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;
第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
总之，要从多方面入手，做好文书档案管理工作。我们要努力奋进，不断改革，齐心合力地推进文书档案管理工作的发展，以适应新形势下的社会需要。
如何把文件夹内的文件快速整理好？
在日常生活和工作中，我们经常需要对自己的桌面，文件，照片，电影等进行归类整理，
最好的方法就是新建不同的文件夹，然后取一个你个人能分辨清楚的文件夹名称，一般的操作是将文件夹建好以后，再将文件，文档等拷贝或者剪切到你新建好的文件夹中就好了。
其实在MAC系统下面还有更好更快的方法，就是将你要整理归类的文件进行选择，选择好以后右键点击任意一个被选中文件，点击用所选项目新建文件夹你选择了几个文件，就会有一个（X项）。
还有一个快捷的方法，选中文件后按快捷键Control+Command+N，瞬间文件便整理好，然后你再输入你想取的文件夹名称就可以了！确实方便快捷不少。
