人事档案如何建立
我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。以下是我为大家整理的'人事档案如何建立相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！
一、人事档案的分类 人事档案包括固定人员人事档案、流动人员人事档案、应聘人员人事档案三大类。
二、人事档案的内容 固定人员是指在公司正常上班的在职人员。流动人员是指辞职或被公司辞退的人员。上述两类人员以个人为单位建立档案，档案内容包括学历证复印件、身份证复印件、原单位离职证明原件、个人简练、面试人员登记表、员工登记表、其他证书复印件（计算机、英语等级证书）、员工转正审批表、员工晋升表、岗位变动表、劳动合同等其他资料。应聘人员是指通过各种渠道向公司投递了简历，由于各种原因未被公司聘请的人员。该类人员的以集体为单位建立档案，档案内容主要是其投递的个人简历。
三、人事档案的编号 人事档案采用二级编码，固定人员人事档案和流动人员人事档案编码依次为入司年份、流水号。应聘人员人事档案编码依次为投递时间、流水号。
四、人事档案存储管理三类人事档案分别管理。固定人员人事档案和流动人员人事档案以个人为单位用档案袋收纳。应聘人员档案整体为单位用档案袋收纳。流动人员档案和应聘人员人事档案根据跟部门需要经档案管理人员同意可以借阅。流动人员档案自相关人员离开公司3年后方可消费；应聘人员人事档案自投递之日起2年后方可消费。
五、人事档案电子资料库的建立 三类档案均应建立人事档案电子资料，方便管理和查询。
怎么建立人事档案
人事档案，是我们一生中最重要的档案，是记录我们一生中的荣辱，但是怎么建立这个人事档案呢?为什么要建立人事档案?以下我为大家整理了怎么建立人事档案的相关内容，希望对大家有所帮助！
一、怎么建立人事档案
人事在收到以上相关资料的时候就需要展开相应的工作了，签订合同以后，公司会给每个员工一个工号，我们可以按照工号的顺序来简历人事档案，实时的更新和检查花名册，这个花名册的内容根据每个公司能看这个花名册的权限来设定。如果这个花名册只有领导级别的人才能查看，那么内容可以尽可能的详尽，可以包括入职时间、合同期限、社保办理情况、试用期的评估结果、岗位和职位的变动情况等等，如果这个花名册大家都可以看，那么一些敏感信息就不要放进去了，就单独再另外制作一个表格。
除了以上常规项，公司还要设置公司的培训记录，每个公司每隔一段时间都会有相应的培训，我们需要做个培训记录表，哪些人参加、分别是什么岗位、参加的目的及整个培训所产生的费用，这是公司为员工所投入的一项成本，也是需要记录在案的。
绩效展开及结果也算是人事档案，每个月员工的相关信息都需要保留，这些纸质档都需要保留，如果条件允许可以制作相应的电子档，便于以后查阅，从员工进公司开始，他所有的相关资料都要齐全，例如试用期考核表、试用期访谈表、转正审批表等等。
在人事档案的管理过程中，很多人认为只要把数据记录就好，然后把相关资料全部放在一个档案袋子里，就觉得自己的工作已经做到位了，其实并非这样，在我们实际的操作中，要善于自己总结方法，有的.公司有人事管理系统，这样人事工作会方便很多，但是有些公司没有，那我们做的就比较多了，我们需要有一份实时更新的表格，把员工的档案按照工号编号，制定编号的缩印就能查询表格和先关信息的位置，纸质档案袋子上也要有相关内容的概括，严格按照既定的顺序进行排序，这样找起来会方便很多。
每个公司管理人事档案的顺序不同，不过大致可以分为以下几个模块进行分类管理：招聘、入职、试用期、在职、离职，这样查阅的时候能有一个规范的循序，不会显得你的档案杂乱无章，人事档案的管理枯燥乏味，需要我们自己从中找寻乐趣，如果你经常去翻阅，会有自己的一些想法，善于思考的人还能自己设置一套管理体系，只要开始理顺了，后面操作起来会非常顺畅，领导要任何人任何时候的资料你都能第一时间拿出来，定会让人刮目相看。
作为人事要有敏锐的洞察力，如果在档案的管理中你发现有漏洞要及时的弥补，千万不要觉得是小事，你做的所有的一切都是为公司服务的，一旦你的人事档案体系建立起来了，那么人事中的很多工作都会慢慢展开，总之人事档案的简历是人事工作的基础，万丈高楼平地起，你要想最好就必须把基础工作做好，这是人力资源最基本的准则。
二、档案无效补救方法(重新补办档案)
1.首先，我们需要在重新发放前联系相关部门，并出具档案丢失和重新发放的证明。然后，在他们给你签名盖章后，你就可以进行正式的档案重新办理了。
2.补办档案简易流程：写申请书开具遗失证明，将证明登刊，凭借遗失证明补办必要档案文件，交由相关部门进行文件审核，审核通过将补办完成并重新建档。具体详细流程可以询问办得爽相关人员
3.学生的学籍档案可以在各种类型的毕业院校或教育局重新办理。人事档案可以在人才中心和其他地方重新办理。可以理解，可以存储档案的地方就是可以重新补办档案的地方。
4.归档材料需在人才中心官方部门等地方补办、负责的档案管理部门封存，并签字盖章后方可生效。给一个不是正式机构的档案机构盖章是没有意义的。
三、档案无法接受，不能激活，我们该如何处理呢？
这时我们就需要重建档案了。
如果要建立一个档案，一般分为两个步骤，第一步是补发各种相关材料，第二步是重新建立档案。要补发各种相关材料，您需要到您毕业的初中、高中和大学申请重新申请您的毕业证、学生证等相关材料，并出具加盖公章的学校证明。处理完所有材料后，您可以申请建立一个档案。
这时，你需要回到你的户籍所在地人事部门。申请重新建档，出具重新备案证明，返回学校就业办公室登记所有学生登记材料并加盖公章，然后返回户籍所在地人事部，专业人员会重新打包并密封您的数据。这时，你的档案基本建立起来了。
要建立新档案，通常需要提供以下信息：
学习经历材料为学籍档案，包含学校的学籍记录、升学记录、获奖档案、入党证明材料，均需要原始材料，不可复制或造假。
单位出具的合同是指参加工作时的劳动合同、积极定级表、员工登记表、岗位变更登记表、身份证复印件、社会保险证明等材料，单位出具的工作证明和工作记录档案。
一、档案作用
首先，员工档案管理是指对员工的入职信息、员工简历、劳动合同、薪酬调查、移动等资料管理的统称。
对于用人单位来说，主要有以下几方面的作用：
●数据支持。为人力资源规划及人员的管理决策提供原始资料。人事工作开展的基础与数据支持；
●决策参考。企业人力资源的现状→标杆企业与市场/行业数据→继而为企业制定人力资源战略/项目、招聘、培训等决策提供参考；
●推动开展各项变革工作。企业实施经营策略组织架构或岗位调整时预先做好相应人员的沟通或信息收集，推动平稳和谐地开展各项变革工作；
●人才管理。让员工清晰自己在企业知识经验技能的发展，建立员工的成就感，展现企业对人才的尊重与服务，让员工在企业成长可被见证。为企业建设内外人才供应链；
●文化与品牌。企业与员工的关系建立与情感维护；
●法律要求。为企业处理员工的有关问题提供依据和凭证。
二、管理内容
人事档案管理的内容，应包括：
●1、劳动合同。主要是劳动合同、竞业禁止协议、保密协议等；
●2、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括：个人简历表、履历表、员工登记表等；
●3、培训材料。内部培训、外部培训、专项研讨会等；
●4、岗位技能和学历材料。包括：评定专业技能的考绩，学历、学位、培训结业成绩；
●5、异动材料。包括：员工入职、员工离职、员工晋升、薪酬变更等资料；
●6、岗位职责。明确岗位职责以及其他材料都需要确认并签字。
另外，由于员工档案记录员工个人在职信息，应该进行保密管理，主要领导调阅应该授权处理。此外，员工档案信息应该注意信息变动后的更新。
在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。
三、管理建议
●1、统一保管：专门部门专项保管，如人力资源、档案管理、信息安全；
●2、原则：条理清晰、完整真实、精确实用、系统规范、动态更新；
●3、数据：数据安全级别（根据数据类别、用户类别）：只读、编辑、隐藏；定期备份（每周或每日或每月）；
按固定模板及时做好数据的收集→数据统计与分析向不同员工分享报告[管理团队-人力月报/所管辖部门HR项目的进展/管理建议和预警/直接下属的招聘入职试用培训绩效ER等各种HR事件；高管-人力成本分析；财务-人力资源预算执行；HR部门-人力及各项目标计划完成]；
●4、信息保密管理：录入→审核→更新；接受→登记→定期核对→及时归档（独立编号；专门存放；离职后2年保管）；
企业人事 档案 建立
人事档案是企业人事管理活动中形成的,以个人为单位组合起来,以备考察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体,历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案包括员工的经历、家庭情况、社会关系、成长历史,员工在工作调动、职务提升、思想品德、业务才能所作的鉴定和评价材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;各种奖励、处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料(包括工人的招用、劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料)等十多项内容。就企业而言,准确、齐全、完整的员工人事档案管理管理工作人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。就人力资源部门而言,认真审阅接收、收集整理员工人事档案管理就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况,为合理配置人力资源提供有力依据。就企业员工个人而言,档案反映的是人生的历程。是记载人生轨迹的重要依据。它真实记录着每个人在 学习 、工作中的成就及过失。是评价一个人供最基本、最权威的证明材料,,具有法律效用,实行养老保险社会统筹之后,参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的工龄来确认,因此,人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期,无论对单位和个人都有不可替代的作用。
目前企业人事档案管理工作,还存在不少问题,主要表现在: 随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路,在人才流动频繁的今天被逐渐打破,许多单位用人不再审档,认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位,怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度,根本就没有设立档案管理部门。对人事档案管理的要求有所松动。有些企业尽管有人事档案管理部门,但由于负责管理负责的是企业的组织或人事部门,这些部门不能为企业带来直接的经济效益,所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视,在管理 制度 、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题:不严格执行《人事档案管理材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中存在不严格现象;有些企业因办公用房紧张,人事档案管理室一直和办公室在一起。企业减员增效,人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他非专业人员兼管,在人事档案管理手段上,因为没有单独的计算机和人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案管理材料不能及时归档整理,存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式,仅充当人事档案管理“保管员”的角色,对接收到的员工人事档案,只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉;这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案管理工作作用,更谈不上为企业决策者提供第一手资料了了。上述这些对人事档案管理欠缺的认识和做法,势必会影响人事档案管理在人才资源开发中所起的作用。
新时期员人事档案管理工作的思路及对策什么?企业究竟如何管理利用好人事档案,让它发挥出应有的作用,这是需要探讨的问题。笔者认为应从以下几方面入手:
1 提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识
一是加强宣传力度,提高企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识,要让企业决策者充分认识到,人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考,人事档案管理并不是可有可无的,它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统,这其中中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。
2 人事档案管理工作要制度化、标准化、现代化
随着企业规模的不断扩大,人事制度改革和人员模式改变,也给人事档案管理的管理模式提出了要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门或组织部门,应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合,形成一套适合企业人事档案 管理制度 化、标准化的管理方法,制定一些列管理制度,如:企业人事档案管理管理条例、档案管理机构及其职责、人事档案保管制度的基本内容、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅、借用和转递应遵守有关规定;人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等,使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各种标准、规范,保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益。
企业怎么建立人事档案
企业员工人事档案极为重要，人力资源管理者必须给予充分重视。其原因在于健全完善的员工人事档案可降低用工风险，提升胜诉率；其次可为其他人事管理工作提供重要的基础性依据；以下我为大家整理了企业怎么建立人事档案的相关内容，希望对大家有所帮助！
1、员工基本信息登记
通常包括但不限于：姓名、性别、身份证号码、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、婚育状况、身份证号码、毕业院校、毕业时间、最高学历、所学专业、学位、政治面貌、家庭住址、籍贯、联系电话、邮箱、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况（主要成员情况），五险一金缴纳情况、劳动合同起始时间、转正日期、晋升调动情况、培训记录、劳动合同终止时间、工作年限等等，根据不同企业的岗位特征与行业特征还会有不同内容的选择。
这样的表格基本上会在员工入职当天进行登记，大部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》。
此类信息电子扫描档与原件均需要有，以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；需要注意的是，员工本人必须签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同），另外在工作过程中，如果有重要信息发生变化，要随时通知HR部门负责人进行修改及补填。
2、员工入职相关审批文件
包括但不限于：入职（面试）审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等（岗位说明书）；面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；
3、员工各类相关证件
包括但不限于：身份证、户口本、毕业证、学位证、资格证、职称证书、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；
这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。
4、员工各类在职资料
包括但不限于：入职体检表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、试用（实习）期工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的`转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、转正审批单、每年度工作总结等；
此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份，均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便；需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字。
5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表
通常包括但不限于：入职培训记录、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩、培训证书等，无论内外训都要有员工签字确认，岗位职责及要求（入职、调整）、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等）；通常此类表格建议部门与HR部门各执一份，HR部门为原件与电子档，用人部门可以留存复印件与电子档；需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字确认。
6、员工在企业里的岗位异动记录
包括但不限于：转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文件等；电子档与纸档各执一份。
7、员工绩效考核档案、调薪、奖惩记录
包括但不限于试用期转正考核资料、月度、季度、年度绩效考核表、职称评定考核表、管理能力评估表等。所有调薪以及奖惩需要有记录，均要有员工确认，无论线上OA流程备案亦或是纸档流程，如果是纸档，须再保存一份电子档，此类档案很关键。
8、劳动合同、劳务合同、实习协议以及保密协议等相关文件。
