科研档案管理暂行办法
为使学院科研工作稳步、快速、有序地发展，规范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研资源，进一步形成学院以教学为中心，教学、科研相互促进的良好机制，特制定如下暂行办法。
一、建档的主要目的
（一）科研成果建档是高校档案工作的重要组成部分，是实施产、学、研三结合的重要工作内容。对科研档案进行规范化管理是提高教学科研整体水平、完善科研管理工作的必要条件。
（二）分时段、分类别、系统收集我院教职员工科研成果，并进行统计分析，为学院及上级领导机关准确、有效地提供相关信息作好基础工作。
（三）对科研成果的全面收集、系统整理、归档保存、建立调档、提档、保密等管理条例，是有效、充分利用科研资源，实施科研成果转化的有力措施。
二、 科研档案管理原则
（一）我院科研档案实施院、分院二级建档，由科研处统一管理。
（二）凡分院（部）建档的材料均需上报一份给科研处。科研处负责全院科研档案的收集、整理、分析。各分院（部）负责本分院（部）的科研成果建档管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料为主，至少应有成果的复印件。
（四）应尽量分时间、分类别、分对象按照本单位的特点设立建档项目，做到完整不漏，分类清晰、简明易查。
（五）考虑到档案的变化情况，要实行静、动结合的档案管理模式，年内要动态地不断修改充实原有档案，年终都要综合整理核查一次后归档静态保存，任何修改都要履行严格审批手续后方可进行。
（六）科研档案管理应遵循保密原则。凡属保密的科研成果必须履行严格的审批手续方可调阅或借阅，原则上禁止外借。
三、科研档案归档范围
凡具有指导性、理论性、学术性、技术性、应用性、科普性、检索性的文、理、工、艺等领域的文章、论文、有学术价值的自编教材和实验报告、专利及教学科研成果的系统资料均属重点归档范围，具体作如下分类：
（一）科研文书档案
1．上级机关有关科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理条例、制度、办法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作计划、总结。
4．本院（分院、部）科研成果的统计分析资料。
5．科研项目的申请及批复。
6．科研成果的评审结果和获奖情况登记。
7．科研学术活动审批存单。
8．科研项目、学术活动、财务核算清单。
9．本校教职员工在各类学术组织任职情况。
（二）科研信息档案
1．国内外相关专业的`科研动态。
2．国内外高校管理及教育研究动态。
3．高等职业教育专业设置、课程改革、学科建设、产学研结合动态。
4．全国职业本科院校系列学术交流活动动态。
（三）科研成果档案
1．有一定学术价值的自编教材、实验指导教材和实验报告的原稿或印制品。
2．已出版的著、译作或主要部分的复印件。
3．国内外各类报刊上发表的论文、文章的复印件（包括刊物封面、目录、英文目录、正文、英文摘要、封底）。
4．在省级以上各类学术会议上发表的论文复印件。
5．获省级奖励多媒体课件。
6．各类相关科研的省市级以上的奖励证书奖品原件或复制品、照片
7．专利证书、编文证书复印件。
8．科研成果转让协定书复印件、成果利用或推广的使用资料。
四、归档要求和程序
（一）归档材料由个人或项目组负责人收集提供，材料必须真实可靠，最好提供原始资料。
（二）归档资料纸质要优良，字迹要清晰，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，纸张规格统一为16开（或A4）书写纸。
（三）归档材料必须一年进行一次系统整理，按卷、册、袋、盒组成保管单元系列，并贴上封面标识，由有关人员撰写好归档序言或归档说明。
（四）一般成果归档一份，重要的使用频繁的归档两份。
（五）学院科研归档材料由科研处第一负责人审核后归档；分院（部）科研材料由分院（部）主任审核后归档。
（六）档案要妥善保管，防止泄密和遗失。
五、档案管理与交接
（一）档案不仅仅是为了保存，更重要的是为了利用，要充分发挥科研档案的应用功能，档案工作者应尽量满足、方便利用者的需要。
（二）档案主要为校内教师和职工服务，一般不对外。
（三）调档或借阅要经过主管部门领导批准后办理调档或借阅手续，并在规定时间内迅速退还，不得拖延。
（四）不论何种原因造成泄密、遗失事实，要追究有关人员责任并给予必要处理。
（五）院、分院（部）两级要指派行政领导和具体工作人员负责档案管理工作。主管领导或工作人员变动时，必须履行交接手续，并将交接双方签字的交接手续存档备查。
六、本暂行规定由科研处解释。
第一条 为了加强科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规，结合科研工作和档案工作实际，制定本规定。第二条 承担科研项目（包括科研课题，下同）研究、计划管理的机关、团体、企业事业单位及其他组织开展科研档案管理工作适用本规定。第三条 科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。第五条 科研项目结题验收时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。第六条 各单位应当按照集中统一管理原则，建立健全科研档案工作规章制度，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，保证科研档案工作顺利开展，确保科研档案完整、准确、可用、安全。
任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。第七条 各单位应当把科研档案工作经费纳入本单位预算；科研档案工作产生的支出列入科研项目预算相关科目。第八条 按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则，国家档案主管部门对全国科研档案工作实行监督和指导，国家科技主管部门在国家科技计划（专项、基金等）组织实施过程中加强科研档案工作的统筹协调。科研项目承担单位的上级主管部门（机构）应当把科研档案工作纳入本系统整体工作范畴，切实加强领导和管理。地方科技主管部门（机构）会同档案主管部门对本区域内科研档案工作实行监督和指导。第九条 中央和地方各级科技主管部门（机构）会同档案主管部门，对本级财政支持的科技计划（专项、基金等）的科研档案工作建立工作机制，并进行监督和指导。
中央财政资金支持的科研项目管理单位对所负责科研项目的档案工作负责，按照科技计划管理要求制定工作制度，建立工作机制。第十条 科研项目承担单位（含牵头承担单位）对所承担科研项目的档案工作负总责，对科研项目参加单位提出科研档案管理要求，明确档案归属与流向，并按照有关规定进行审查或验收。
科研项目参加单位应当按照国家有关规定及科研项目承担单位的要求做好所参加科研项目的文件材料收集、整理、归档及档案保管、利用、鉴定、处置等工作。第十一条 各单位档案管理部门集中统一管理本单位科研档案，对本单位科研文件材料的归档工作进行监督和指导，协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作。第十二条 科研项目负责人对归档科研文件材料的完整性、准确性、系统性负责。第十三条 科研项目应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核，结题验收后按照要求及时归档。第十四条 各单位应当根据科研内容和科研管理程序，结合科研项目特点确定归档范围。科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均应当纳入归档范围。
归档范围主要包括但不限于：
（一）立项论证阶段
项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料；立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。
（二）研究实施及过程管理阶段
研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据；研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等。
中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。
专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。
建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。
（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段
验收申请书，验收承诺书；工作总结报告，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料。
验收通知，验收评审文件材料；验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等；验收结论书，结题书面通知等。
绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。
研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告，科技报告；专利、软件及其他知识产权文件材料。
产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。
第一章 总则一、上级机关的文件材料
1．上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件和普发供参阅不办的文件材料；
2．上级机关发来供工作参考的抄件；
3．上级机关征求意见稿或讨论未定稿的文件。二、本单位的文件材料
1．重份文件；
2．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3．未经领导签发的文电草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外）；
4．未经会议讨论，未经领导审阅，批准及未生效的文件材料；
5．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
6．本单位及内部组织机构互相抄送不应履行公文的文件材料；
7．为参考目的从各方面搜集的文件材料；
8．单位负责人兼任外机关职务形成的与本单位无关的文件材料；
9．从正式文件摘录的供工作参考非证明材料。三、同级机关和非隶属机关的文件材料
1．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；
2．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。四、下级机关的文件材料
1．下级机关送来参阅简报，情况反映，不应抄报或不须备案的文件材料；
2．越级抄送的一般不须办理的文件材料；
3．下级机关抄报的一般性文件材料。第五条 各单位应把档案工作列入本单位的发展计划，在人员配备、经费以及办公用房、档案库房等工作设施、设备及条件上给予保障，有条件的单位应逐步实现档案管理的现代化。第六条 各单位档案部门的工作，在业务上要接受上级档案部门的监督和指导。第二章 档案工作人员及其基本职责和任务第七条 档案管理是科技管理的重要组成部分，其工作人员是档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。档案工作人员要保持相对稳定。第八条 档案工作人员的基本职责和任务是：
1．坚决贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规和上级档案管理部门的有关规定。
2．负责建立健全本单位档案管理工作的各项规章制度和管理办法。
3．参与本单位的科研计划管理，成果管理，科研项目的鉴定，基建工程的竣工验收，大型仪器设备的开箱验收和开发技术市场等业务活动，及时提出对应归档文件材料的管理要求。
4．指导、监督、检查和协助本单位各部门的有关人员做好文件材料的形成、积累和立卷归档工作，使之符合档案管理的规定与要求。
5．负责本单位全部档案的收集、整理、保管、利用和组织鉴定、统计等项档案业务工作。
6．积极组织开发本单位的各类档案信息资源，开展档案史料编研工作，负责编写全宗介绍、组织沿革等，主动提供利用，努力为本单位各项工作服务。
7．按照有关规定，向指定部门做好档案移交工作。
8．遵守国家有关档案和科技保密的规定，确保档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。
9．办理领导交办的其它有关档案工作事宜。第三章 档案的形成和归档第九条 各单位要重视归档工作，根据各种文件材料的形成规律和特点，建立健全文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项管理、科研、生产、基建等业务活动都有完整、准确、系统的文件材料归档。第十条 文件材料的形成和积累
1．文件材料的形成，积累由各级文书部门或文书人员负责，文书人员在日常工作中，应随时主动向承办人收集办理完毕的文件和相关的材料，对其进行整理，并做好日常管理工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。
2．科技文件材料的形成、积累由项目负责人或承办人负责，从制定项目工作计划起，即要向与项目有关的人员布置积累科技文件材料的任务，并指定专人负责及时收集整理。管理部门也应按项目分别收集、积累与该项目有关的文件材料，并在归档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。档案部门负责按项目发放科技档案积累袋和与建档有关的科技报告、实验记录等统一用纸。
3．档案工作人员要深入各部门和项目所在单位，了解情况，督促、检查、指导文书人员或科技人员做好文件材料的收集、积累工作。第十一条 档案的分类、组卷、编目
一、分类
分类就是把一个单位的全部档案按照一定的要求分成若干类别，并有次序地按照类别排列。在实际工作中，一般按照以下几种方法分类：
①年度－组织机构分类法。就是先按年度分开，然后在每个年度下再按组织机构分类。
②组织机构－年度分类法。就是先按组织机构分开，然后在组织机构下面再按年度分开。
③年度－问题分类法。就是先按年度分开，然后在每个年度下面再按问题分类。
④问题－年度分类法。就是先按问题分开，然后在每个问题下面再分年度。
⑤按专题－以一个科学技术研究课题为对象，按照不同课题的科技档案划分类别。
⑥按专业性质－根据文件材料所反映的不同专业属性分类。
⑦按工程项目－以基建工程项目为单位分类。
⑧按产品型号－一种产品的全部科技档案为单位分类。
二、组卷
对经过分类整理的文件材料，根据以问题（项目、课题）为主、兼顾其它特征的原则，将相互间具有有机联系的材料进行组合，形成案卷。其方法和要求是：
1．不同年度的文件材料一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划、设想放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；各种案件材料放在结案年立卷；跨年度处理的文件放在制发年立卷。
2．在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与原件，同一文件的多种文本组合在一起，不得分开，文电应合一立卷。
3．调研材料、制度、条例、法规等一般按单一问题组卷。
4．会议文件，根据文件材料的多少，可一会一卷或一会数卷。
5．统计报表，一般同一格式、名称、地区的组为一卷。
6．工作计划、总结等材料，一般可按制发机关或名称组卷。
7．案件材料，可一案一卷或一案数卷。
8．简报、大事记和各种出版物等可按名称一期一卷或数期一卷。
9．重要的会议记录按年度组合为一本或数本。
10．上级制发的文件材料：
①一般普发性文件可放在一起组卷。
②有针对性的文件和上级机关对本单位请示的批复等可单独组卷。
11．科研、生产、基建工程等按项目组卷。
①项目（包括课题、产品、基建工程等，下同）结束（含最终完成、阶段完成、中断或终止）后，由项目负责人负责组织本项目所形成的应归档的科技文件材料的整理组卷工作。管理部门应将与项目关系密切的管理性文件交项目负责人，与该项目的技术文件材料统一汇总整理组卷。
②科研项目、委托试验、产品生产、仪器设备、基建项目等方面的文件按其阶段、结构、部件等分别组合。根据文件材料的多少，可一题数卷或一题一卷。
③卷内文件材料应齐全完整，准确反映科研、生产、基建和有关管理活动的真实内容。
三、卷内文件材料的排列
卷内文件材料应区别不同种类、情况进行组织排列。
1．密不可分的文件应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；重要法规性文件的历次修改稿（一般文件材料只保留最后定稿）依次排在定稿之后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字号排列。
2．科研项目文件，按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报、奖励和推广应用等时间阶段排列。
3．产品生产文件，按设计、试制、小批量生产、产品创优等工作顺序排列。
4．仪器设备文件，按购置的依据性材料、仪器设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等的顺序排列。随机图样也可单独组卷。
5．基建项目文件，按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列。
四、卷内文件材料编目
1．卷内文件材料编页
经排列整理完毕的案卷，其卷内文件材料应逐页编写页号，编写页号时，一律使用铅笔。文书案卷，在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字累计编写页号。卷内如有铅印的规程、规范等已编有页码的小册子，其整体可按一页编号，并写在首页的右上角。科技案卷卷内文件材料，单面书写的在右下角，双面书写的正面在右下角、背面在左下角编写页号。图表和声像材料也应在装具上或其背面逐件编号。
2．填写卷内文件目录
卷内文件目录由顺序号、文号（文件编号）、责任者、题名、文件标题、日期、页号及备注组成，卷内文件目录由立卷人逐项填写。
3．填写卷内备考表
卷内备考表由立卷人和档案人员分别填写并放置卷尾。备考表由卷内情况说明、立卷人、检查人、日期组成。用以记载和说明卷内文件的有关情况，如案卷的完整程度、文件数量增减、修改补充情况等。
4．填写案卷封面
案卷封面以一定格式概要介绍案卷内文件材料的内容和成份。由案卷标题、编制单位、文件起止日期或编制日期、密级、保管期限、件、页数、归档号或档案号等组成。案卷封面一律用钢笔或毛笔书写，字迹要工整、清晰。其中，文书案卷的标题由立卷人拟定，档案部门核定。标题文字应力求简炼，概括准确，最多不超过50个字。科技案卷，以立项时的科研项目、基建工程项目、产品、仪器设备的名称为案卷标题。
一、科技档案保管的方法与要求
1、科技档案保管工作
科技档案保管工作，是在科技档案的日常管理中，创造适合科技档案保管的条件和环境，妥善保护科技档案，建立和维护良好的科技档案库藏秩序的科技档案业务工作。
2、科技档案保管工作的内容
3、科技档案的保管条件和防护措施
4、科技档案的保管方法和要求
① 底图档案的保管
底图具有复制的功能，其采用特殊的原材料和工艺措施，造成不利于底图的耐久性，底图的保管要求严禁折叠，在选择特制的底图柜存放。
存放方法：
一种是平放，即按整理顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中，是比较好的保管方法。
二种是卷放，即将底图按套或按卷卷成筒状放在底图柜中，卷放不方便取放，会增加底图磨损。特大特长幅面的底图以卷放方式较好。
总之，应保证底图不撕、不折、不受挤压以及尽量减少磨损。
② 蓝图及复印图的保管
蓝图及其他复印图的制成材料，机械强度较好，特别是蓝图幅面大小不一，应采取折叠组卷的保存方法。
蓝图以“手风琴”式折叠成A4图纸幅面大小，折叠时右下角的标题应显示，以便查阅，如需装订，左边应空出装订线。折叠后用档案盒进行保存。
③ 感光材料的保管
科技档案中的感光材料主要有底片（胶片）和照片，其中以底片的保存更为重要，因为底片是母片，一旦损毁就无法制作照片。
具体方法：
1、采用密封保存，放在隔热、密封容器内。
2、底片平面应与水平面垂直。
3、底片应分类存放，如母片与复制片、永久与非永久保存的。
4、每隔一至两年进行检查，发现异常应及地处理。
5、保管条件，温度13～15℃，温度35%-45%，彩色应低于2℃。
④ 磁性材料的保管
磁性材料主要是指录像带、录音带和机读文件。
主要保管方法是：
1、防磁，将磁带放入金属柜中保存，远离磁场，周围不能有变压器、电动机、电视机等电气设备。
2、磁带要平放，且不要叠压太多。
3、定期检查，磁带6-12个月重新卷绕一次，发现问题应及时转录，机读文件每3-5年复制一次。
4、长期不用的磁带再加隔磁材料卷绕，防止磁带互相磁化。
⑤ 科技档案库房管理
库房是保管科技档案的场所，为了合理利用库房面积，便于对科技档案的存放和查找，提高科技档案工作的效益，应加强库房管理。
库位管理：
供存放科技档案的空间位置称为库位，库位管理的任务是规划库房的使用面积和柜架数量，对库房进行合理布局，以便对科技档案实行定位管理。
柜架排列：
柜架是库房内存放档案的设备装具。应遵守以下要求：
1、各种柜架应分类集中。
2、柜架排列应与窗户垂直，与墙壁保持一定距离，防止阳光直接照射，避免外温、湿度对档案的直接影响。
3、柜架之间通道保持0.9米—1.2米宽度，便于管理和通行，充分利用库房面积。
4、每层柜架的隔板或抽屉，应标明科技档案的类别和档案号。
5、对于使用密集架设备，应充分考虑库房建筑的荷载量。
档案排架：
根据预定的排架方法，将科技档案案卷上架排放实行定位管理。
排架方法有：
① 流水排架法，分为大流水排架和小流水排架（分类流水排架）两种，大流水即不分种类和类别，按入库先后顺序混合排列。小流水排架（分类流水排架）在种类和类别下再实行流水排架，如先分产品档案、设备档案、科研档案、基建档案等，再按接收的先后顺序排架，或按年度分开，再实行年度内流水排架。
② 分类排架法，是在科技档案实体分类的基础上，再按照科技档案的类别、项目及项目内案卷排列。
根据预定的排架方法，将科技档案案卷上架排放实行定位管理。
排架要求：
① 采用从下到下，从左到右的顺序排列，以方便管理。
② 保持适宜的饱和度，过挤增加案卷的摩擦，结构影响库位的利用。
出入库管理：
库存科技档案总是处于流动和变化的状态，应随时掌握科技档案的库藏情况，如借出数量、借阅数量、移出数量、封存数量、销毁数量等。
二、科技档案保管制度
科技档案保管制度是完成科技档案保管任务的依据和控制手段，是档案管理制度的组成部分。主要包括：
第一章 总则第一条 为了加强机械电子工业科学技术研究档案（以下简称科研档案）的管理，充分发挥科研档案在机械电子工业发展和社会主义现代化建设中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和《机械电子工业档案工作暂行条例》，结合科研工作的特点，特制定本规定。第二条 科研档案是机械电子工业档案的重要组成部分，是机械电子工业在新理论、新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等科学研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）系统工程研制档案、产品研制档案、专题科研档案等。第三条 机械电子工业科研档案，是机械电子科学技术研究活动的真实记录，是科学技术重要的信息资源，是国家的宝贵财富，各单位必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，各单位必须把科研档案工作纳入科研管理工作，与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合，实行科研工作与建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料的形成同步；验收、鉴定科研项目与验收鉴定科研档案材料同步；上报科技成果评奖或科技人员评定技术职务与档案部门（综合档案部门，下同）出具已归档合格证明同步。第五条 科研档案工作要列入本单位的发展计划，对经费、库房、设备和人员配备等工作条件，应给予保证。按国档发〔1987〕6号文件规定，即每年从本单位科研经费总额中拨出一定数额作为科研档案工作经费。第二章 科研文件材料的形成与归档第六条 科研文件材料的形成、积累、整理、归档是科技人员的职责。监督、检查和指导科技人员做好科研文件材料的归档工作是档案人员的责任。应分别纳入各自的职责范围，作为检查科研管理水平和考核科技人员工作的依据之一。第七条 科研文件材料的归档范围，应包括从科研立题开始到成果推广应用等全过程形成的全部文件材料（见附件一）。第八条 科研文件材料归档的要求
（一）实行由科研项目负责人立卷归档的制度。科研项目结束或告一段落时，项目负责人必须把具有保存价值的科研文件材料收集齐全，并系统整理立卷，经审核后移交档案部门保管，任何人不得私自留存。
（二）归档的科研文件材料，必须字迹工整，格式统一，图像清晰，签字手续完备，装订整洁美观。
（三）以纸张为载体的科研文件材料，必须纸质优良或用统一稿纸书写。禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，以利长期保存。
（四）归档份数。凡是原始资料，各种文件材料手稿及正本，一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。报告、论文等可随手稿多归档1～2份，以便保护原件。
（五）归档时间。一般科研项目在技术鉴定或设计定型时归档，复杂的、周期长的科研项目可分阶段归档；理论研究项目在论文、著作定稿后归档；中断和负结果的重要项目，在批准停止研制时归档。
（六）凡几个单位协作的项目，由主办单位负责立卷归档保存一套完整的档案。协作单位保存自己所承担的部分任务中所形成的科研文件材料，并复制一套送交主办单位保存。
（七）为确保文件材料的完整性，有关科研项目的任务书、协议书、合同、会议纪要、鉴定文件、移交文件、受奖文件、报告及批复等重要文件，由承办单位随时移交档案部门归档。第九条 科研文件材料归档工作程序
（一）科研任务确定后，由科研项目负责人提出“科研文件材料归档计划表”（见附件二）。经科技、标准化、档案等部门会签，主管科研的领导（总工程师）批准后纳入科研工作计划，作为考核归档的依据。
（二）按“四同步’管理要求，将形成的科研文件材料归档计划表中规定的内容逐条落实到具体人。科技人员根据归档计划进度，按照SJ207《设计文件的管理制度》（部标）、《科技文件编写格式规定》等，认真执行。
（三）科研任务完成后，根据《科研文件材料归档计划表》规定的内容，由立卷人将已形成的科研文件材料，按照立卷归档的要求组成保管单位，经档案部门检查合格后，方可申报科研成果鉴定。
（四）成果鉴定时，鉴定委员会内应设立“科研文件材料审查组”由档案部门人员参加，负责科研文件材料的完整性、准确性、系统性的审查，并提出《科研文件材料审查报告》，由鉴定委员会审定后将审定结论写入《科技成果鉴定证书》。
（五）鉴定、视同鉴定或验收后，由归档部门填写科技文件材料交接清单，将应归档的全部科研文件材料，向档案部门办理归档手续，经交接双方签字后留一份存查。
科技档案的收集与整理【1】
摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录，科技档案，即科学技术档案，是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物，是人类社会进步的一个重要标志。
本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。
关键词：科技档案 收集 整理
马克思说：“机器生产的发展，要求自觉地应用自然科学。”生产力中也包括科学，因此可见、科学技术是第一生产力。
既然科学技术档案是生产力的重要构成部分，科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力，能够在经济和社会发展中发挥巨大作用。
科技档案，即科学技术档案，是国家全部档案的重要组成部分，它伴随着科学技术的产生而产生。
随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显，科学技术已经渗透到社会的各个领域。
因此，科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分，发展并成熟起来。
一、科技档案的收集工作
1.科技档案的收集
科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。
因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。
做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。
科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。
其包括：基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。
由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。
2.科技档案的收集的要求
遵守国家的相关法律法规，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。
任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。
遵循科技档案的自然形成规律。
基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。
由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。
保证科技档案的完整、准确和系统，也是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。
3.基层科技档案机构的收集
3.1科技档案机构的收集渠道
部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案，单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。
因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。
3.2基层科技档案机构的收集方法
科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。
基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。
科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。
为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。
要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。
在此过程中，除了要调动科技人员的积极性之外，更应当在收集工作中实行严格的监督控制。
科技档案进入档案部门之后，发现不完整、不准确的情况，通常要进行的补充与纠正。
4.科技专业档案馆的收集
科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地，其宗旨是积累国家的科技资源，为社会服务。
这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性，也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。
它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。
二、科技档案的整理
整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。
科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。
整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。
整理是科技档案实行科学管理的基础。
科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。
前苏联学者列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。
整理是科技档案查找利用的前提。
科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。
经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。
为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。
科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。
它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。
同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。
我们知道，一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的经验(科技档案)，往往是后阶段科技和生产活动的凭据。
生产技术越复杂，现代化程度越高，越离不开科技档案。
科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际，那将是无源之水、无本之木，所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化，与时俱进。
参考文献：
[1]王实.新时期认识与加强科技档案工作的探讨[J].湖南林业科技，2004(02).
[2]赵辉等.科技文件与科技档案管理方法浅议[J].河南林业科技，2007(04).
加强科技档案的收集与管理【2】
【摘 要】随着科学技术的迅猛发展，科技档案的种类和数量日益增多，如何收集管理好档案信息资源，以满足科技人员的需求，是我们档案工作者的首要任务。
【关键词】科技档案 收集 管理
1.科技档案收集与管理的重要性
科技档案是指在科学技术研究中形成的具有一定价值的科研项目、产品、基本建设、设备仪器等档案，是具有保存和参考价值的科学技术资料，对本单位的发展起着重要的作用。
1.1科技档案是科技活动的真实记录
科技档案反映了一个单位的科研、生产活动的全过程，是科研、生产发展变化的历史记录，是广大科技人员的劳动结晶。
它能为科技人员在进行管理、科技决策、技术交流、经验总结、推广应用等方面提供信息和依据。
科技档案是宝贵的无形资产，蕴藏着巨大财富，它在产品制造、设备维修、设施扩建中为工程技术人员提供所需档案材料，有效地提高工作效率。
同时，它还能促进生产发展，提高知识创新能力，新产品开发能力和同行业的竞争力。
1.2科技档案收集与整理是档案管理的重要内容
档案法中明确规定，档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计、提供、利用等环节，其中收集是第一环节。
由此可见，强调对产生的文件材料进行收集、集中统一管理，才能保证档案的完整齐全，才能使档案工作更有效地为社会和谐、为科学发展提供服务。
2.科技档案收集与管理存在的问题
2.1对科技档案的重要性认识不够
目前，科技档案的收集工作仍处于一种被动的收集状态，档案资料的上交不及时，收集不齐全的情况较为普遍。
倘若不能更有效地保证科技档案的完整与统一，不能为科技档案工作的进一步开展打下良好的基础，就会影响和制约档案工作的开展，势必会影响整个单位发展的效率与效益。
2.2没有法制意识和长期规划
由于对科技档案收集和管理工作没有法制意识和长期规划，有资料则归，无资料就不归，有的科技人员对档案人员的收集、办理移交档案工作都是被动的，仅仅在等待着某些行政命令而缺乏主动性。
目前，我所还没有形成完全主动归档的局面，因而，把“收集”、“归档”仅仅看作是一项档案部门的工作，仅仅是为了应付上级领导而匆匆归档。
3.做好科技档案收集与管理工作的意义
3.1增强档案意识，做好收集管理工作
要做好档案收集与管理工作，首先要改变观念，增强档案意识，档案工作人员和科技人员要认真学习、贯彻《档案法》。
《档案法》中规定，“对国家规定的应当立卷的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。
这就从法律上明确了应该归档的文件必须履行正常程序，保证其系统完整。
档案工作者还要按照《档案法》积极主动地做好科技档案的收集与管理工作。
档案工作是伴随着科研工作而进行的企业主动行为，因此，要以主动的服务来促进档案收集工作的进行，以跟踪服务来保证收集工作的高效完整、统一真实。
3.2建立专兼职档案工作人员网络，敦促档案产生部门归档
《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
这个原则是我国多年档案管理经验的积累与总结，也是被档案工作实践证明是行之有效的，必须全面理解，认真落实。
要做好科技档案收集与管理工作，必须明确一名主要领导分管档案工作，有稳定的档案职能机构，建立一支人员结构合理、业务精湛、既懂科技又懂档案的专职档案员队伍。
把档案工作人员网络建设到科技档案形成的各个部门，在这些部门设置兼职档案员，并将其进行培训，使他们成为部门档案收集工作的实行者和监督者，只有这样，才能使科技档案工作变被动为主动。
3.3加强科技档案活动全过程的收集与管理工作
科技活动是长期、连续不断进行的，其中的科技档案也是在这种循序渐进的发展中不断产生的。
科技资料在科研工作的早期对科技档案管理具有较大的可塑性。
因此，为了提高科技档案收集工作的质量，在项目开展工作之际，应及时地将科技档案管理要求传达到各级科研部门，使他们能够在工作中正确地组织科技材料的编写及保证今后归档文件的完整性和准确性。
科研工作的最终目的是将科研转入生产。
这一阶段应重点做好科研总结、使用说明书、成果照片、成果申报表、鉴定证书，以及课题论证报告等的收集工作。
这样，由于文件资料产生部门比较分散，这就要求我们档案工作者应及时主动、有目的、有计划地按照工程、项目的进度做好文件材料的收集工作。
因此，无论是怎样的科研课题，最重要的是要把科技档案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中去，明确职责，落实到人。
