一、科技档案保管的方法与要求
1、科技档案保管工作
科技档案保管工作，是在科技档案的日常管理中，创造适合科技档案保管的条件和环境，妥善保护科技档案，建立和维护良好的科技档案库藏秩序的科技档案业务工作。
2、科技档案保管工作的内容
3、科技档案的保管条件和防护措施
4、科技档案的保管方法和要求
① 底图档案的保管
底图具有复制的功能，其采用特殊的原材料和工艺措施，造成不利于底图的耐久性，底图的保管要求严禁折叠，在选择特制的底图柜存放。
存放方法：
一种是平放，即按整理顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中，是比较好的保管方法。
二种是卷放，即将底图按套或按卷卷成筒状放在底图柜中，卷放不方便取放，会增加底图磨损。特大特长幅面的底图以卷放方式较好。
总之，应保证底图不撕、不折、不受挤压以及尽量减少磨损。
② 蓝图及复印图的保管
蓝图及其他复印图的制成材料，机械强度较好，特别是蓝图幅面大小不一，应采取折叠组卷的保存方法。
蓝图以“手风琴”式折叠成A4图纸幅面大小，折叠时右下角的标题应显示，以便查阅，如需装订，左边应空出装订线。折叠后用档案盒进行保存。
③ 感光材料的保管
科技档案中的感光材料主要有底片（胶片）和照片，其中以底片的保存更为重要，因为底片是母片，一旦损毁就无法制作照片。
具体方法：
1、采用密封保存，放在隔热、密封容器内。
2、底片平面应与水平面垂直。
3、底片应分类存放，如母片与复制片、永久与非永久保存的。
4、每隔一至两年进行检查，发现异常应及地处理。
5、保管条件，温度13～15℃，温度35%-45%，彩色应低于2℃。
④ 磁性材料的保管
磁性材料主要是指录像带、录音带和机读文件。
主要保管方法是：
1、防磁，将磁带放入金属柜中保存，远离磁场，周围不能有变压器、电动机、电视机等电气设备。
2、磁带要平放，且不要叠压太多。
3、定期检查，磁带6-12个月重新卷绕一次，发现问题应及时转录，机读文件每3-5年复制一次。
4、长期不用的磁带再加隔磁材料卷绕，防止磁带互相磁化。
⑤ 科技档案库房管理
库房是保管科技档案的场所，为了合理利用库房面积，便于对科技档案的存放和查找，提高科技档案工作的效益，应加强库房管理。
库位管理：
供存放科技档案的空间位置称为库位，库位管理的任务是规划库房的使用面积和柜架数量，对库房进行合理布局，以便对科技档案实行定位管理。
柜架排列：
柜架是库房内存放档案的设备装具。应遵守以下要求：
1、各种柜架应分类集中。
2、柜架排列应与窗户垂直，与墙壁保持一定距离，防止阳光直接照射，避免外温、湿度对档案的直接影响。
3、柜架之间通道保持0.9米—1.2米宽度，便于管理和通行，充分利用库房面积。
4、每层柜架的隔板或抽屉，应标明科技档案的类别和档案号。
5、对于使用密集架设备，应充分考虑库房建筑的荷载量。
档案排架：
根据预定的排架方法，将科技档案案卷上架排放实行定位管理。
排架方法有：
① 流水排架法，分为大流水排架和小流水排架（分类流水排架）两种，大流水即不分种类和类别，按入库先后顺序混合排列。小流水排架（分类流水排架）在种类和类别下再实行流水排架，如先分产品档案、设备档案、科研档案、基建档案等，再按接收的先后顺序排架，或按年度分开，再实行年度内流水排架。
② 分类排架法，是在科技档案实体分类的基础上，再按照科技档案的类别、项目及项目内案卷排列。
根据预定的排架方法，将科技档案案卷上架排放实行定位管理。
排架要求：
① 采用从下到下，从左到右的顺序排列，以方便管理。
② 保持适宜的饱和度，过挤增加案卷的摩擦，结构影响库位的利用。
出入库管理：
库存科技档案总是处于流动和变化的状态，应随时掌握科技档案的库藏情况，如借出数量、借阅数量、移出数量、封存数量、销毁数量等。
二、科技档案保管制度
科技档案保管制度是完成科技档案保管任务的依据和控制手段，是档案管理制度的组成部分。主要包括：
1、重视企业科技档案的收集和整理工作，建立科学的归档工作流程
1.1做好科技档案的收集工作
收集工作是做好档案管理工作的支点，是档案管理工作的重要环节，是保障科技档案系统、完整、准确的有效渠道。根据各个企业的不同的科技活动的特点和步骤，档案管理人员要在档案的收集和整理工作上做到具有前瞻性的工作。
1.2遵循科技档案形成的规律完成整理立卷工作
科技档案是伴随着科技生产活动有规律形成的，科技档案的整理、立卷是档案管理过程中的一个承前启后的重要环节，它连接着科技生产活动和档案管理的活动。科技档案的管理人员要熟悉科技档案的形成过程，掌握其形成规律，在规律的指导下开展档案的整理、立卷工作。
1.2.1立卷工作要遵循几个要求：
（1）案卷内的科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；
（2）案卷内科技文件应齐全、完整；
（3）案卷内科技文件的载体和书写材料要符合耐久性要求。
1.2.2科技文件管理人员组卷时应本着这样几个原则：
（1）产品、设备仪器文件，按其反映的不同部件、结构、系统分别组卷；
（2）基建工程的文件，按其反映的不同专业，分别组织案卷；
（3）科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段分别组卷；
（4）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。
1.3建立科学的归档流程
各个企业由于其科技生产的内容和规律不尽相同，形成的科技档案管理流程也各有不同。一般工期较短的项目可以待项目完工后，由项目部的文件管理人员按照企业的档案管理相关规定整理、立卷，经企业档案管理部门审核后，一次性完成归档移交工作；如遇工期较长的项目，档案管理部门可与项目执行部门协商，按照工程的进度情况，按阶段归档，即一个阶段完成后，项目部的文件管理人员按照档案制度管理规定整理、立卷，经档案管理部门审核后，移交归档，完成阶段性归档工作。
企业科技档案的相关管理人员要积极主动的采取行动，了解掌握本企业的科技生产活动特点，结合实际情况，经常督促有关人员及时将科技生产中形成的相关资料收集、整理、立卷，按照企业档案有关要求归档；协助科研生产部门制定文件材料的归档范围，重点关注验收、鉴定等相关资料收集的工作环节，加强对档案形成过程的控制，把握好归档流程的各个节点，根据本企业的实际情况，按照档案管理的科学规律制定合理的管理流程，保障资料齐全、完整，不断丰富、完善档案馆藏。
2、企业科技档案的利用
2.1、科技档案的利用对企业发展的重要性
进入信息社会以来，信息尤其是科技信息的生产、收集、整理、利用、开发能力，已成为一个经济实体、一个国家强盛的标志。企业科技档案是企业信息力的重要组成部分。我们对企业科技档案的利用主要体现在以下几个方面：（1）有效利用企业科技档案，可节省人力成本，促进全社会生产力的提高。科技档案作为一种潜在的生产力，只能通过利用才可发挥作用。（2）从战术的角度利用企业科技档案，可增加科技档案存量，形成科技档案价值的开发利用的良性循环。科技档案的价值可以通过对其开发利用对其进行保值、增值，一方面提高全社会的生产力和劳动效率，另一方面，也体现在为新的科技档案的产生和科技档案存量的总体增长，因此开发利用科技档案价值的过程也就是一个使科技档案存量增长的过程。
2.2、开发利用是企业科技档案工作的最终目的
科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，科技档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。
2.2.1.积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。
2.2.2.应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。
2.2.3开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用，档案管理人员应学会专题史料编制等，提高科技档案管理效率；同时还应根据生产经营、科技开发等需要，深层次地开发利用档案信息资源，为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。
3、科技档案开发利用的新观念
随着商品经济的发展，人们对信息的依赖和需求也越来越大，因而技术市场应运而生。在这种形势下，积极开发科技档案信息，既能促进社会主义市场经济的发展和经济体制的改革，又能适应把企业推向市场的需要，使企业成为社会主义商品生产者和经营者。
3.1 转变旧观念 科技档案部门收集、保管、开发利用科技档案的目的，是为科技、生产及其管理活动提供条件和依据，也只有在被利用的过程中，才能体现科技档案工作的价值。
多年来，企业科技档案工作基本上属于内部服务型、无偿服务型和保管服务型。随着社会的进步，那些直接反映经济情况或经济建设的科技档案的利用将越来越多、越来越迫切，档案工作者，不但要切实树立一种开放的、主动为企业提供服务的、注意经济效益的新观念，而且要从思想上、行动上实现转变。
3.2 端正服务态度 科技档案工作应围绕经济建设这个主战场转变服务观念，摒弃单纯的“看摊守堆”和“坐等上门”的观念，应深入生产第一线，主动去了解科研、设计、生产、管理工作中的实际需要，开发出科技档案的信息资源。档案工作人员在做好日常档案接收、管理和提供利用的同时，要及时了解决策层和科技人员对档案资料的需求状况，结合本单位具体情况采取定期出成果通报、专题汇编、目录开放等方法，使档案部门由你查我调!的被动式服务转变为主动服务，由零散提供转变为系统提供。
3.3 服务目标多样化 档案信息服务的方式要多样化，根据具体情况开展咨询服务、跟踪服务、定向服务，送科技上门，送信息到家，尽可能满足企业各部门对科技档案信息利用的不同需求。
在知识经济时代，科技档案信息服务的内容更加丰富，服务的目标由单一型转向多样型；既要不断满足知识经济发展的需求，又要满足企业经济拓宽和发展的需要。这就要求在传统服务的基础上，深化科技档案信息服务的内涵。应从本单位科技档案信息资源出发，确定企业科技档案信息的服务方向，积极开展网上信息检索与利用服务，积极开展重点工程馆藏的数字化工作，构建起全方位、深层次的服务格局。
3.4 服务手段现代化 要做好档案工作，开发档案信息资源，为企业生产提供快捷的优质服务，档案人员还必须不断提高自身的业务素质，不仅要有较强的信息意识，而且要有管理档案的业务知识和一定的专业知识。因此每个档案工作者都必须不断更新知识，才能适应时代的要求，才能推动档案工作向前发展，真正做到深化了工作、服务了企业、贡献于社会。
3.5 科技档案工作应适应市场的需求 当前，在大型施工单位全面走向市场经济，按现代企业制度要求进行改制改革时，可以看到存在的一个问题：即科技档案产生于本单位，使用于本单位，而缺乏社会交流。造成该问题的原因有两个：一是科技档案工作一直按传的封闭意识和工作方法运作；二是社会缺乏科技档案的流通机制。其结果是：科技档案的用不是服务于社会，而是仅限于本单位查阅。也就是说，科技档案所蕴藏的科技生产力没有被释放到社会中去，没有进入市场。
市场经济的建立和完善，为科技档案工作的发展创造了一个良好的环境和大好的机遇。把保管档案的库房变成适应市场的信息中心，用现代科技信息为企业和社会服务。
如何进行档案整理
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
(二)各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。
(三)案卷(件)号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求：
(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。
(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。
(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
(1)会计凭证：保管15年。
(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。
(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
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C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
如何整理档案
机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我为大家整理的如何整理档案，仅供参考，希望能够帮助到大家。
一、档案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
二、档案整理的文件范围是：
凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
三、档案的分类原则：
以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。
一、实物档案的分类
分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。
二、实物档案的排列
排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。
实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。
三、实物档案的贴签
贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的'形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。
标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。
四、实物档案的编目
编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。
实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。
五、实物档案的装盒
装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的
印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。
六、结论
实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。
收集工作是把科技档案从其形成部门或形成单位集中到企业、事业单位的档案管理部门或科学技术档案馆(见科学技术档案收集)，为实现科学管理打下基础；整理工作是将集中起来的科技档案按其形成规律和内容、形式特点，进行科学分类 (见科学技术档案分类)、 系统排列和基本编目，实现库藏科技档案的科学组织和系统化;鉴定工作是通过对科技档案完整、准确、系统的质量和保存价值的鉴别分析，决定其保管等级的科学划分及筛选存毁(见科学技术档案鉴定)；保管工作是以科学的管理手段和技术措施保护科技档案的完整和安全,保证科技档案在质量上的准确,维护库藏科技档案的科学序列，为最大限度地延长科技档案的自然寿命和保证科技档案的有效利用提供条件并实行监督；统计工作是通过统计数字的积累和分析，掌握库藏科技档案的数量和质量，以及科技档案管理和利用工作的基本状况,既是保护科技档案对其实行监督的基本手段,也为科学地组织管理科技档案提供数字依据；提供利用工作是通过创造条件，以各种有效的方式将科技档案信息开发出来，满足有关工作的需要。
档案太多，一个档案盒装不下，自然再装一个档案盒呗，档案号编写清楚就好了呀！
文书档案按件整理，一份文件一个编号，换个档案盒，档案号接续下去就好了。
科技档案按卷整理，案卷号+卷内文件号，换档案盒也是一样接续呀！
