如何推行档案工作规范化标准化
一、简化
简化，就是在一定范围内缩减对象的类型数目，使之在既定的时空范围内足以满足一般需要的标准化形式。一般来说，简化是在档案管理实践中应用较广的一种标准化的初级形式。它不是主观任意地缩减，而是只去掉档案管理中已经成为多余的、重复的、低功能的环节，如实行文档一体化管理之后，过去的某些编目环节、登记环节便成为多余、重复、低效能的环节。通过标准化的简化处理，便可以实现文档一体化管理体系的整体优化。标准化的简化应具有必要性和合理性的特征，这也是确定合理简化的两个界限。只有当标准化的工作对象的多样性发展规模超出了必要的范围时，才会使简化成为可能。简化的目的是使标准化的对象实现总体功能的最佳化。为此，在实际的档案管理实践中，应当注意发现在档案工作现代化的进程中不断出现的多样性情况，并在适当的时机出台一定的标准，对其实行必要的简化控制。
二、统一化
统一化是把同一事物的两种以上的表现形态归并为一种或限定在一个范围内的标准化形式。它虽然也是一种标准化的初级形式，但却是标准化的主导形式与手段。档案管理活动中有许多对象需要在方法、操作规程、术语符号、参数标志等方面实现统一化，以提高档案管理的标准化水平。值得注意的是，强调统一化的同时，一定不能“统死”，必须注重标准化对象的选择，对于那些不具有重复性、反复性特征的事物与对象，不能通过制定所谓的行业标准或地方性标准等方式，硬性实行削足适履式的标准化。档案工作标准的制定必须建立在调查研究和注意借鉴国内外成功经验的基础之上，合理地确定统一化的对象及其程度。
统一化的主要内容与范围包括：
(1)一定范围的统一。如档案的著录和标引工作直接关系到档案信息资源的共享，只有实现全国乃至国际范围内的统一化，才能有效地满足现代化社会人们对档案信息检索的需要；再如，某些档案管理程序由于目前没有可能实现全国或全行业的统一化，可以首先实现一个地区、一个部门的统一化。
(2)一定程度的统一。即明确规定标准中哪些方面的内容、指标要统一，哪些不宜在较大的范围内统一而只能在较小的范围内实现统一。如对档案实体的分类，由于各个单位、各个部门、各个行业的文件和档案的自然形成规律不尽相同，所以，就不宜在大的范围内统一。但是在一个单位之中，在文件标准化水平较高的一些部门，也可以在一定程度上对分类标准的选择要求、分类方案的编制体例与技术性要求以及分类工作程序等，做出统一化的规定。
(3)一定级别的统一。应该在全国各个行业统一的档案工作对象或概念，就 P176 必须制定国家性的档案工作标准；应该在一个行业或专业范围内统一的档案工作对象或概念，就必须制定行业性或专业性的档案工作标准；应当在一个地区范围内统一的档案工作对象或概念，而不宜在一个行业或全国范围内统一者，就必须制定地区性或地域性的档案工作标准；应当在一个企事业单位范围内统一的档案工作对象，就只能制定企事业档案工作标准。如果档案工作统一化的对象级别选择不当，轻者会造成一些行业或部门的档案管理水平停滞不前，重者将会造成档案工作混乱无序，以及国家人、财、物力的浪费。
(4)一定水平的统一。档案工作标准的确立，应当考虑到先进性与合理性的双重要求。所谓先进性，是档案工作统一化和标准化追求的主要目标之一，但是，不能不顾国情提出一些在经济上、技术上都难以保证的标准要求；所谓合理性，就是从国情出发，从最大限度地提高档案工作现代化水平和管理效益出发，实事求是地确定档案工作的标准化内容。
(5)一定时间内的统一。这是指档案工作标准的稳定期的长短。当标准所约束的对象已经发展、标准已落后于档案工作发展的需要时，如果不及时修订或更新原来的某些规定，标准就会在功能上走向反面，阻碍档案事业的健康发展。
(6)一定合理多数的统一。档案工作标准中的统一不一定就指统一为一种，而是可以统一于一个理想的多数，可以规定出若干等级，以适应各种不同管理层次的需要。
三、系列化
所谓标准的系列化，是档案工作标准的高级形式，它是根据档案事业发展的需要，通过对某些标准化对象的发展规律的深入、全面的分析研究以及对国内外同一对象的发展趋势的合理预测，结合我国的档案工作的不同发展条件，将有关的标准指标加以适当归并简化，并按照一定的规律排列起来，作为指导我国档案事业发展的依据。目前，我国的档案工作标准化工作尚无这种高级形式的档案工作标准，这说明我国的档案工作标准化还有很长的路要走。
四、通用化
通用化是指在不同的标准化对象之间可以互相通用的档案工作标准。如档案工作基本术语标准、档案著录用符号标准等。注重档案工作标准的通用化程度，也是提高我国档案工作标准化工作质量的一项基本要求。
五、典型化
典型化就是以最先进、最合理的工作方式、工作程序、技术指标、技术参数、技术手段或管理规定等为样板，要求或倡导以后的有关方面的档案工作均参照此执行、取得统一的过程。它可以逐步实现档案管理水平的整体优化。 P177
六、格式化
目前，各企事业单位正在大力建设文档一体化信息管理系统，此项工作的关键环节就是建立一套标准的、覆盖整个组织的数据库结构，而在这一结构之中，合理地规定文档信息的格式和信息链接的逻辑关系又是至关重要的内容。建立这一标准化结构有两个目的：一是保证各个部门联机处理数据的过程的统一性；二是满足各种联机分析处理信息的需要。
如何推进档案工作规范化、标准化、信息化建设
企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率。
1 企业档案管理工作现状
企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不够，难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费。
2 实现企业档案管理标准化、规范化方法
2.1 转变观念，不断学习
在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。
2.2 一体化管理模式
在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度规范
企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展。
2.4 加强基础设施
企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率。
档案工作标准化的涵义，主要包括下述几点： ，
第一，档案工作标准化是一个工作活动过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。
第二，档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动，节约经费、提高效率、获得效益。
第三，档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。
第四，档案工作标准化是一种需要不断补充、完善所制定标准的工作活动过程。
档案工作标准化有微观和宏观两层涵义。就其微观涵义而言，档案工作标准化就是通过制定标准和实施标准，对档案和档案管理实行统一、简化、协调和优选等有序化管理控制，以便获得最佳档案管理效益的活动。就其宏观涵义而言，档案工作标准化是一项系统工程，它不仅包括档案工作标准的制定、实施等项工作内容，还包括标准制定前的调查研究工作，标准的补充、完善、修订、废除等项管理与维护工作，还包括标准化体系的设计，标准执行情况反馈信息的搜集与处理等项具体工作活动。
为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施:
一、建立健全切合实际的档案管理制度。
档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则，首先，要加强硬件的建设；其次，建立档案工作网络，具体制定业务档案的各项管理制度；最后，要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、严格公文的制发。
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。
三、做好文书以及电子文件的处理工作。
工作实践表明，文书是档案的来源，档案是文书的归宿。因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则。
