数字化办公专业服务商：蓝凌软件认为，档案电子化管理至少有以下好处：
提高工作效率：解决人工工作效率低下、人工查询速度慢、存储占用空间大等难题，减轻档案管理人员负担，提高工作效率
发挥档案价值：便利档案资源的共享与利用，提供档案数据智能分析，为企业决策提供数据支撑，充分发挥档案的价值
规范档案管理：根据企业实际情况规划档案管理体系߅推进档案管理的规范化、标准化，推动档案管理工作见实效
保障档案安全：从档案实体保管安全、数据存储安全、系统应用安全、用户访问安全等为档案提供多层次的安全保护
电子档案具有哪些优点
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。以下我为大家整理了电子档案的优点详细内容，希望对大家有所帮助！
电子档案优点
1、信息的非人工识读性；
2、信息存储的高密度性；
3、信息与载体之间的可分离性；
4、多种信息媒体的继承性；
5、系统依赖性。
电子档案的好处
一是效率高，速度快。能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。
二是档案信息得到有效利用，实现资源共享。可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平。
三是促进了档案的实体保护，档案保管更加安全。相对以往纸制档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案，档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。
四是有效地节约档案占用空间，档案储备量更加充足。
所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的'难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？
2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。 要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。 所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
电子档案有哪些优点
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位，以下是我为大家整理电子档案有哪些优点相关内容，文章希望大家喜欢！
1、高效率
电子档案袋的最大好处是它的高效率──易于操作并找到有关学生作品的资料和影像（image）。电子档案袋可以清晰地显示一个成长记录图。传统的档案袋虽然也能做到这点，但很难系统地按时间顺序进行组织，而且为了理清顺序，教师要花费很长的时间去翻阅作品，而电脑上的页面却能方便地找到所要的内容。
电子档案袋易操作、易携带，研究分析更实用快捷，并能对档案进行全方位的分类，可以很方便地共享同事间的信息，可以有效地就档案资料进行对话。
此外，电子档案袋储存更方便。作品不一定要保存在学校，学生完成的作品可以马上带回去，而不必等着打分，对立体作品来说，这更是一大优势。电子档案袋也是储存、描述数位作品的最佳方法，尤其是动画和多媒体作品。另外，磁盘比美术教室的作品储存容量更是大多了。
2、电子档案袋的评价优势
首先，电子档案袋有利于学生的自我评价。使用成长记录电子档案袋的`学习者查看自己的成长记录很方便，他们比较关心自己的作品的数量和质量，同时通过对自己作品的回顾，看到自身的进步和不足。
其次，电子档案袋是教师责任心的有力证明。大量的学生作品和完整的成长记录体现了教师的责任心。教师也可以通过对电子档案袋的分析，更全面地了解每一个学生的学习情况，不断调整自己的教学策略，做到因材施教。
3、电子档案袋还有激发学习兴趣、改善课程、辅助电脑技术的学习、有益于交流等优点
电脑是一种很能激发学习兴趣的工具，学生对电脑的热情很高。因为电子档案袋的建构工艺成了课程中的一部分，人们已注意到了其中的有意义的作用。一般来说，学生把完成的作品是带回家而不是留在学校里，这样父母就可以更好地了解学校的教学情况；学生则更有可能记住所学的知识，时间久了也不会忘记。电子档案袋在交流方面的优势之一是学生的作品能够跟随他们一生。现在，美国的许多大学作为课程的一部分要求学生制作职业档案袋，这些档案袋反映了学生如何实施课程标准、根据教师要求加工制作作品。这些档案袋可以存在磁盘里，也可以放在同站。
档案数字化管理的好处
传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长，该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期，档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能，可以节约档案管理人员的查询时间，满足用户档案资料的需要，实现对档案信息资料的充分利用。具体而言，数字化档案管理具有如下优势。
1. 提升企业的经济效益
随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。
2. 提升了档案利用效率
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以随时随地查找档案，充分利用档案资料。
3. 提升档案管理工作效率
数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。
什么叫档案数字化，档案数字化的好处
档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。
2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。
4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。
5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了根本性的变革。一方面,它改变了信息的承载介质,使原来的各种信息媒体,包括纸张、胶片、录像带等,向信息的计算机存储方式,如磁盘、光盘等加快转移。这大大提高了会计信息处理的质量和速度,有利于及时、准确、全面地为国家经济社会发展和部门单位的经营管理提供可靠的财务会计信息。
什么是电子会计档案管理：
1.会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。[1]
2.会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。
3.会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档，解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。
4.会计电子档案控制的复杂性。一般来说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等。会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合。
电子会计档案有什么保管原则：
1.会计电子档案的整理一般采用“三统一”的原则。即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征，具有规范性、通用性和合理性。此外，电子档案顺序号的容量应具有超前性，能满足未来会计电子档案业务发展的需要。[1]
2.严密的监察。会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查。其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。
3.应急规则。应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。
4.数据文件标准控制。文件的处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管，并严格限制别人接触文件。
会计电子档案有什么保管要求：
1.建立严格的内部控制制度。
内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。
2.建产严格的认证制度，引入加密技术。
在手工会计系统中，数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化，由此给数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举地浏览大部分文件和数据，从而使得机密数据被泄露。而严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。密码学就是在破译和反破译的过程中发展起来的。加密算法就是用基于数学计算方法与一串数字(密钥)对普通的文本(信息)进行编码，产生不可理解的密文的一系列步骤。发送方在信息发送到公共网络或互联网之前将消息进行加密，接收方收到消息后对其解码(亦称为解密)，所用的程序称为解密程序，这是加密的逆过程。
3.建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作。
根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责，在会计电子档案管理中肩负不同的责任，同时，同级岗位之间电有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。
会计电子档案管理存在的问题是什么：
1.会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度;从而影响会计档案的完整性。[2]
2.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
3.对会计电算化本身理解的偏差多数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档。
4.会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
