文书档案整理工作包括哪些内容
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出文书档案整理工作包括哪些内容，希望大家喜欢！
文书档案整理工作包括哪些内容
文书档案的整理工作主要包括分类、立卷、排列和编目。
(1) 分类。分类的一般方法是按照文件材料产生的 时间或来源、内容、形式等进行分类。
(2) 立卷。立卷的主要依据是文件材料的问题特 征、时间特征、名称特征、作者特征、通信特征和地区 特征。
(3) 排列案卷排列较为常用的方法是依据其所反 映的工作上的联系或问题进行排列。
(4) 编目。编目的类型基本有两种，一种是综合目 录，一种是分册目录。分册目录又可按类别或保管期限 来编制。
文书档案
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。
也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。
拓展延续
如何做好文书档案管理工作
一、优化文书档案管理制度
传统的文书档案管理制度存在着一定问题，在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放，这种方式虽然简单易行，但由于所需整理存放的文书档案数量过多，这样进行分类太过于笼统化，使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类，先以时间为大的分界线将档案大致的分出，再根据事件的类型进一步分类，最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的'工作内容与注意事项，没有对所有的工作项目进行人员数量的分配，导致有些工作项目中所用的工作人员过多，造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时，就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行，每名文书档案管理工作者都各司其职。
二、培养管理人员的学习能力
在新时代的引领下，对所有工作者的学习能力都有很高的要求，所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求，只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以，所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展，就要进行不断的学习，只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者，在工作过程中要对新事物不断的学习，所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解，这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视，所有的工作者都需要学习现代化的技术，这些技术将在日后的工作过程中得到应用。
三、利用现代化技术进行文案管理工作
所谓的现代化技术最多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。
分类方法：
1）保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度——保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
5）年度——组织机构——保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。
保管
我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
销毁
1）制定保管期限表；
2）制定销毁档案的审批制度；
3）制定销毁档案的监销制度。
编制
按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
1、整理与事件相关的所有资料，将资料按顺序编写页码。为了防止其中的某些资料丢失，在编写页码时可采用“共*页，第x页的编号方式。
2、编写完页码之后，将统一事件相关的所有资料扫描后压缩成一个压缩包，在电脑里建立一个专门的文件夹，进行备份。
3、用Excel表格建立资料台账，包含资料的所有文件名称、主要内容概要、权利义务范围、期限等主要内容。
4、按顺序将所有资料排列好，按照单位要求的标准格式进行文件装订。
5、将装订好的档案资料装入专门的档案袋中，在档案袋的封皮上编号，注明资料名称、整理入袋日期、整理人等信息。
文书档案归档内容
文书档案作为档案的重要组成部分，在各级党政机关及行政单位的'管理工作中发挥着重要的作用。以下我为大家整理了文书档案归档内容的详细内容，希望对大家有所帮助！
归档内容包括：
一、学校各部门所接收的上级发文及各部门的下发文件（原件3份）。
二、校党委、校行政会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划。
三、学校各部门所签订并履行完毕的合同与协议（原件）。
四、学校各部门的各种年报表及统计数据，包括：中共党员、共青团员、民主党派、科研成果、职称评定、人员基本情况、教学计划、招生人数、学生分系（分专业、分班）名单、基本建设、仪器设备、固定资产、财务计划、外事活动等。
五、学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。
六、学校举办的全校性活动，包括党代会、团代会、教代会、职代会、教学工作会、科研工作会、运动会等所形成的文字、图片、音像等资料。
注意：
1、所有归档文件必须附有归档文件移交目录，并且目录顺序需和原文件顺序一致（移交目录表格在综合档案室网站下载）。
2、当年毕业生的学籍档案，包括：成绩表、学籍表、毕业生登记表、发放毕业证书基本情况登记表，请于当年6月10日前整理后送交综合档案室。
3、声像类包括：（1）党群行政类（宣传部）；（2）教学类（现教中心、名院系）；（3）科研类（科研处）；（4）外事类（外事处、国际教育与交流学院）、（5）产品类（科研处）；（6）基建类（基建处）；（7）人物类（组织部、人事处）；（8）各院系历届毕业生合影照。
文书档案整理与编目方法如下：
档案整理的基本方法有两种：
1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
二、文书材料的整理
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
（一）以案卷为单位整理
以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类
按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。
2、 组合（卷）
组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
3、 编目
（1）卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
（2）编页号与盖档号章
卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
目录号：对每一本案卷目录的编号。
案卷号：对每一个案卷所的编号。
件号：对案卷中每一份文书材料的编号。
文书档案管理规定
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。以下我为大家整理了文书档案管理规定，希望对大家有所帮助！
第一条为了加强建设银行文书档案的科学管理，充分发挥文书档案的作用，根据国家档案局有关档案工作的制度、规定及《中国人民建设银行档案管理暂行办法》，特制定本办法。
第二条建设银行文书档案是各级行在各项工作活动中形成的，具有查考利用价值并经过分类整理而保存起来的文件材料。
第三条建设银行文书档案的收集范围包括：
1、本级行自身形成及本级行与有关部门联合颁发的，反映本行主要工作活动的文件材料；
2、上级行和上级党政机关颁发或转发的针对本行工作或本行须遵循贯彻的文件材料；
3、下级行报送的具有查考利用价值的文件材料；
4、同级机关和非隶属机关颁发的本级行需要执行的文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件；
5、本行附属企业和本行投资入股的各类公司的反映其基本面貌和经营状况的重要文件材料。
第四条各级行党、政、工、青、妇等部门在工作活动中形成的文书档案材料，均应由本行档案部门集中统一管理和保管，任何单位或个人都不得据为己有，以维护建设银行档案的完整与安全。
第五条各级建设银行应实行由文书部门或职能部门整理立卷的制度，档案部门负责对立卷工作进行业务指导和检查督促。
第六条各立卷部门应指定人员负责文书立卷归档工作。承办人员在文件材料处理完毕后，应及时将全部文件材料交文书立卷人员，由文书立卷人员负责整理立卷，并按规定的时间向本行档案部门移交。移交时，双方根据移交的案卷目录进行清点、核对，并履行移交手续。
第七条文书立卷工作要遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第八条立卷归档要求
1、做好文件材料收集工作。应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与文件有关的签报、批示等附属材料，均应齐全、完整。
2、按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。不同保管期限的文件材料应分开立卷。
3、行内几个部门共同办理的文件，由主办部门立卷，本行同外单位联合制发的文件，由行内交主部门立卷。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，可放在复文年立卷；未作批复的，放在请示年立卷；跨年度的规划，放在规划期的第一年立卷；跨年度的总结，放在总结期的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；各类案件放在结案年立卷。
5、卷内文件材料应按下述要求进行排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，审定稿在后；重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后；各类案件的案卷，其结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其他文件材料应依其形成规律或特点合理组织立卷。
6、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的.案卷，应在有文字的每页材料的正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页的右上方逐件编件号。
7、归档的每一案卷均应填写一式三份卷内文件目录，其中一份置卷首，一份由立卷部门留底，另一份交档案部门作为检索工具。每一案卷的卷尾均应放置备考表，用以填写本卷需要说明的有关情况及立卷人姓名、立卷完成时间等。
8、案卷封皮应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明、概括、字迹工整。案卷封皮一律用毛笔或钢笔书写。
9、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的张页应进行托裱，宽大的张页应折叠整齐，装订线外有字迹的张页应加宽边。案卷采用三点一线的装订方法，并保持右边、底边整齐。不装订的案卷，其卷内文件应逐件用细线装订。
10、立卷完成后，立卷人员应按照不同的保管期限，分别填制一式两份案卷目录。其中一份交档案部门留存，另一份经档案部门编填卷号后退立卷部门备查。
第九条本级行附属企业的文书立卷归档工作，比照本行职能部门办理。本级行投资入股的各类公司的属于本行文书档案管理范围的各类档案材料，由本行文书部门或本行业务管理部门一并立卷归档。
第十条文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年，短期为15年以下（含15年）。对不易判定保管期限的档案材料，应按照宜长不宜短的原则进行保管。
第十一条凡是反映本级行主要业务活动和基本历史面貌的，对本级行各项工作和经济建设、历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。其主要内容包括：
1、本级行制定的重要的法规性文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结和综合统计报表；机构演变，本级行领导人任免的文件材料等。
2、上级机关颁发的针对本行主要业务工作并需要本行贯彻执行的重要文件材料。
第十二条凡是反映本级行工作活动，在较长的时间内对本级行具有查考利用价值的档案，列为长期保管。主要内容包括：
1、本级行处理一般工作问题形成的文件材料，一般会议的主要文件材料，一般的规章制度等。
2、上级机关颁发的属于本行主要业务并需贯彻执行的一般文件材料。
3、下级行报送的重要的总结、报告和统计报表等文件材料。
第十三条凡是在较短时间内对本行有参考利用价值的档案，列为短期保管。主要内容包括：
1、本级行一般事务性的文件材料。
2、上级机关颁发的非本行主管业务。但本行需贯彻执行的文件材料。
3、下级行报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。
4、同级机关和非隶属机关颁发的需要本级行执行的法规性文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件。
第十四条文书档案的保管期限应从档案所属年代的下一年1月1日起计算。长期规划、计划等文件材料的保管期限则按其有效期满后的下一年1月1日起计算。
第十五条各级行档案部门对所接收的案卷应进行审核把关，对不符合质量要求的案卷应退立卷部门重新加工整理。
第十六条各级行档案部门应以便于保管和提供利用为前提，按照本行文件形成的规律和特点，选择年度——组织机构分类法或年度——问题分类法对归档案卷进行分类。所用的分类方法应保持前后一致，尽量保持固定，不能随意变动。
第十七条案卷的排列应以档案分类方法为基础，按照不同的保管期限分别排列入库。案卷排列方法应统一，前后一致。
第十八条按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
第十九条案卷目录应区分不同的保管期限，分年度或混年度编制目录号。在一个全宗内，案卷目录号不能重复。
第二十条各级行档案部门应充分利用档案信息资源，积极开展档案编研工作，根据需要编写各种类型的档案资料，主动为机关各项工作服务。
第二十一条各级行档案部门应努力做好档案利用工作，除编制案卷目录、卷内目录或全引目录外，还应根据利用者借阅档案的规律和特点，编制重要文件目录（卡片）、专题文件目录（卡片）、文号索引等档案检索工具，力求做到查找使用方便，调卷迅速准确。
第二十二条各级行档案部门应根据本行具体情况，制定档案的借阅制度，严格办理借阅手续和掌握借阅范围，防止密级档案失密、泄密，确保档案安全。
第二十三条各级行应定期向当地档案馆移交档案。移交档案的具体时间、范围和进馆要求，按照当地档案局、馆的有关规定执行。
第二十四条对超过保管期限的文书档案，应由本行档案部门按照《中国人民建设银行档案管理暂行办法》的规定组织鉴定和销毁工作。
第二十五条本办法适用于各级建设银行。
第二十六条本办法由总行办公室负责解释。补充、修改时同。
第二十七条本办法自颁布之日起执行。（87）建总办字第20号《关于印发〈中国人民建设银行系统档案管理试行办法〉的通知》同时废止。 ;
用新方法整理文书档案
文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式.然而不管是何种方式,档案始终不能背离利用,整理,保护的原则,
种方式能取得更好的效果,就应该选择哪种方式来进行管理.
传统的文书立卷方法(即案卷级立卷方法)是建国以来延用前苏联的档案整理方法[1].建国之初,前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令,为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴.我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验,也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验.经过数代档案管理者理论与实践的结合,形成了案卷级立卷方法.在那个历史背景下,采用这种方法,使我们国家得以保护了大量的档案,这是值得肯定的,但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理,它在分类组卷, 整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐,复杂和效率低的缺点,给档案人员带来了相当大的困难,业务部门也难以掌握.为了更科学地管理好文书档案,国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则" (DA/T22-2000),中国科学院也于2006年4月下发了"文书档案建档规范"(ZKY/B002-4-2006),在这些规定中,明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以"件"为单位进行整理.
我所从2003年开始用新方法整理文书档案,下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程,与大家探讨交流一下.
文书档案经过立卷部门初步立卷后,于次年的六月前移交到综合档案室.
文书档案自实行
规则后,必须重新制定档号,我所档号构成如下:
档号=档案代号+年度+保管期限+(分类号+顺序号)
举例:
一,分类调卷
我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,公司管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类,这样产生的后果是如果部门进行调整,工作性质有交叉后,不利于档案分类的连续性.
将兼职档案员所立案卷认真检查,按分类方案比对调整后,再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整.
二,装订
一般按一份文件为一件进行装订,批复和请示可装订为一件,若太厚也可分为两件,同样,正文和附件,正本与草稿,来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处,若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后,不必改动前面的档号.
在装订方式上,可用不锈钢订书钉装订,若过厚,才采用三针法线装.
三,加盖档号章,编页码
在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章,填写其中内容,内容包括全宗号,年度,室编件号,机构或问题(分类号),保管期限,馆编件号六项,这里着重是室编件号的填写,室编件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号,比如永久保管综合管理类档案有10件,那么就从"001"编至 "010",长期保管综合管理类有档案10件,那么又从"001"编至"010",这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入,而不影响前后其它档案的档案号.
逐件从"1"编页码.
四,录入
将文件目录以"件"的方式录入计算机,以便查询.
五,档案盒
根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒,原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内,但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内,在盒脊处"机构(问题)"栏处相应地标明多个分类号.
六,备考表
将备考表填写好后放入每盒的最后页.
经过上述五个步骤,一年的文书档案就整理完毕了,显而易见,新方法整理档案有如下优点:
1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底,拟写50字以内的案卷标题,用线装订的时间,档案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密.
3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底,而且可以多个分类档案放入同一卷盒中,这样充分利用了档案盒的空间,进而节约了档案室的保存空间,随着日后档案的增加,这一优势会更加明显.
4.容易调卷.分类错误或档案进馆时,档案存在调卷的问题,案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦,而且容易破坏档案,而调整件盒级组卷时,就只须改变一下排列件号,相对容易了许多.
5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询,更为快捷直观.
缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上,这个做法我认为有些不妥,值得探讨!
参考文献:
⑴ 邢培华,孟宪霞.《试析我国的档案创新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005・永久-0201
顺序号,表示2005年度保管期限为永久的综合统计类的第1件
分类号,表示综合统计类
保管期限
2005年度
文书档案代号
