公文整理归档是指机关、团体、企业、事业单位的文书处理部门在文件输入完毕后，按有关规定，对其中有查考保存价值的文件，按照他们在形成过程中的自然规律和特点，进行分类、排列、编目，使之有序化，并向档案室或档案人员移交的过程。
公文整理归档原则：
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
当然是根据国家标准好，这都是经过实践证明且轻质有效，统一使用的方法，不过我先给您一份我写的，后面附上国家标准，祝成功，
文件、记录归档的有关规定
1. 目的
规范公司文件、资料的管理，确保公司资料完整，便于查找。
2. 适用范围
记录、证书、证件、技术资料、公司文件及综合类文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 记录的保管方法
3.1.1.1. 按记录的编号归类存放，能成册的按月整理成册，按年装订成卷，例如:信息反馈单、电话记录、领料单等。
3.1.1.2. 涉及同一项目的有关记录按项目成套保管，项目结束时，每个项目单独装订成册，按年装订成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理评审系列记录、ZHHK-JL/06的质量计划系列记录及ZHHK-JL/08的项目建议书一直到ZHHK-JL/11的设计和开发更改通知单等。
3.1.1.3. 除文件控制清单、记录控制清单在文件换版时组卷外，其余记 录按月整理，按年装订成卷。
3.1.2. 证书、证件类文件的保管
综合部负责将各类证书、证件登记编号；属于个人的证书，复印留底后，归还个人保管；属于公司的证书由综合部统一保管。
3.1.3. 技术资料的保管
技术材料，从立项开始，直至成果推广应用各阶段形成的文件材料，使用后交到综合部保管，待成果推广后，将所有材料装订成卷。
3.1.4. 综合类文件的保管
将有一定相关性的文件整理在一起，随时将文件归到相应的类别，年底按类别装订成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件发布后要在综合部登记备案，年底按文件编号的顺序装订成卷。 有保存价值的通知按公司文件处理，附在公司文件后面，按发布的日期排列装订。
3.2. 组卷要求
3.2.1.卷内要有目录
3.2.2.卷要有编号
编号规则:xx--xxx
文件类别代号:记录 —— JL
证书、证件类文件 —— 证
技术资料 —— JS
综合类文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 证书、证件类文件因经常使用，所以不用组卷，但要有目录。证书、证件 单独编号。
附上国家标准:
中华人民共和国档案行业标准
归档文件整理规则
DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施
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1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构（问题）:作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。
文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。
2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为针对性地开展后续工作打下了基础。
便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别文件材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文件的查全率和查准率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。
3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
这是一项全新的整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。因而，合理规划归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进入整理环节，同时，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。
4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
在纸质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。
【法律依据】
《实施细则》第二条规定：2.1归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.2归档文件整理应当区分不同价值，便于保管和利用。2.3归档文件整理应当符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。所使用的档案管理系统应当符合国家档案局有关档案管理系统软件功能要求及江苏省有关地方标准规范要求。2.4归档文件整理应当保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
一、公文立卷归档的步骤
公文立卷归档的步骤分准备、立卷、归档三个阶段。
(1)准备。
首先，要编制归卷类目。归卷类目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类目录。归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类两种方法。在设立了类目之后，就要设立条款并进行编号，条款是案卷类目的主要组成部分，是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活，要根据本机关的文件多少来设置类目，既不能太粗，又不能太细。案卷类目的名称和概念要清楚准确，不能笼统、含糊。类和类之间、条款和条款之间，不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准要前后一致，不能中途变换。在确定归卷类目时，应考虑到文件的保管价值，要准确地注明每个条款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础，公文立卷人员要注意平时对文件的收集，将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起，以免散失。本机关的发文要有专人负责将原稿、印本及附件等收集齐全、完整，以便随时向立卷部门集中。同时，要建立收文制度，将收文及时、完整地向档案部门移交。
第三，鉴别与归卷。在对文件进行了收集之后，就要及时进行整理、鉴别和归卷，并进行分类。不同保管期限的文件，要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开。
（2）立卷。
首先，检查与调整卷内文件。要检查文件是否齐全、完整；是否符合归档范围的要求；是否保持了文件之间的历史联系，与归卷类目是否吻合，运用特征是否准确；卷内文件的保存价值是否一致；卷内文件数量是否过多或过少。
其次，排列卷内文件顺序。卷内文件一般按照时间、问题、作者、地区、名称、重要程度、程序或阶段、文件往来机关顺序排列。排列时要注意按问题特征立卷，不能混排。
第三，编排页码。排列案卷顺序之后，要拆除文件上的金属装订物，以免金属物日久氧化锈蚀文件。同时要对文件进行修补，凡在装订线左侧有文字的文件材料，要在左边加边取齐，右边叠起；尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托；破损的要进行修补。修补完毕要以卷为单位，用阿拉伯数字编写张号，张号应编在文件材料的右上角，一张只编一个号，背面不编。
第四，填写卷内文件目录及备考表。每个案卷都应填写卷内文件目录，用来介绍本卷内文件的内容，便于文件检索查阅。卷内文件目录包括顺序号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、备注。案卷的备考表是案卷的最后一页，主要用来记述卷内文件的实有张数、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以备说明本卷文件保管使用的有关情况、卷内文件的变动情况。
第五，拟写案卷标题。案卷的标题是对案卷内文件名称的概括，其作用在于准确地揭示案卷的内容，为卷内文件查找提供可资检索的渠道。案卷标题应简明、朴实、概括，具有政治上的严肃性、结构上的完整性、文字上的准确性、逻辑上的合法性。
第六，填写案卷封皮并进行装订。案卷的封皮是案卷的外表，填写好案卷封皮，可使立成的案卷美观整齐，便于编制案卷目录和查找利用。案卷封皮上应填写的项目一般包括；机关名称、机关内部组织机构名称、案卷名、机密等级、卷内文件的起止日期、文件页数、保管期限及全宗号、目录号、案卷号等。为了便于对案卷的保护，要对案卷进行装订或装盒，在对卷内文件进行检查后，用白线将案卷封皮和卷内文件订在一起。
第七，编制案卷目录。把本年度的案卷经过分类、排列，再进行编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、备注等。
（3）案卷的归档。
案卷的归档是把一年中立成的案卷移交档案室集中保管，以保证机关档案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的质量要经过档案部门检查验收。检查验收的内容包括归档文件是否齐全完整，有无重复；是否遵循文书立卷的原则进行立卷；文件和电报是否保持内容联系，合并整理，统一立卷；绝密文件是否在卷皮上盖有绝密字样专用章；保管期限是否准确；永久、长期、短期保管的文件是否分开立卷等。另外，对归档文件的数量和移交目录也应检查验收。归档工作一般应在次年的3月份完成，最迟也不能超过6月份。完成了归档工作，文件材料就正式转化为档案
二,文档的归位步骤
（一）区分归档与不归档的档案盒（案卷）
按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门。
（二）编制移交目录
编制移交目录，就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。另一份留存在档案盒或案卷内。
在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目。
（三）查验收归档档案盒（案卷）
移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查。检查包括两主面的内容：
1、检查档案盒（案卷）质量。
即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求，是否反映了盒（卷）内文件的特征，盒（卷）内文件是否有损坏，装订是否整齐等等。对不符合要求的，档案部门可以要求移交部门重新整理。
2、检查档案盒（案卷）内文件的数量。
即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符；盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。
为避免返工、浪费时间和增加工作量，检查档案盒（案卷）内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督，尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作，及时发现、指出和纠正问题。这一步工作做得越好，在移交检查时出现返工的概率就越小，工作效率就越高。
（四）办理移交手续
归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续。具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门。对于文件数量少的机关团体，可由档案部门统一编制归档文件目录或案卷目录，移交时，由档案部门开据移交凭据，各部门可不必再单独编制移交目录。对于文件工作和档案工作“一肩挑”的机关团体，在文件处理与档案工作之间没有中间环节，归档工作在平时都已完成，因此也就没有必要办理归档手续。但在文书（档案）人员发生变动时，必须依上述程序办理移交手续。
