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机关档案整理规范

时间:2023-01-10 作者:老师 来源:网络 点击量:

机关档案整理规范

法律分析:为了进一步提高机关档案工作水平,逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化,需要制定并实施相应的管理制度。档案立卷归档制度:立卷原则:文书档案实行以卷为单位装订(即案卷级整理方法)的原则,其他会计、声像按国家相关规定执行。立卷归档范围和文书档案保管期限:按照我委编制并经县档案局审批同意的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。立卷归档时间:⑴机关文书档案应坚持做好平时收集,把已处理完毕的文件按流水号收集齐全,于第二年初进行整理、归档,六月底前完成归档工作。(2)机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年,第二年六月底前移交综合档案室。(3)声像档案在每项活动结束后,及时交综合档案室归档。(4)其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。
法律依据:《中华人民共和国机关档案工作条例》
第四条 机关档案部门的基本任务是:
(一)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
(二)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料;
(三)中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。
第五条 机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度,确保档案和档案机密的安全。

机关档案整理应当遵循的原则

法律分析:机关档案整理应当遵循统一领导、分级管理的原则。

法律依据:《机关档案管理规定》第四条,机关档案工作实行统一领导、分级管理。

国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度,负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。

地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下,负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设,负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。

档案行政管理部门履行检查职责时,以进入相关场所检查,询问有关人员,查阅、复制有关档案资料等方式开展。

中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制,在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。

中央、地方专业主管机关进行监督、指导时,应当遵循统一领导、分级管理原则。

机关档案管理规定全文共有几章几条

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档案管理规定
为加强办公室档案工作,全面提高办公室档案管理水平,以更好地为办公室各项工作服务,特制订本制度。
一、档案管理体制和职责范围
1.档案管理体制
(1)办公室的档案管理按分级管理的方法进行,在办公室主任的领导下,由分管副主任、机要档案室、各科室组成档案管理网络。
(2)办公室建立科学的档案管理网络,各科室须明确相对稳定的兼职档案人员。业务上接受档案室的指导。
(3)档案室成员应努力提高学识水平和工作能力。
2.职责范围
(1)机要档案室是办公室负责档案管理的专门科室,职责与权限按照办公室档案工作岗位职责执行。
(2)办公室由分管副主任具体负责档案工作,机要档案室必须定期向分管副主任汇报工作。
(3)各科室要做好文件材料的形成、积累、归档工作,确保归档文件的完整、准确。
二、归档制度
1.归档范围的保管期限
(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,包括政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、政务信息、大事记等文件材料及牌匾等实物档案,均属归档范围。
(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期,定期分长期(三十年)和短期(十年)两种;会计档案保管期限的种类也分为永久和定期,定期有暂存、十五年和二十五年。
(3)凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久,对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
2.归档时间
实行年度归档制度:办公室在工作中形成的政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息一律在次年第一季度内,由相关科室负责人审定后,向机要档案室移交。
3.归档要求
(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。
(2)归档的文件必须准确地反映办公室活动的真实情况和历史过程。
(3)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。
(4)各科室要把归档文件材料,经整理后向机要档案室移交。
4.归档手续
(1)凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。
(2)向机要档案室移交时,必须做好交接手续。
三、档案的利用
1.档案信息工作重点服务于办公室的各项工作。
2.非办公室人员或其他单位查阅档案时,需经领导同意方可查阅。并不得擅自扩大查阅范围。
3.查阅密级文件必须经本单位领导批准,密级文件不得擅自复印。
4.阅档人员必须爱护档案,不得损坏污秽,不准在档案上涂改、圈划、批注;不准剪裁档案。
四、档案保管制度
1、机要档案室实行专人管理,确保档案完整与安全。
2、档案室应该保持整洁、并配备防盗、防火、防高温、防霉、防潮、防虫等设施。
3、档案室严禁吸烟,不存放与档案无关的物品,档案室周围严禁存放易燃易爆物品。
五、档案保密制度
1、档案人员要严格遵守党和国家的保密制度,认真做好档案保密工作。
2、查阅密级文件必须经本单位领导批准,密级文件不得擅自复印。
3、查阅机要文件、会议记录等档案,须经本单位领导批准,不得擅自扩大查阅范围。
4、凡案卷内容涉及保密问题的,一律不得外借和泄密。
六、档案鉴定销毁制度
1、档案鉴定必须有组织、有领导按规定进行,不准由个人随意鉴定、销毁。
2、销毁失去保存价值的档案,必须严格审批手续,未经批准,不得销毁。
3、销毁档案必须定由两人以上负责,并在销毁清册上注明销毁日期和签名。
七、档案人员岗位职责
1、服从主任的领导,接受上级部门的指导,按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及主任交办的其他任务。
2、机要档案员负责做好机要文件的整理、分类,做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。
3、通讯员要积极配合档案人员的工作,把需要领导批阅的文件及时、准确的送到领导办公室,待领导批阅完毕后及时交由机要档案人员保管,不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中,要增强保密意识,高度负责,保证不丢失、不损坏文件。
4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求,制订、整理本科室各类档案材料,按规定向机要档案室移交归档,并办好交接手续,做到职责分明、手续齐全。
6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督,按时、按质、按量完成本岗位任务。
档案管理办法:
第一条为健全和加强乡镇档案工作,促进乡镇档案的规范管理,更好地为乡镇工作和农民服务,根据《中华人民共和国档案法》、《乡镇档案工作试行办法》及有关规定,并结合我省实际,制定本细则。
第二条乡镇档案是指乡镇机关、社会团体、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条乡镇档案工作的行政管理和档案管理是乡镇党委、政府工作必不可少的环节,是乡镇建设的一项重要基础工作。应切实加强领导,明确一位领导分管,配备档案人员,把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划,档案部门所需经费列入乡镇财政预算,纳入分管领导目标管理责任制。
切实解决好档案库房、装具和防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施。经济条件较好的乡镇应有档案人员办公室、阅档室,配置标准铁皮柜、木制橱和复印机、计算机、摄像机等现代技术设备。
第四条乡镇档案工作在乡镇党委、政府领导下设立综合档案室或档案馆,集中管理本乡镇机关档案;乡镇档案工作业务上接受县(市、区)档案行政管理部门的监督、指导。乡镇档案室(馆)应对乡镇企业、事业单位及村民委员会的档案工作进行监督和指导。
各类档案按下列方法排列编目:
1、文书档案的排列与编目。卷内文件排列按时间的先后顺序排列,一分文件做到正本在前底稿在后,批复在前请示在后,正件在前附件在后。在一个全宗内,首先分年度,然后分保管期限排列,先排永久卷,后排长期、短期卷。在同一种保管期限内,按党委类、政府类、人大政协类、工青妇、协会类进行排列,每一类目内,先排本级,再排上级、后排下级的案卷。
2、会计档案的排列与编目。会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类分年度排列、编号。也可先分年度,再按属类排列、编号。但在一个乡镇内只能采用一种方法。
3、科技档案的排列与编目。科技档案分为产品、科学技术研究与推广应用、基本建设、设备仪器档案四大类。每个大类内按单个项目(即一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器)的顺序排列编目。并保持其文件材料的系统和完整性,便于满足用户利用的要求。
4、声像档案的排列与编目。声像档案按照片、录音带、录像带、光盘、磁碟等载体,按时间顺序进行排列,每年度各自编一个流水号。
5、实物档案。实物档案按照荣誉性实物、废止印章、题词书画、名优产品分类整理,各自按时间顺序排列,分别编一个流水号。
6、专门档案,如计划生育、婚姻、户籍、人事、司法、土地、社会保险等专门档案,按有关规定要求整理、排列、编号。
为了进一步提高机关档案工作水平,逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化,需要制定并实施相应的管理制度。档案立卷归档制度:立卷原则:文书档案实行以卷为单位装订(即案卷级整理方法)的原则,其他会计、声像按国家相关规定执行。立卷归档范围和文书档案保管期限:按照我委编制并经县档案局审批同意的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。立卷归档时间:⑴机关文书档案应坚持做好平时收集,把已处理完毕的文件按流水号收集齐全,于第二年初进行整理、归档,六月底前完成归档工作。
(2)机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年,第二年六月底前移交综合档案室。
(3)声像档案在每项活动结束后,及时交综合档案室归档。
(4)其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。
法律依据:《中华人民共和国机关档案工作条例》
第四条机关档案部门的基本任务是:
(一)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
(二)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料;
(三)中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。
第五条机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度,确保档案和档案机密的安全。

如何整理档案

如何整理档案

机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件,它们有些有重要价值,有些却意义不大,但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理,是一定周期后必不可少的工作,以下是我为大家整理的如何整理档案,仅供参考,希望能够帮助到大家。

一、档案整理的基本要求:

遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。

二、档案整理的文件范围是:

凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒,以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理,企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理,整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

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声像、电子、实物档案按“件”整理,电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)执行。

科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

按“件”整理的档案整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

三、档案的分类原则:

以各单位全部档案为对象,依据其基本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。

实物档案是指以物质实体为载体,能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品,是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒(入柜、上架、陈列),纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性,整理、分类的难度大。保管、开发的任务重,从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此,加强单位实物档案整理工作,巩固和扩大档案集中管理工作成果,是提高档案工作管理水平的当务之急。

一、实物档案的分类

分类是实物档案整理的重要环节,将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次,既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理,也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求,实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法,以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法,可以避免和减少同类实物分散的现象,便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下:奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物;信品类主要有有本单位的证件(法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等),本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物;赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画,本单位开展的活动中有纪念意义的物品,本单位对外交际交往户收受的礼品等实物;产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物,如微标(章)、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

二、实物档案的排列

排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列,进一步增强实物档案的系统化程度,以方便检索利用。

实物的排列一般遵循“载体原则”,即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作,同一载体的实物存放盒、柜,可以节省空间;同一载体的实物上架、陈列,显得整齐美观。实物的排列,在遵循载体原则下,一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内,同一载体的实物,按照制发时间的先后顺序排列,不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列,也可以按照载体形式进行排列,比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列,信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列,赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列,产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。

三、实物档案的贴签

贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著,并以标签的'形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。

标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置,表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等,这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。

四、实物档案的编目

编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录,可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

实物的编目以“件”为单位进行,每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果,逐类逐件编制目录,以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的,编目时,要拟出名称并考证制发时间。同时,要在备注栏中进行说明。

实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目,概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征,是利用者检索的主要渠道。

五、实物档案的装盒

装盒(入柜、上架、陈列)是指将实物按件号顺序装入档案盒,购置档案柜、密集架、陈列橱的过程,这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的,比如:奖品类的奖状(可卷成简状)、奖旗(可折叠平装)、奖章、荣誉证书;信品类的

印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表,以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章,证品类的印章,产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内,用纸团塞紧空隙以固定实物位置,档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图,注明档号,以方便利用。

六、结论

实物档案如何整理,档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求,但是,各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎,相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒(入柜、上架、陈列)的整理流程是通常的整理方法,各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如:有些条件好的单位,除按照上述方法整理实物档案外,还可以给每件归档实物拍照,既可以用来展览展示,也可以做为声像资料归档;制作标签的纸张可以是白色的,也可以用彩色纸张,以增加美感。

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