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档案整理不规范

时间:2023-01-10 作者:老师 来源:网络 点击量:

档案整理不规范

档案整理工作没做好的后果以及案例?

案例没有,法条有关规定给你参考吧。
《中华人民共和国档案法》
第二十四条 有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)违反本法第十六条、第十七条规定,擅自出卖或者转让档案的;

(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

(六)违反本法第十条、第十一条规定,不按规定归档或者不按期移交档案的;

(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(八)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

在利用档案馆的档案中,有前款第一项、第二项、第三项违法行为的,由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款;造成损失的,责令赔偿损失。

企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的,由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款;有违法所得的,没收违法所得;并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

企业档案工作存在的问题及对策

重新整理档案,严重不规范的需不需要拆卷

首先,关于立卷问题,对档案,最好在原先基础上进行分类修改,尽量不要去破坏其分类标准,如果不行的话,再重新制定分类标准立卷。关于档案纸张质量问题,可以复印件或者修裱处理,修裱技术其实很简单,自己一个人便可以进行,材料花费最多200元左右。

做好档案管理的有效措施

导语:档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和,档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步,现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程,尤其在档案管理现代化的发展要求下,档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

1、高度重视大力投入

1.1 提高工作人员的责任感和使命感

档案管理工作对我国现代企事业制度的健康发展起着至关重要的作用。因此如何做好档案管理工作,适应档案管理工作的新形势,培养档案管理工作人员的历史责任感的和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情显得尤为重要。

1.2 管理层高度重视

档案工作自身具有很强的内务性,虽不引人注意,却必不可少。所以,必须提高对档案管理的重视,深刻认识档案管理在社会发展中的重要意义,提高档案管理工作人员的业务水平和责任度,朝着现代化档案管理模式方向进发。

1.3 大力投入

目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。众所周知,档案管理的开展需要专门的场地和专门的设施。有利于资料的存储和管理,从而实现全面现代化的管理。只有保障充足的投入才能改善设备设施、确保工作、提高档案管理功能建设[1]。

2、强化档案管理者的技术水平

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2.1 加强培训

档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。而良好的档案管理离不开档案管理人员的高素质高水平。

为了不被时代浪潮淘汰,专业的岗位培训必不可少。档案管理人员综合素质的提高不应只关注业务能力和知识程度,还应该重视政治态度和业务素质,提高培训力度,为档案管理培养更优秀的专业人员。另外,还应以现实为出发点,根据岗位的不同、层次的高低、渠道的多少展开培训[3]。

2.2 形式多样

其一,信息技术。档案信息化建设是提高服务质量的.首选途径。以档案信息资源为社会服务也是开展档案工作的又一目标[4]。另外,信息化的迅猛前进将档案管理工作推进了更大的浪潮,信息技术是实现档案管理跨越的主要途径。所以,应尽量将新科技应用到档案管理中,促进档案信息化的实现[5]。

其二,促进同行业的学习十分重要,确保同行之间的业务联系,有效的信息沟通,相互补充。对于行之有效的优秀经验要主动吸收和借鉴,少走弯路。

3、档案工作要规范化

档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考不全;二是档案整理不规范。三是档案综合管理力度不够。现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。

3.1 档案管理规范性出现问题的原因

在实际的档案管理工作中,受到编制体制、人员素质等方面因素的影响,档案管理规范性还不够高,特别是在一些企事业单位,人员流动性强、从业人员能力低的问题都对档案管理的规范性带来不小的影响。

3.2 观念认识有偏差

一些单位对于档案管理规范性的认识还不到位。一是主动性不强。不少单位的档案管理人员是采取兼岗的方式来实现管理工作,在档案整理、汇总等工作缺乏时效性。二是标准性不强。一些工作人员没有受到过专业的培训和学习,对于档案记载、整理等业务工作不了解,档案整理不规范。三是关注度不强。单位领导对于档案管理关注不高,对于档案保管的设备、环境等条件等没有足够重视,也影响了管理规范性的提高。

3.3 管理制度不健全

档案管理工作作为单位日常管理工作的重要组成部分,有着严格的标准和制度规范。但随着近年来计算机、网络等技术的普及,一些单位对于档案管理制度的落实有了一定的松懈思想。

一方面,在资料收集和整理方面,不少单位偏重资料的搜集,但在整理汇总、归档方面比较滞后。另一方面,档案管理不严格。规范性的落实需要制度的保障。但一些单位对于档案管理制度往往仅停留在纸面上、墙面上,而没有真正落实到位,档案管理人员责任心不强的问题十分突出。

3.4 监管机制不到位

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档案管理工作的特殊性决定了其监管工作的不便性,特别是在规范性建设方面,专业人员少、监管力度不够的问题十分突出。

4、档案管理规范性应关注的重点

针对当前档案管理规范性工作中存在的问题,笔者认为要提高其工作的质量,就应当从提高观念认识入手,用制度规定作保证,落实考核和监管机制,提高档案管理的规范性。

4.1 转变认识,加强对档案管理规范性的认识

无论单位管理人员,还是具体的工作人员,都必须要进一步加强对档案管理规范性的认识,树立标准意识,切实按照相关制度的要求,做好档案的登记、汇总、整理;树立责任意识,切实做好档案管理相关工作。

4.2 健全制度,完善档案管理规范性体系构建

在制度建设方面,要完善档案管理规范体系,树立统一科学的标准,促进制度落实。一是建立资源共享机制。档案管理关系到单位和个人的切身利益,必须要尽量做到数据齐全、规范。

因此提高规范性的基础,就是要与单位办公室、个人建立资源共享机制,从而更为全面快捷的掌握单位和个人的信息数据,及时更新和汇总相关情况。二是建立数据标准机制。针对档案管理数据化程度逐步提高的现实,因此提高数据的标准化,是未来档案管理规范性的必然要求。对此,档案管理部门要建立和规范标准和指标,从用词、格式等方面做统一的规范,便于数据的汇总和整理。

4.3 落实责任,加强档案管理规范性监督检查

在日常管理工作中要进一步细化责任分工、明确监管职责,用责任来促进规范性落实。一是要明确专人负责。同时要建立档案交接等机制,确保管理的延续性。二是要加强监管力度。无论是上级部门,还是单位自身,要加强对档案管理规范性的监管,落实相关制度规定,在软硬件建设方面给予必要的保障和监督。三是要细化奖惩措施。注重对档案管理工作的检查,对于出现的问题要建立规范的奖惩机制,促进工作制度落实。

4.4 提高素质,满足档案管理规范性多样需求

首先要为单位招纳业务技术过硬的管理人才;其次,要加强对管理人员的岗前培训,使他们能够更好的熟悉和处理相关的管理工作。在培训内容方面,一要加强其专业领域方面的培训,结合单位具体的工作,使理论知识能够与实际工作很好的结合;二要加强对其工作责任心的培养,将激励机制引入到档案管理工作中来,提高他们的工作积极性。

5、结束语

全新环境下,档案管理工作需要面临更高的挑战。所以,分析新环境下档案管理的变革,探讨有效的档案管理途径,多方面创新档案管理工作都是必须实现的。要紧随时代潮流,形成大服务观念,摆正位置,以大环境为助力推进自身发展。

就档案管理者而言,只有在工作中积极主动,通过自身实际行动去唤起其他人的认知,提高档案管理工作的重视。完善各项制度,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。

档案管理工作中的不足及解决方法分析论文

档案管理工作在各种工作中,是一项政策性、机密性、专业性比较强的工作,当今时代,由于我国经济社会正逐步发展,在档案管理工作中,有很大的飞跃。但是若是要使得档案工作的持续发展,便需要不断的创新,和时代同步。《档案法》自颁布实施以来,档案行政主管部门在依法管理档案与发展档案的事业中,发挥了比较重要的作用,同时结合实际,出台了档案工作的相关条例、办法、规定等法律法规和各种规范性文件,督促指导各单位做好不同门类的档案工作,从而依法治档得到广泛宣传,档案事业逐步走向标准化、规范化、科学化的轨道,对于档案事业能够顺利发展,打下了比较好的基础。

一、档案管理工作中存在的问题

(一)档案工作意识淡薄,档案法制观念不强。

近年来,档案部门充分利用“三月法制宣传月”活动、标语、网站、知识竞赛等各种形式,加强《档案法》及其配套的档案相关法律法规宣传,同时与部门联动,开展档案行政执法检查。尽管如此,部分单位的领导觉得《档案法》是一部制约力不强的软法,而且和本单位的职能不符,只是档案行政部门的事,对档案和档案工作一知半解或全然不知《档案法》,因此对档案工作的重视度与支持力不足。

(二)档案管理的利用率低、质量差、检索效率不高。

近年来的官方调查中,档案的管理质量与利用率上存在着差距,其显示为:1、一些单位的档案分类明显合理性不足,在期限上的保管划分不够准确;有的注重文件的归档,对材料的归档重视性不够,还有个别的单位有着应归档的材料没有及时归档的现象。2,档案的信息化程度不高,目前全市没有统一的档案管理软件,且档案检索工具单一,严重影响了档案管理质量尤其是提高档案利用效率。3、档案有手工检索和计算机检索两种检索方式。而在现如今,占有很大比重的是传统的手工检索。在手工检索的途径上,各个档案部门编制了不同形式的检索工具。在编制检索工具中出现了多却不精的现象,误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

(三)经费不足故投入的档案硬件不能满足需要,缺少档案工作记录。

近年来,伴随着科学技术的不断发展,在管理中计算机及网络技术得到较为广泛的使用,管理方式也在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少。档案室建设不标准、不规范,档案柜陈旧老化,档案保管条件简陋。档案工作记录主要体现在以下几个状况:第一,档案工作的计划、总结缺乏。比较少的列入机关或主管部门的工作规划与总结中,专职档案员档案工作少有正式的年度规划与总结。第二,档案交接手续缺乏;第二种手续明显短缺,甚至不正规。第三,档案室平常的管理工作,缺少具体的记录。第四,档案宣传工作记录缺少。

(四)档案管理制度不健全,档案专业人员业务素质不高档案管理规范性不足。

档案管理不规范问题在一些大的企事业单位和专业的档案馆中都普遍存在,主要体现在以下几方面:1、档案编号不规范。2、案卷标题不严谨。3、部分案卷缺少目录。4、组卷比较混乱。虽然目前国家建立了一些档案管理制度,但是在执行过程中却流于形式。在档案的收集、保管、保护、借阅、保密、方面制度也不完善。档案管理人员的专业素质参差不齐也限制了档案管理方式的完善。

二、对于档案的管理应对措施如下:

(一)建立并创新知识资源管理的体系。

档案实体收集、鉴定、管理等都是传统的档案管理方式,时空可限制档案信息的流动,对于信息的共享与增值有着不利的影响。档案信息管理机构运作方式是效率低的,管理形式比较落后,相比于呆板的服务机制,封闭式的管理型职能信息化与当下社会的现状相违背,不符合知识经济形态社会中的充分利用与开发档案信息资源的原则,对于开放式的知识型档案管理职能的转化不利,在关注档案实体管理的同时,档案管理会更注重档案信息的.管理,把档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的影响力充分发挥出来,为了形成一个完整的知识管理体系,着重于把知识在来源、生产、存储,到流动、传播、交流,直至学习、共享等的一系列过程整合。

(二)促进档案管理方式的创新。

档案库有着丰富的信息资源,但是相对于使用者的多样化要求,人们仍然会感到库藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性,也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以,必须在充实库藏内容,提高库藏质量的基础上,有目的地采集用户的需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化,使其系统化、规范化,及时准确地为用户提供服务。

(三)增强档案管理人员的素养。

在社会主义建设事业中,档案工作是不可缺少的重要组成部分,它影响社会的昨日。今日与明日的发展。在发展中持续提高对于档案的管理效率,使得档案的作用充分发挥,对社会有深刻的意义。然而,在档案管理工作中的大量繁杂与枯燥的工作里,体现着工作者的责任,不单单是从服务中收获到直观的物质财富和经济效益,这样就要求工作人员自身需要有责任意识和积极向上的能量以及乐于奉献的好品质。在服务中需要主动与热情;在服务语气上需要礼貌周到;在服务方式需要积极地主动服务方式。从而让使用者满意,这是对于档案人员职业道德素养的基本准则。

(四)档案管理者要拓宽视野,加强现有资源的综合利用。

由于改革逐步深入,档案管理出现了一些待解决的问题,比如说,越来越多的档案数量,在保管方面带来了困难,也不利于提取与利用。落后的管理方法手段对于档案的质量有着直接影响。只有实现现代化档案管理,才能有效地解决新形势下出现的问题。因此档案管理人员需要做到:第一,增强责任意识,提高管理能力。档案管理是一门专业性很强的工作。因此,档案管理工作者需要学习广泛的专业知识,增强阅历,优化知识结构,提高综合素质;第二,不断加强学习,提高学习能力,增强自身的管理能力。如今社会,档案管理趋于数字化、信息化发展,这也是档案工作未来的发展方向。因此,档案工作者需要结合岗位,在工作中多注意学习,提高专业素养的同时注重对计算机操作的熟练以及对信息化发展的认识,努力发展成综合型档案管理人才;第三,在现有资源的基础上,对档案加以整理。档案是信息记录的载体,因此是一种丰富的资源。但是档案过于繁多,分类繁杂,不利于整理,在整理中劳动量过大,因此利用计算机等手段整理档案,则会提高工作效率,增强信息整理的规范化。在人工立卷时,对文件的分类一般是靠管理者自身对文件的理解,虽然按照的标准是统一的,但每个人的理解不同,因此会造成分类不统一的情况出现,这样会对案卷文件的质量造成影响,对于利用和整理也带来了不便。故此,需要发挥计算机的管理优势,减少手工操作,这样才能提高工作效率。

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