在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。
纸制品
④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。
⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
第一条 为保障重大活动档案的完整收集、规范整理、安全保管和有效利用，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》及有关法律、法规的规定，制定本办法。第二条 本办法所称重大活动，是指：
（一）党和国家领导人在贵州省的公务活动；
（二）外国政要、国际组织负责人在贵州省的外事活动；
（三）本省主办或者承办的国际性、全国性重要会议；
（四）县级以上人民政府主办或者承办的重大活动；
（五）本行政区域发生的重大自然灾害、突发性重大事件的处置活动；
（六）本行政区域其他具有重大影响的活动。
本办法所称重大活动档案，是指在重大活动中形成的具有保存价值的文字、图表、电子、声像、标志性实物等不同形式、不同载体的原始记录。第三条 重大活动档案工作遵循统一领导、分级负责、集中保管、有效利用的原则。第四条 县级以上人民政府应当加强对重大活动档案工作的领导，建立重大活动档案工作机制，帮助解决相关问题。
县级以上档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域重大活动档案工作。
主办、承办重大活动的单位（以下简称主办、承办单位）负责重大活动档案的收集、整理、保管、利用和移交。第五条 档案行政管理部门应当帮助主办、承办单位建立健全档案工作制度，开展业务培训，定期检查档案工作情况。第六条 主办、承办单位成立重大活动专项工作机构，应当有同级档案行政管理部门人员参与；常设机构主办、承办的重大活动，单位档案管理机构应当参与相关工作。第七条 主办、承办单位在制定重大活动实施方案时，应当同时制定重大活动档案工作方案，明确重大活动档案管理责任单位和责任人，安排重大活动档案工作经费，配备必要的设施设备，落实相关保障措施。
主办、承办单位制定重大活动档案工作方案，确定文件材料归档范围及保管期限，应当事先征求同级档案行政管理部门的意见。第八条 主办、承办单位应当在重大活动正式启动后10日内告知同级档案行政管理部门，档案行政管理部门应在5日内提出档案管理工作意见。第九条 承担重大活动档案工作的人员应当具有档案专业知识，遵守档案工作法律法规，保守工作秘密。第十条 重大活动文件材料归档范围：
（一）在重大活动过程中形成的方案、请示、报告、通知、会议纪要、批示、批复、总结、贺电贺信、名册等文字和音像材料；
（二）党和国家领导人，省、市（州）、县主要领导参加重大活动形成的文字、音像材料；
（三）外国政要、国际组织负责人参加重大活动形成的文字、音像材料；
（四）受委派参加重大活动的新闻媒体形成的文字、音像材料；
（五）在重大活动中形成的基建、财务、审计等文字材料；
（六）在重大活动中形成的标志性实物和赠品；
（七）配合重大活动开展的其他活动形成的文字、音像材料。
受委派参加重大活动的新闻媒体及其工作人员在活动中形成的文字、音像材料，应当在主办单位、承办单位和本单位同时归档。第十一条 举办重大活动时，档案行政管理部门可以派员参与拍照、摄像等相关工作。第十二条 对应当归档的重大活动文字、音像材料，任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。第十三条 应当归档的重大活动纸质文件、电子文件和音像材料等，主办、承办单位应按照国家规范标准进行档案整理，并编制重大活动档案归档说明。第十四条 主办、承办单位应当对重大活动档案进行全文数字化，做好重大活动档案异质备份，提高安全保管和有效利用水平。第十五条 保存重大活动档案的库房应当配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施。第十六条 重大活动档案的移交：
（一）成立专项工作机构主办、承办重大活动形成的档案，活动结束后，经档案行政管理部门验收合格，移交同级国家综合档案馆；验收不合格的，档案工作人员不得撤离；
（二）常设机构主办、承办重大活动形成的档案，活动结束后50日内，经主办、承办单位档案管理部门验收合格，移交承办单位档案室。档案保管条件不符合国家标准要求可能导致不安全或者损毁的，可以移交同级国家综合档案馆。
一般来说数字化是指把现有的将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。
档案馆数字化：就是把现有的档案资料以电脑的为媒体存储起来，以便管理，利用
