在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。
纸制品
④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。
⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。
档案数字化加工具体过程
前期档案整理档案借出
从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。
目录数据准备
按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统着录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。
拆除装订
在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
档案扫描
扫描方式
（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。
（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。
扫描色彩模式
（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。
扫描分辨率
（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
图像处理
图像数据质量检查
（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
纠偏、去污、图像拼接、裁边处理
（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
图像存储
存储格式
（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。
（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。
图像文件命名
（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。
（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。
数据挂接
将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
第一条 为保障重大活动档案的完整收集、规范整理、安全保管和有效利用，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》及有关法律、法规的规定，制定本办法。第二条 本办法所称重大活动，是指：
（一）党和国家领导人在贵州省的公务活动；
（二）外国政要、国际组织负责人在贵州省的外事活动；
（三）本省主办或者承办的国际性、全国性重要会议；
（四）县级以上人民政府主办或者承办的重大活动；
（五）本行政区域发生的重大自然灾害、突发性重大事件的处置活动；
（六）本行政区域其他具有重大影响的活动。
本办法所称重大活动档案，是指在重大活动中形成的具有保存价值的文字、图表、电子、声像、标志性实物等不同形式、不同载体的原始记录。第三条 重大活动档案工作遵循统一领导、分级负责、集中保管、有效利用的原则。第四条 县级以上人民政府应当加强对重大活动档案工作的领导，建立重大活动档案工作机制，帮助解决相关问题。
县级以上档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域重大活动档案工作。
主办、承办重大活动的单位（以下简称主办、承办单位）负责重大活动档案的收集、整理、保管、利用和移交。第五条 档案行政管理部门应当帮助主办、承办单位建立健全档案工作制度，开展业务培训，定期检查档案工作情况。第六条 主办、承办单位成立重大活动专项工作机构，应当有同级档案行政管理部门人员参与；常设机构主办、承办的重大活动，单位档案管理机构应当参与相关工作。第七条 主办、承办单位在制定重大活动实施方案时，应当同时制定重大活动档案工作方案，明确重大活动档案管理责任单位和责任人，安排重大活动档案工作经费，配备必要的设施设备，落实相关保障措施。
主办、承办单位制定重大活动档案工作方案，确定文件材料归档范围及保管期限，应当事先征求同级档案行政管理部门的意见。第八条 主办、承办单位应当在重大活动正式启动后10日内告知同级档案行政管理部门，档案行政管理部门应在5日内提出档案管理工作意见。第九条 承担重大活动档案工作的人员应当具有档案专业知识，遵守档案工作法律法规，保守工作秘密。第十条 重大活动文件材料归档范围：
（一）在重大活动过程中形成的方案、请示、报告、通知、会议纪要、批示、批复、总结、贺电贺信、名册等文字和音像材料；
（二）党和国家领导人，省、市（州）、县主要领导参加重大活动形成的文字、音像材料；
（三）外国政要、国际组织负责人参加重大活动形成的文字、音像材料；
（四）受委派参加重大活动的新闻媒体形成的文字、音像材料；
（五）在重大活动中形成的基建、财务、审计等文字材料；
（六）在重大活动中形成的标志性实物和赠品；
（七）配合重大活动开展的其他活动形成的文字、音像材料。
受委派参加重大活动的新闻媒体及其工作人员在活动中形成的文字、音像材料，应当在主办单位、承办单位和本单位同时归档。第十一条 举办重大活动时，档案行政管理部门可以派员参与拍照、摄像等相关工作。第十二条 对应当归档的重大活动文字、音像材料，任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。第十三条 应当归档的重大活动纸质文件、电子文件和音像材料等，主办、承办单位应按照国家规范标准进行档案整理，并编制重大活动档案归档说明。第十四条 主办、承办单位应当对重大活动档案进行全文数字化，做好重大活动档案异质备份，提高安全保管和有效利用水平。第十五条 保存重大活动档案的库房应当配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施。第十六条 重大活动档案的移交：
（一）成立专项工作机构主办、承办重大活动形成的档案，活动结束后，经档案行政管理部门验收合格，移交同级国家综合档案馆；验收不合格的，档案工作人员不得撤离；
（二）常设机构主办、承办重大活动形成的档案，活动结束后50日内，经主办、承办单位档案管理部门验收合格，移交承办单位档案室。档案保管条件不符合国家标准要求可能导致不安全或者损毁的，可以移交同级国家综合档案馆。
什么叫档案数字化，档案数字化的好处
档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。
2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。
4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。
5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
