如何做好新时期流动人员人事档案管理工作◇ 田东随着经济社会的快速发展和科学技术的不断进步，我国人才流动越来越频繁．相应地产生了流动人员的人事档案管理问题。如何做好流动人员人事档案管理工作。使之适应新时期人力资源管理和档案事业发展的需要。已成为广大档案t作者必须面对的新课题。笔者结合自身工作。对如何做好新时期流动人员人事档案管理工作进行探讨。一、提高认识流动人员人事档案管理工作，是伴随着各种人才的互相流动和人事制度改革的不断深化而发展起来的。流动人员人事档案是用人单位准确选择和正确评价人才的可靠依托．是进行流动人员身份认定、工龄计算、职称评审、办理保险、退休审批等方面的重要凭证，它不仅关系到流动人员的切身利益。还关系到国家人才强国战略的实施。因此，各级流动人员人事档案管理部门的主管领导要切实提高认识，加强领导。认真研究新时期流动人员人事档案管理面临的问题；流动人员人事档案管理人员要认真履行职责，增强做好流动人员人事档案工作的主动性和自觉性，严格按照各项规章制度办事，确保流动人员人事档案的完整与安全．推动人才资源的合理配置与使用．促进落实单位用人自主权和人才择业自主权．形成有利于人才流动的畅通渠道和良好氛同。二、加强安全动态管理由于流动人员人事档案具有广泛性和社会性。因此，要做好新时期流动人员人事档案安全动态管理。一是流动人员人事档案管理必须做到真实可靠、齐全完整、文字清晰、手续完备。建立健全流动人员档案材料收集网络。根据材料形成的规律和特点采取定向收集、跟踪收集等方法．丰富和扩大档案内容，确保形成的材料真实完整，并及时归档。二是加强对流动人员人事档案的流人管理。接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要积极设法查找或索取．必要时可通过用人单位出具组织证明，确保档案材料齐全完整。同时，应当注意把住流动人员人事档案归档关，避免因一些无用的档案资料归档．给日后的管理带来不必要的麻烦。三是加强对流动人员人事档案的流出管理，做到流出的人事档案完整、齐全，任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。三、加强信息化管理一是建立流动人员人事档案目录数据库。将流动人员人事档案有关查阅信息统一输入计算机，建立目录数据库，利用局域网、互联网、党政网等网络平台，将一64一万方数据流动人员人事档案网络化．同时要注意做好流动人员人事档案信息安全．确保个人隐私不泄密。二是建立流动人员人事档案全文数据库。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术．将人事档案资料整理输入计算机。通过相应的技术处理。使人事档案数字化，建立流动人员人事档案信息化服务系统．逐步实现人事梢案信息的异地查询和人事档案信息的资源共享。三是对人事档案实行智能化管理。在档案接收、整理、查阅、归档、统计等日常工作方面实行计算机操作。这不但减少了人员流动导致人事档案转移过程中的涂改、伪造等违法违纪行为的发生，而且也提高了人事档案管理效率。四、强化信息服务职能首先，要适应新u, -J 期、新形势对流动人员人事档案的利用需要，积极挖掘流动人员人事档案信息资源。其次，要调查了解社会各界对流动人员人事档案信息的需求，将利用频繁的流动人员可公开的人事档案信息进行整理汇编，将有一定特长的流动人员人事档案信息进行汇总，将相同々业或学历的流动人员人事档案信息汇编成册。编写有关高层次流动人员的简历．以方便企业对流动人员人事档案信息的利用．满足社会各界对流动人员人事档案的需求。再次．在有效利用流动人员档案信息资源时，要严格查阅手续，不得擅自公布流动人员人事档案信息；要防止在流动人员人事档案利用过程中对档案的伪造、涂改或更换。流动人员人事档案在利用过程中严禁带出阅览室，严禁私自复制和抄录。需要出具证明的，经流动人员人事档案管理部门同意，方可开具。五、提升人员素质新时期流动人员人事工作面临许多新问题。这也对流动人员人事档案管理下作提出了更高的要求。因此，作为流动人员人事档案管理人员，要不断加强政治理论和业务学习。学习人事档案管理的政策法规和各项管理规章制度；派遣流动人事档案管理人员外出学习和参观，学习流动人事档案管理的先进经验。开拓视野，增长才干。人事档案管理部门要不断熟悉了解掌握流动人员人事档案工作的特点和规律，研究制定流动人员人事档案T作制度和方法，不断改进工作方式，创新工作模式，提高t作效率，积极有效利用好流动人员人事档案信息资源，为各种人才合理有序流动、满足各个领域人才需求做好全面优质高效的服务。(作者单位：黑河边境经济合作区人才服务与劳动就业局)[ 责编：程韬]
人事档案转移的具体流程：
1、到接收地人才服务中心开具《人事关系及档案接受函》，并加盖公章；
2、到调出地人才服务中心综合事务办公室，凭《接受函》填写一式两份《商调人员情况登记表》；
3、到调出地人才服务中心人事档案办公室，凭《接受函》查阅人事关系计算机资料，确认在案后缴纳所欠的人事代理费用，以20元/月累计；交清后在两份《登记表》主管部门意见栏加盖公章；
4、人事档案办公室随即将本人档案袋调送到综合事务办公室；
5、到原就职单位，在两份《登记表》调出单位意见栏加盖公章；（该步可能可以免除）;
6、凭《接受函》和两份《登记表》到综合事务办公室开具介绍信；此时工作人员会问自带还是邮寄，如果自带，则会将档案袋连同介绍信用封条封好，并在封条处加盖十几个公章，办公室同时保留一份《登记表》，另一份由本人带走；
7、到现就职单位在《登记表》上加盖调入部门意见栏公章；（该步可能可以免除）
8、将密封好的档案袋妥善地移送到接受地人才服务中心，并在《登记表》上加盖调入地主管部门意见栏公章；
9、完成。
程序要点：
1、首先确定个人档案需不需要转移。
如果从外地工作了几年之后，又回到了当地，但是没有找到工作；这时个人档案关系可以暂时不用转移，等找到工作以后，有了新的工作单位后，再把个人档案从外地转过来。
如果在当地找不到工作。
如果在当地找不到工作，没有工作单位，这时可以把个人的档案转到当地的劳动社会保障中心，也就是人才市场；这里有代收机构；这就是为了以后办理养老保险时用的，办理退休手续时，会用到个人档案，所以没有单位时就转到当地的人才中心。
2、从当地人才中心开具接收证明。
在个人档案转移前，需要有接收单位，如果没有工作单位，就在人才中心开具接收证明，上面写有接收的单位名称和详细的地址，并且有单位的盖章，身份证号码和个人的签名；然后把这个接收证明寄到外地的原来的工作单位。
3、档案的转出证明和档案资料。
个人的档案资料在原来的外地工作单位，当原单位收到当地的”档案接收证明“后，会把个人大档案资料和转出证明一块寄给当地的接收单位，就是人才市场，同时户口要在当地才行；档案邮寄是加密的，需要20天的时间。
4、档案接收之后的回执。
个人的档案从外地寄回来之后，就会收到个人档案的详细资料和转出证明，同时还有一栏就是接收回执；把这个接收回执有新单位盖章，签字，写明日期，然后邮寄给原来的工作单位；回执由原来的单位收到之后，整个档案的转移程序结束。
5、档案和养老保险要放在同一个地方。
养老保险累计缴纳最少15年才能办理退休手续。
扩展资料：
以山东省为例：
“十三五”期间，山东省将积极提升基本公共服务能力和水平，大力推进基本公共服务“标准化、信息化和一体化”建设，逐步建立健全流动人员人事档案管理服务体系。
昨日记者从市人社局了解到，市人社局响应山东省人力资源和社会保障厅关于流动人员人事档案管理服务规范方面的要求，在全市开展流动人员人事档案管理服务规范年活动，在规范管理服务流程、落实简化办事环节和手续、提升信息化水平等方面落实具体工作。
初次就业人员不再办理转正定级
根据要求，我市将进一步规范管理服务流程，加强档案标准化建设。全面执行国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的《流动人员人事档案管理服务规范》（GB/T 32623-2016）。
各级档案管理服务机构要从档案接收与转递、材料收集鉴别归档、档案整理、保管与保护、利用服务、档案统计、管理服务信息化与服务改进等方面及时进行对照查摆和规范提升，全面启用新版的《流动人员人事档案调函》、《流动人员人事档案接收登记表》、《流动人员人事档案转递通知单》等业务表格。
简化办事环节和手续，让群众办事更方便。市人社局不断优化公共服务流程，流动人员人事档案在档案管理服务机构之间可直接办理转递手续。
对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续，存档期间不再办理档案工资记载、调整相关手续，档案管理服务机构转递档案时不再开具行政（工资）介绍信，流动人员办理社保转移接续、退休、档案再流转等手续时，不得以缺少上述材料为由设置障碍。
应届高校毕业生档案被档案管理服务机构接收、成为流动人员人事档案后，即可按照有关规定进行转递。
档案管理实行档案接收告知承诺制
在档案管理方面，我市目前实行档案接收告知承诺制，市人社局要求档案管理服务机构认真审核和甄别档案材料，对缺少关键材料的，一次性告知所缺少材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原单位协商退回并补充材料。
对缺少非关键材料的，采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。
市人社局提醒，严禁任何个人私自保存他人的档案，不准以任何理由私自向任何人提供人事档案或泄露内容，对利用档案材料营私舞弊的应视情节轻重，予以严肃处理，对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的，要依法严肃处理。
个人自带或无人事档案管理权限单位提交的档案，一律不予接收。如需接收，档案须转回之前有人事档案管理权限的单位，通过正常程序办理调档。
市人社局大力提升人社公共服务效能
今年，市人社局大力提升人社基本公共服务效能，以服务群众为出发点，大力推进简政放权，加快推进服务型机关建设。市人社局认真落实省厅关于推进“三化”建设的指导意见，不断完善我市一体化系统功能，加快推进就业、劳动关系、人事人才等业务系统的有机衔接和信息共享，进一步简化优化办事程序。
除此以外，市人社局进一步加强窗口作风建设，大力提升服务能力和服务水平。严格落实信息公开制度，在流动人员人事档案服务场所，列明服务项目，明确办事流程、办事时限和注意事项。按照归口管理、集中统一的要求，鼓励用人单位办理集体委托存档业务，引导流动人员人事档案向公共服务机构和经授权的服务机构集中。
记者了解到，待人力资源社会保障部制定的《流动人员人事档案基础数据采集规范》等文件下发后，我市各级公共就业和人才服务机构按此标准建立或改造本级数据库，启动基础数据录入工作，开展实体档案数字化工作，省级业务经办网上服务平台同步在全省推开。
政策解读
流动人员如何办理档案托管
流动人员办理档案托管手续分两类情况：
一类是，如果已经办理失业手续，需带身份证和《就业失业登记证》到单位缴纳保险所属人力资源公共服务机构办理档案托管手续。
另一类是，如原单位办不了失业，需要本人携带个人档案、与单位解除劳动关系的证明、身份证、属已婚妇女需要到户口所在地居委会开具《计划生育纳入管理证明》到单位所在人力资源公共服务机构办理档案托管手续，如本人不能亲自办理可授权委托他人携带本人身份证或身份证复印件及相关材料前来办理。
根据规定，自2015年1月1日起，我市取消收取流动人员人事关系及档案管理费，但在2014年12月31日前没有缴费的仍需补缴，个人委托保管人事关系及档案收费每份每月10元，单位委托保管人事关系及档案每份每月10元，单位或个人单纯存档每份每月3元。
用人单位须在招工30日内办理用工备案
现行政策规定：凡在我市行政区域内依法成立的企业、民办非企业单位、个体经济组织和与之建立劳动关系的劳动者以及国家机关、事业单位、社会团体和与之建立劳动合同关系的劳动者，军队所属单位招用非军籍人员，都要实行劳动用工备案制度。
用人单位持《组织机构代码证》、《营业执照(副本)》和《劳动用工备案管理系统用人单位用户开户申请表》（加盖单位公章）到属地人力资源社会保障部门办理用工备案系统开户手续，凭用户名登录劳动用工备案管理信息系统，进行单位信息管理和劳动用工备案。用工情况变化适时进行更新维护。
时限要求：
1、用人单位新招用、调入职工，应自招用、调入之日起30日内办理备案手续；用人单位与职工续订劳动合同的，应自与职工续订劳动合同之日起30日内办理备案手续。
2、用人单位与职工解除或终止劳动合同的，应在解除或终止劳动合同后7日内办理劳动备案手续。
3、用人单位名称、法人代表、经济类型、组织机构代码证发生变更后，应在30日内办理劳动用工备案变更手续。
4、用人单位注销的，应在注销后7日内办理劳动用工备案注销手续。
参考资料来源：大众网-真方便！转递档案时不再需要行政介绍信啦
发到人力资源和社会保障局的作用：
1、推进前台业务受理、后台政策协调。办理社会保险代缴、退休初审、专业技术资格评定等其他基于档案延伸服务的档案管理服务机构，要加强前台服务和后台政策的协调，及时反映有关共性问题，并配合行政管理部门研究制定合理可行的解决办法，积极为存档人解决难题。
2、强化人力资源社会保障系统信息共享。各地要建立人力资源社会保障部门内部信息共享机制。档案管理服务机构要加强与其他经办机构的信息互通和数据衔接，依据档案材料可出具相关证明的，不再转递档案。
3、推进档案信息化工作。各级人力资源社会保障部门要加快流动人员人事档案电子化、数字化工作，建立全国流动人员人事档案基础信息数据库，推动数据向上集中，方便档案信息异地查询，加强信息安全管理。
4、有条件的地方可开发流动人员人事档案管理服务网上办事平台，推广网上预审、网上受理、网上办理，提高管理水平和服务效率。
扩展资料：
档案工作的内容、性质、特点和原则：
1、档案工作有广义与狭义之分，广义档案工作指的是档案事业管理，它是以管理和开发国家档案信息资源为手段，为国家各项事业和社会各界服务为宗旨的一项国家事业：狭义档案工作是指档案实体管理工作，它是以档案为管理对象进行科学管理。
档案资源管理工作 ：
1、档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，并为社会各项事业提供档案信息服务的工作，它包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、开发利用及数字化加工等环节，这是档案部门最基础的业务工作。
档案行政管理工作：
1、当案行政管理是指各级各类档案行政机构以国家各项建设事业的需要为目标，以档案法律法规为准则。
2、、按照“统一领导、分级管理”的原则，依法对本行政区域、本系统、本部门以及下属机构的档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导，并不断协调档案事业系统的内部和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。
档案教育工作：
1、培养和造就档案专业人才是档案事业可持续发展的重要条件。档案教育包括学历教育和在职培训两个方面。学历教育有中专、大专、本科、硕士、博士五个层次。在职培训有岗位培训和继续教育两个层次。
参考资料：百度百科-档案行政管理部门
参考资料：中华人民共和国人力资源社会保障部-人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知
一、 人事档案资料收集要健全
人事档案管理系统，对人事资料的收集和整理要健全，基础资料收集是很基础但又不能轻视的工作，它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理，也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下，这些资料应该包括：
基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；
入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；
入职后的培训资料、培训合同等信息；
工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。
要确保可以掌握员工从进入公司到现在的整个发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。
二、 简单易操作的人事档案管理系统
想要将纸质资料完全转化为电子资料，仅靠手工录入的方式，不光工作量极大，效率低且容易出错。此时，挑选一款靠谱好用的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确方式。
首先，安全性是第一要点。人事档案既是员工个人的私密信息，同时也是企业的机密资源，一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害。
其次，为了减轻工作量，电子档案的建立要更加高效快捷。所以，档案系统的功能是否足够强大，能否帮助我们快速建立电子档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好用”的重要性。
一款好用的电子档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查找、调用员工档案。而延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求，往后也能够建立在线填写资料的表单，为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。
三、纸质、电子档案集中统一管理
一般而言，当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存，那么这些纸质档案在往后的任何时间进行处理都可以，但正如前面讨论到的安全性问题，如果这些纸质资料需要丢弃，那就要进行妥善的销毁和粉碎，确保信息不会对外泄露。当然，如果这些原始的纸质档案，与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录，那我们仍需要妥善地储存好这些纸质资料。
