本期主编：橙子
话不多说，进入正题了！
（1）纸质档案数字化需要相应的设备和场所，数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局，并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。
（2）数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、 备份设备、数码相机等则更好。
（3）数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。 确保数字处理工作的安全和保障 。
要先将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。
扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。
在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。
目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、 胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。
颜色常常又和图像存储格式相关联，彩色图像通常以JPG格式存储，如果以TIFF格式存储，占用空间比较大；
扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，通常的规定分辨率在300dpi以上。 具体要根据以上参数的确定，再进行亮度、对比度的微调。
标准要求扫描图像尽可能反映文件的原貌，但在扫描过程中，由于文件纸张宽度、纸张粗糙度、字迹散乱、颜色不均匀等因素。
在这些情况下，需要进行图像处理操作，一般需要通过专门 的图像处理软件来实现。它要能够实现图像拼接、图像去污、修剪、旋转、校正等图像处理，确保图像完整、正确 。
检查员必须掌握纸质文件数字化处理的标准要求，检查人员要尽职尽责，要求做到100%检查，并且合格率应达到100%。
检查的事项有图像是否清晰、画质是否色彩失真、图像是否倾斜、图像上是否有阴影或黑点，图片大小和格式是否符合规定等。
使用数字文件的方法基本上是通过目录搜索数据，要仔细的检查目录能否与图像和数字 复印一一对应，检查合格率应为100%，发现问题时，必须重新修改完善。
将通过检查的数据可以离线保存。应根据数字档案管理系统的设计模板建立包括图像文件命名方法在内的存储结构，并 尽可能完整地描述相关文档 。
包括人员登记表、数字化处理文件登记表、统计表、质量检查表、编码描述文件、数据描述等。
这是扫描和处理工作完成之前的最后一项。将档案数字化的成果移交档案管理部门，移交内容由档案管理部门规定。
交接过程包括交接前的验收和办理交接手续。 交接手续时经双方盖章确认后方才生效。
这期就说到这里，欢迎在评论区留下你的看法，觉得有用可以分享给身边的人，我们下期再见。
档案管理的数字化管理
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
云扩RPA助力银行数字化转型案例
案例1：某国有大行分期放款流程案例
某国有大行银行信用卡中心，与之合作的商户需要向银行贷款从而给客户进行各种分期放款的业务，比如家装分期、汽车分期等。原来的过程中，银行人员要将每个分期合同上传到内部系统中，接着在银行R系统和H系统处理。首先业务人员要在R系统建立该笔贷款，然后再进入H系统，经过查找、筛选等操作，最后确认贷款并完成放款。R系统和H系统是银行系统冰山中的两个，系统相对老旧，进一步进行底层开发加快系统效率的可能性基本为零。
流程痛点：流程运行效率低，业务人员全时段工作，每天完成单数有限；流程涉及系统老旧，从系统开发角度提升效率难度极大；流程操作过程步骤繁琐，业务人员出错率稍高，易造成损失；纯人工操作效率低，每天完成操作数量70笔左右。
使用RPA后效果：通过RPA解决方案实现了全流程自动化，从系统登陆、建立档案、到放款操作全部由RPA完成。在工作时间内，每天放款笔数由原来的70笔左右增加到100笔左右，整体效率提升40%以上。准确率方面，由于脱离人工操作，所有步骤由RPA完成，在既定规则下，准确率达到100%。该流程在部署到生产系统后，大概3个月左右能够回收成本。
案例2：某城商行发票验真流程
发票验真是一项重要的财务审核工作，某城商行采用的主要方式是登录《国家税务总局全国增值税发票查验平台》进行查验。验真过程需要四项发票信息：发票代码、发票号码、开票日期、校验码（或者开票金额）。以上信息在网页中输入完成后，输入正确的验证码，点击“查验”按钮，即可查询发票信息。目前该流程为业务人员手工比对填写信息，操作过程是业务人员逐张发票手工进行填写（是已经落地的案例吗？）。
流程痛点：流程操作单一，业务人员工作积极性低；需要查验发票量大，发票增量大，纯手工操作逐渐变得不太现实；纯人工操作，每日的工作内容存在一定的流程误差几乎无法避免。
使用RPA后效果：通过RPA解决方案实现了全流程自动化，借助人工智能AI技术中比较成熟的OCR（光学字符识别）技术解决方案，识别发票中的相应字符，通过RPA自动填充发票信息至最终整体自动完成发票验真整个过程。流程效率方面，从原本月底工作压力峰值百张千张的速度增加到可以快速完成上万张发票验证的质变。从准确度角度，误差率由原来的5%左右降低为零。效率提升明显，该流程运行大概5个月左右即可回收成本。
案例3：某国有大行资信监控流程
某国有大行信用卡中心，需要对约7000家合作商户的风险情况进行监控，具体操作方式为银行每天有2名业务人员登录“国家企业信息公示系统”，输入每个合作商户名称，查询后以复制粘贴的手工操作方式将需要关注的信息保存到本地。保存的信息根据重要程度划分成高风险、中风险及低风险信息，比如企业的法人如果发生变动或登记状态信息发生变动，此类信息都属于高风险信息，业务人员需要甄别出该变动信息并通知其他风险管理业务部门对该商户的放款额度进行调整从而达到风险监控的目的。
流程痛点：流程操作单一，人工处理流程时间久，工作内容重复枯燥；商户众多，更新周期缓慢，多数时间达不到银行商户信息更新标准；商户信息更新要求条目众多，信息变更内容人工辨识难度大，尤其是涉及大量的文本信息，业务人员叫苦不迭。
使用RPA后效果：通过RPA解决方案，从商户信息获取、商户变更信息比对到最后风险信息汇总及通过邮件方式发送到业务部门，将整个业务流程实现了自动化，解放了业务人员的同时，提升了效率。以50家商家信息为例，人工复制粘贴方式操作大概需要15分钟时间完成，而且准确率不能够保证百分百。RPA在30秒内能够完成50条商户信息的整理比对及风险信息发送，提升了流程效率和准确率，该业务流程在使用期间稳定24小时运行，最大化解放了人工。
案例4：某国有大行日报表整合流程
某国有大行业务部门的员工，每天上班第一件事就是到银行系统中将元数据表格下载到工作系统界面，由于该系统较为老旧，后台数据堆叠数量过多，每次表格数据下载需要等待至少20分钟，表格下载结束后，业务人员要根据要求，重新处理表格，将各个区域的数据信息按规则整合，最终结果是将几万条信息量的元数据按照城市分区处理成几十条方便领导阅读的数据信息。
流程痛点：系统下载数据等待时间长，业务人员无法准确预估源数据下载成功时间点；表格数据量大，整合要求条目众多，人工处理步骤多，耗时长；日报告要求时间节点紧张，导致该流程由2名业务人员完成，占用人工多、单流程时间长。
使用RPA后效果：该流程通过RPA解决方案，系统表格下载部分由软件机器人自动执行，一旦下载成功，自动处理表格达到最终所需表格要求。整个流程耗时23分钟左右，尤其表格处理时间部分由原本每人40分钟降低到3分钟内处理结束。流程优化后流程效率提升5倍，人工时长解放效果明显。成本角度，该流程4个月左右即可回收成本，解放了业务人员在繁杂重复流程中的劳动力。
任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。 应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成： 基础应用平台为系统功能提供基础性的应用服务，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。 业务应用平台为档案管理机构提供档案管理的平台，包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。 信息服务平台为档案利用者提供信息服务的平台，包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。 系统设置与维护实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括服务器集群、存储系统（支持分布式和集中式）、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。 接口接口包括了两个部分，一部分是本系统与其它系统集成的接口，一般包括了与OA系统等系统的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。
