文书档案整理工作包括哪些内容
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出文书档案整理工作包括哪些内容，希望大家喜欢！
文书档案整理工作包括哪些内容
文书档案的整理工作主要包括分类、立卷、排列和编目。
(1) 分类。分类的一般方法是按照文件材料产生的 时间或来源、内容、形式等进行分类。
(2) 立卷。立卷的主要依据是文件材料的问题特 征、时间特征、名称特征、作者特征、通信特征和地区 特征。
(3) 排列案卷排列较为常用的方法是依据其所反 映的工作上的联系或问题进行排列。
(4) 编目。编目的类型基本有两种，一种是综合目 录，一种是分册目录。分册目录又可按类别或保管期限 来编制。
文书档案
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。
也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。
拓展延续
如何做好文书档案管理工作
一、优化文书档案管理制度
传统的文书档案管理制度存在着一定问题，在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放，这种方式虽然简单易行，但由于所需整理存放的文书档案数量过多，这样进行分类太过于笼统化，使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类，先以时间为大的分界线将档案大致的分出，再根据事件的类型进一步分类，最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的'工作内容与注意事项，没有对所有的工作项目进行人员数量的分配，导致有些工作项目中所用的工作人员过多，造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时，就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行，每名文书档案管理工作者都各司其职。
二、培养管理人员的学习能力
在新时代的引领下，对所有工作者的学习能力都有很高的要求，所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求，只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以，所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展，就要进行不断的学习，只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者，在工作过程中要对新事物不断的学习，所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解，这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视，所有的工作者都需要学习现代化的技术，这些技术将在日后的工作过程中得到应用。
三、利用现代化技术进行文案管理工作
所谓的现代化技术最多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。
分类方法：
1）保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度——保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
5）年度——组织机构——保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。
保管
我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
销毁
1）制定保管期限表；
2）制定销毁档案的审批制度；
3）制定销毁档案的监销制度。
编制
按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
1、整理与事件相关的所有资料，将资料按顺序编写页码。为了防止其中的某些资料丢失，在编写页码时可采用“共*页，第x页的编号方式。
2、编写完页码之后，将统一事件相关的所有资料扫描后压缩成一个压缩包，在电脑里建立一个专门的文件夹，进行备份。
3、用Excel表格建立资料台账，包含资料的所有文件名称、主要内容概要、权利义务范围、期限等主要内容。
4、按顺序将所有资料排列好，按照单位要求的标准格式进行文件装订。
5、将装订好的档案资料装入专门的档案袋中，在档案袋的封皮上编号，注明资料名称、整理入袋日期、整理人等信息。
文书档案整理与编目方法如下：
档案整理的基本方法有两种：
1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
二、文书材料的整理
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
（一）以案卷为单位整理
以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类
按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。
2、 组合（卷）
组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
3、 编目
（1）卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
（2）编页号与盖档号章
卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
目录号：对每一本案卷目录的编号。
案卷号：对每一个案卷所的编号。
件号：对案卷中每一份文书材料的编号。
文书档案管理规定
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。以下我为大家整理了文书档案管理规定，希望对大家有所帮助！
第一条为了加强建设银行文书档案的科学管理，充分发挥文书档案的作用，根据国家档案局有关档案工作的制度、规定及《中国人民建设银行档案管理暂行办法》，特制定本办法。
第二条建设银行文书档案是各级行在各项工作活动中形成的，具有查考利用价值并经过分类整理而保存起来的文件材料。
第三条建设银行文书档案的收集范围包括：
1、本级行自身形成及本级行与有关部门联合颁发的，反映本行主要工作活动的文件材料；
2、上级行和上级党政机关颁发或转发的针对本行工作或本行须遵循贯彻的文件材料；
3、下级行报送的具有查考利用价值的文件材料；
4、同级机关和非隶属机关颁发的本级行需要执行的文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件；
5、本行附属企业和本行投资入股的各类公司的反映其基本面貌和经营状况的重要文件材料。
第四条各级行党、政、工、青、妇等部门在工作活动中形成的文书档案材料，均应由本行档案部门集中统一管理和保管，任何单位或个人都不得据为己有，以维护建设银行档案的完整与安全。
第五条各级建设银行应实行由文书部门或职能部门整理立卷的制度，档案部门负责对立卷工作进行业务指导和检查督促。
第六条各立卷部门应指定人员负责文书立卷归档工作。承办人员在文件材料处理完毕后，应及时将全部文件材料交文书立卷人员，由文书立卷人员负责整理立卷，并按规定的时间向本行档案部门移交。移交时，双方根据移交的案卷目录进行清点、核对，并履行移交手续。
第七条文书立卷工作要遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第八条立卷归档要求
1、做好文件材料收集工作。应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与文件有关的签报、批示等附属材料，均应齐全、完整。
2、按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。不同保管期限的文件材料应分开立卷。
3、行内几个部门共同办理的文件，由主办部门立卷，本行同外单位联合制发的文件，由行内交主部门立卷。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，可放在复文年立卷；未作批复的，放在请示年立卷；跨年度的规划，放在规划期的第一年立卷；跨年度的总结，放在总结期的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；各类案件放在结案年立卷。
5、卷内文件材料应按下述要求进行排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，审定稿在后；重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后；各类案件的案卷，其结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其他文件材料应依其形成规律或特点合理组织立卷。
6、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的.案卷，应在有文字的每页材料的正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页的右上方逐件编件号。
7、归档的每一案卷均应填写一式三份卷内文件目录，其中一份置卷首，一份由立卷部门留底，另一份交档案部门作为检索工具。每一案卷的卷尾均应放置备考表，用以填写本卷需要说明的有关情况及立卷人姓名、立卷完成时间等。
8、案卷封皮应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明、概括、字迹工整。案卷封皮一律用毛笔或钢笔书写。
9、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的张页应进行托裱，宽大的张页应折叠整齐，装订线外有字迹的张页应加宽边。案卷采用三点一线的装订方法，并保持右边、底边整齐。不装订的案卷，其卷内文件应逐件用细线装订。
10、立卷完成后，立卷人员应按照不同的保管期限，分别填制一式两份案卷目录。其中一份交档案部门留存，另一份经档案部门编填卷号后退立卷部门备查。
第九条本级行附属企业的文书立卷归档工作，比照本行职能部门办理。本级行投资入股的各类公司的属于本行文书档案管理范围的各类档案材料，由本行文书部门或本行业务管理部门一并立卷归档。
第十条文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年，短期为15年以下（含15年）。对不易判定保管期限的档案材料，应按照宜长不宜短的原则进行保管。
第十一条凡是反映本级行主要业务活动和基本历史面貌的，对本级行各项工作和经济建设、历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。其主要内容包括：
1、本级行制定的重要的法规性文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结和综合统计报表；机构演变，本级行领导人任免的文件材料等。
2、上级机关颁发的针对本行主要业务工作并需要本行贯彻执行的重要文件材料。
第十二条凡是反映本级行工作活动，在较长的时间内对本级行具有查考利用价值的档案，列为长期保管。主要内容包括：
1、本级行处理一般工作问题形成的文件材料，一般会议的主要文件材料，一般的规章制度等。
2、上级机关颁发的属于本行主要业务并需贯彻执行的一般文件材料。
3、下级行报送的重要的总结、报告和统计报表等文件材料。
第十三条凡是在较短时间内对本行有参考利用价值的档案，列为短期保管。主要内容包括：
1、本级行一般事务性的文件材料。
2、上级机关颁发的非本行主管业务。但本行需贯彻执行的文件材料。
3、下级行报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。
4、同级机关和非隶属机关颁发的需要本级行执行的法规性文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件。
第十四条文书档案的保管期限应从档案所属年代的下一年1月1日起计算。长期规划、计划等文件材料的保管期限则按其有效期满后的下一年1月1日起计算。
第十五条各级行档案部门对所接收的案卷应进行审核把关，对不符合质量要求的案卷应退立卷部门重新加工整理。
第十六条各级行档案部门应以便于保管和提供利用为前提，按照本行文件形成的规律和特点，选择年度——组织机构分类法或年度——问题分类法对归档案卷进行分类。所用的分类方法应保持前后一致，尽量保持固定，不能随意变动。
第十七条案卷的排列应以档案分类方法为基础，按照不同的保管期限分别排列入库。案卷排列方法应统一，前后一致。
第十八条按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
第十九条案卷目录应区分不同的保管期限，分年度或混年度编制目录号。在一个全宗内，案卷目录号不能重复。
第二十条各级行档案部门应充分利用档案信息资源，积极开展档案编研工作，根据需要编写各种类型的档案资料，主动为机关各项工作服务。
第二十一条各级行档案部门应努力做好档案利用工作，除编制案卷目录、卷内目录或全引目录外，还应根据利用者借阅档案的规律和特点，编制重要文件目录（卡片）、专题文件目录（卡片）、文号索引等档案检索工具，力求做到查找使用方便，调卷迅速准确。
第二十二条各级行档案部门应根据本行具体情况，制定档案的借阅制度，严格办理借阅手续和掌握借阅范围，防止密级档案失密、泄密，确保档案安全。
第二十三条各级行应定期向当地档案馆移交档案。移交档案的具体时间、范围和进馆要求，按照当地档案局、馆的有关规定执行。
第二十四条对超过保管期限的文书档案，应由本行档案部门按照《中国人民建设银行档案管理暂行办法》的规定组织鉴定和销毁工作。
第二十五条本办法适用于各级建设银行。
第二十六条本办法由总行办公室负责解释。补充、修改时同。
第二十七条本办法自颁布之日起执行。（87）建总办字第20号《关于印发〈中国人民建设银行系统档案管理试行办法〉的通知》同时废止。 ;
文书档案归档内容
文书档案作为档案的重要组成部分，在各级党政机关及行政单位的'管理工作中发挥着重要的作用。以下我为大家整理了文书档案归档内容的详细内容，希望对大家有所帮助！
归档内容包括：
一、学校各部门所接收的上级发文及各部门的下发文件（原件3份）。
二、校党委、校行政会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划。
三、学校各部门所签订并履行完毕的合同与协议（原件）。
四、学校各部门的各种年报表及统计数据，包括：中共党员、共青团员、民主党派、科研成果、职称评定、人员基本情况、教学计划、招生人数、学生分系（分专业、分班）名单、基本建设、仪器设备、固定资产、财务计划、外事活动等。
五、学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。
六、学校举办的全校性活动，包括党代会、团代会、教代会、职代会、教学工作会、科研工作会、运动会等所形成的文字、图片、音像等资料。
注意：
1、所有归档文件必须附有归档文件移交目录，并且目录顺序需和原文件顺序一致（移交目录表格在综合档案室网站下载）。
2、当年毕业生的学籍档案，包括：成绩表、学籍表、毕业生登记表、发放毕业证书基本情况登记表，请于当年6月10日前整理后送交综合档案室。
3、声像类包括：（1）党群行政类（宣传部）；（2）教学类（现教中心、名院系）；（3）科研类（科研处）；（4）外事类（外事处、国际教育与交流学院）、（5）产品类（科研处）；（6）基建类（基建处）；（7）人物类（组织部、人事处）；（8）各院系历届毕业生合影照。
文书档案的管理是对具有保存价值的文书档案进行集中管理的工作,这一工作的开展对文书档案使用单位的工作有着重要的意义。下文是文书档案管理细则，欢迎阅读!
文书档案管理细则一
第一条 为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。
第二条 执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。
第三条 各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。
第四条 水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。
第五条 各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。
第六条 执法文书档案的收集与归档
(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;
(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;
(三)应归档的执法文书材料范围及分类;
1. 水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;
2. 行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;
3. 行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等;
4. 统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;
5. 法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;
6. 其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。
(四) 档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。
第七条 执法文书档案的整理与保管
(一)按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理;
(二)根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备;
(三)档案管理人员工作调动前应办好移交手续。
第八条 执法文书档案的利用
(一)为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料;
(二)因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。
第九条 各区县水行政主管部门，可根据本管理制度的要求，结合本单位的具体情况制定档案管理工作制度，并报市水利局备案。
文书档案管理细则二
1、文书立卷
每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。将文件按其形成的年度分开。
②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征(问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关)，分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号;填写卷内文件目录和备考表;拆除档案文件上的金属物，装订案卷;填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案管理
将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用
准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准;对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计
建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
5、档案鉴定
根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、会议记录等也要立卷、归档、入馆。
文书档案管理细则三
为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则.
一、文书档案管理体制
1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.
2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.
二、文书档案管理职责
1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案规章制度,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.
2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.
3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.
4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.
5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.
三、文书档案兼职档案员职责
1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.
2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.
3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度.
4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.
四、文件材料的收集和归档
1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.
2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.
3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.
五、文书档案的归档范围和保管期限
1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.
2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为16年至50年,短期为15年以下.
3.确定档案保管期限的原则:
3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.
3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.
3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.
3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.
六、文书档案整理要求
1.整理原则
归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.
2.质量要求
2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.
2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.
3.整理方法
3.1 本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法;保管期限分为永久、长期、短期.
3.2 归档文件以"件"为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.
3.3 归档文件按"件"装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.
3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.
3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.
3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从"1"开始标注.
3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.
3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.
3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.
3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.
3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加" [ ] ".会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.
3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如2006-01-09.
3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.
3.15 备注:注释文件需要说明的情况.
3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.
3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.
3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.
3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写"年度归档文件整理说明".
七、文书档案的归档
1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.
2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.
3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.
4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.
八、文书档案的保管和利用
1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.
2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实"八防"措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.
3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.
4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.
5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.
6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.
7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.
九、文书档案的鉴定和销毁
1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.
2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.
3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.
十、奖励和处罚
1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.
2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.
十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.
十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时,按上级规定执行.
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