档案数字化要以档案利用为导向，以优化为原则，有步骤地进行,要符合实际，符合现代管理理念，不可片面追求速度而忽略质量，造成浪费。
作为档案从业者的我们，更是应该牢牢掌握档案数字化工作的五大原则，接下来让我们一起看看这五大原则具体是哪些吧！
一、科学性原则
档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。
档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。
二、实用性原则
针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。
许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。
三、规范性原则
档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。
如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。
四、安全性原则
档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。
因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：
(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；
(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；
(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；
(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。
五、共享性原则
档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。
因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。
档案数字化加工流程
相信很多初入职场刚刚接触档案数字化加工业务的小伙伴来说可能还不是很熟悉，如果自己慢慢摸索的话不免会走些歪路。今天就结合自身的工作经验，为您介绍下档案数字化加工的基本流程。
首先说明一点，不管什么类型的档案做数字化加工之前都需要进行规范化整理和编码，在之前的文章中已经做过相关说明，这里就不再赘述了，具体整理规范可参照国家标准。
档案数字化加工
在标准化整理之后就需要对档案材料进行档案数字化加工了，这里以人事档案为例为大家做一个具体说明。在我们对人事档案整理（包括分类、编码、装裱）完毕之后需要借助电脑和软件加工系统建立档案的目录。
建立好档案目录之后，就需要通过扫描仪对纸质档案进行逐页的扫描工作，这也是档案数字化的主体工作，需要注意在扫描的过程中不要漏扫或错扫档案内容，保持档案目录与扫描图像的一一对应。
档案数字化加工技术
档案数字化加工技术是指将纸质档案或其他形式的原始档案通过数字化技术转化为电子文档，并进行整理、分类、标注、检索等处理，以便于管理和利用。本文将从几个方面进行分点论述。
1.数字化技术
数字化技术是实现档案数字化加工的基础。数字化技术包括扫描、OCR光学字符识别、图像处理、语音识别等技术，可以将纸质档案、磁带录音、影像资料等多种形式的档案转换为电子文档。
2.档案整理与分类
档案整理与分类是数字化加工的重要环节。通过对档案内容进行归类整理、编目标注等工作，使得电子档案能够更加清晰明确地展示出来，提高了管理效率和使用价值。
3.档案检索
档案检索是数字化加工的重要应用之一。通过为电子档案添加关键字、元数据等信息，使得用户可以通过检索工具快速查找到所需的档案信息，提高了档案利用效率。
4.档案保护与安全
数字化加工后的电子档案需要得到安全保护，以防止丢失或遭到非法篡改。因此，对电子档案的备份、存储、加密、权限控制等方面需要进行细致的规划和实施。
总之，档案数字化加工技术是一种先进的档案管理手段，它能够提高档案管理的效率和利用价值。本文从数字化技术、档案整理与分类、档案检索以及档案保护与安全等几个方面进行了分点论述，旨在帮助读者更好地理解档案数字化加工技术的意义和应用。
档案数字化加工注意事项
档案数字化加工是一项复杂而重要的工作，需要特别注意一些事项以确保数字化过程的准确性和可靠性。本文将从几个方面进行分点论述，介绍档案数字化加工的注意事项。
1.材料准备
在进行档案数字化加工之前，需要对原始档案进行充分的准备工作。确保档案材料的完整性、清晰度和可读性，如纸张的平整度、文字的清晰度等，以避免在数字化过程中出现无法恢复的损失或错误。
2.设备选择与校准
选择适合的数字化设备，并进行校准和调试。不同类型的档案可能需要不同的扫描仪、相机或其他设备来进行数字化处理，确保设备能够准确地捕捉档案内容并保持高质量的图像或文档。
3.数据质量控制
数字化过程中需要进行数据质量控制，确保生成的电子文档与原始档案内容的一致性。这包括检查扫描图像的清晰度、OCR识别的准确性等，以确保数字化结果的可信度和可用性。
4.数据安全与隐私保护
在数字化加工过程中，要注意保护档案中的个人隐私信息和敏感信息。采取必要的安全措施，如数据加密、权限控制等，以确保数字化档案的安全性和保密性。
5.索引与标注
对数字化档案进行适当的索引和标注是为了方便后续的检索和利用。确保为每个文档或图像添加正确的关键字、元数据等信息，以提高档案的可搜索性和可管理性。
总之，档案数字化加工是一项需要注意多个方面的工作。本文从材料准备、设备选择与校准、数据质量控制、数据安全与隐私保护以及索引与标注等几个方面进行了分点论述，旨在帮助读者充分了解档案数字化加工过程中需要注意的事项。只有在遵循这些注意事项的前提下，才能确保数字化加工的准确性、可靠性和安全性。
