档案数字化管理办法是指通过电子手段对纸质档案进行数字化处理，实现对档案的电子化管理。随着科技的发展和信息化的进程，数字化管理已经成为档案管理的必要手段。本文将从几个方面来分点论述档案数字化管理办法。
一、数字化处理流程
档案数字化处理包括扫描、文本识别、质量控制、元数据标注等多个环节。其中，扫描质量对后续处理非常重要，需要保证扫描图像清晰、色彩还原准确。在文本识别环节，需要选择合适的OCR软件，进行准确率高、速度快的识别。此外，在数字化处理过程中，还需要对数字化后的档案进行质量控制和元数据标注，以便对档案进行更好的管理和利用。
二、数字化管理系统建设
数字化管理系统建设是档案数字化管理的核心。数字化管理系统应该具备多种功能，如档案浏览、检索、下载、上传、备份等，同时还需要满足安全性、可靠性、易用性等多方面的要求。因此，在数字化管理系统建设过程中，要充分考虑档案管理的实际需求，进行定制化开发或选择成熟的商业软件。
三、数字化管理实践
数字化管理实践是数字化管理的重要环节。在数字化管理实践中，需要考虑档案数字化后的保管、维护和利用。保管方面，需要对数字化档案进行备份和存储，以便于档案的长期保存和防止数据丢失。维护方面，需要对数字化档案进行定期检查和修复，以确保档案的可读性和可用性。利用方面，数字化档案可以通过网络进行共享和利用，极大地方便了档案的使用和传播。
总之，本文从数字化处理流程、数字化管理系统建设和数字化管理实践三方面对档案数字化管理办法进行了分点论述。数字化管理已经成为现代档案管理的必要手段，数字化管理的实践需要考虑到档案的长期保存、维护和利用。未来，数字化管理还将继续发展和完善，为档案管理提供更好的服务。
档案数字化管理的好处
档案数字化管理是指通过电子手段对纸质档案进行数字化处理，以实现对档案的电子化管理。随着科技的不断发展和信息化的进程，数字化管理已经成为档案管理的必要手段。本文将从几个方面来分点论述档案数字化管理的好处。
一、提高管理效率
数字化管理可以大幅提高档案的检索、存储、传输等方面的效率。数字化处理后，档案可以通过电子设备进行浏览、检索和传输，大大缩短了传统管理方式下的时间和空间限制。数字化管理还可以通过元数据标注等方式，提高档案的利用率和管理水平。
二、节约管理成本
传统的档案管理需要占用大量的人力、物力和财力资源。而数字化管理能够大大减少这些成本，将管理工作转为数字化处理和维护工作，减轻了管理的负担。数字化管理还可以节省档案存储空间、减少纸张使用，对环境也有一定的保护作用。
三、增强档案保密性
数字化管理可以采用多种安全措施，如密码保护、权限管理等，保障档案的保密性。数字化档案还可以进行备份和加密措施，以防止数据丢失或泄露。数字化管理提高了档案的安全性，保护了档案的机密性。
四、促进文化资源共享
数字化管理将档案转化为电子文档，便于网络传播和共享。数字化档案可以通过互联网进行广泛传播，促进文化资源的共享，增加了对文化资源的认知和利用。数字化管理也为文化资源的保护提供了更好的手段和平台。
总之，本文从提高管理效率、节约管理成本、增强档案保密性和促进文化资源共享等方面分点论述了档案数字化管理的好处。数字化管理作为现代档案管理的必要手段，已经得到了广泛的应用。数字化管理可以提高档案管理的效率、降低管理成本、增强档案保密性和促进文化资源的共享，进一步推动着数字化管理的发展和完善。
档案数字化安全管理
为加强档案数字化安全管理，确定档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制定本单位档案数字化安全管理制度。
一、档案实体的安全管理
档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记和处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录和标示。
档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。正在进行数字化加工的档案必须每天入库，不得在加工工位上留存过夜，加工完毕的档案要及时入库。
二、数字化场所的安全管理
档案数字化必须指定专门的数字化工作场所，应在指定的安全场地内开展工作。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。
数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所如设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。
三、数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。
用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和储介交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。处理尚未开放的档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。
四、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理
档案数字化任务完成后，档案部门应对数字化成果进行验收。如外包的，严格按照规定要求，组织专业人员对加工单位移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收，必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检验合格方能办理数据交接手续。
档案数字化任务完成后，外包的数字化加工单位应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。
档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对外包的数字化加工单位所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。
