数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将纸质档案转化形成为数字图像和数字文本。那么档案数字化的过程包含哪些具体的工作流程呢？
一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。
二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。
三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。
四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。
五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。
六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。
七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。
看完全文，相信大家对档案数字化的过程也有所了解了，如果有对档案材料信息化、数字化的相关疑问和工作需求，欢迎致电或在中博奥技术有限公司进行业务咨询！
成都档案数字化外包需要注意哪些
档案管理新《条例》明确指出，为了加强对于档案信息资源的规划与管理，在进行档案信息收集处理时提升工作效率，构建安全便捷的档案信息化管理体系是有必要的。但是各个单位的档案管理的情况不同，档案的实际状态也不同，在进行档案数字化工作时，需要结合本单位的档案实际情况来开展档案数字化工作。所以选择合适的档案数字化外包服务机构是企业进行档案信息化建设的一种有效的选择，那么选择档案数字化外包服务需要注意哪些问题呢？
首先，在档案数字化外包服务机构的选择上，需要做好安全保密工作，比如外包服务机构是否具有保密资质，不存在外资背景，不涉及外籍工作人员等，除此之外，对于进行档案数字化外包服务的工作团队，需要签订保密协议，并做好人员登记备案。
其次，开展数字化工作需要先制定好工作方案，从总体规划到具体的实施行动都需要做好精细化的管理，将档案数字化工作拆分量化，便于企业在进行档案数字化外包服务时做好监督管理工作。
档案数字化服务离不开设备的支持，如完成电子目录录入工作的保密使用电脑，进行档案扫描工作的各类型号的扫描设备，进行信息化数据存放使用的管理查询软件及设备等等，都是在选择档案数字化外包服务时需要关注的地方。
档案整理：在进行数字化之前，要对档案进行整理，包括排序、分类、去重、检查文件完整性和准确性等。确保档案材料的齐全、有序和准确。
图像处理、质量控制：慎用裁切、橡皮擦等图像工具，避免对原始档案造成不必要的损害；需要对数字化过程中的图像质量、文件完整性、数据准确性等进行严格把关，确保数字化成果的质量。
数据存储和管理、数据保密和权限控制：确保数字化后的档案数据安全存储，并进行有效的管理和维护；选择合适且多样化的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等，以保证数据的安全性和可持续性；在档案数字化过程中，要加强对敏感和机密信息的保护，设置相应的权限控制，确保档案数据的安全性。
建立索引：建立索引，便于档案管理员查找和利用档案信息。
外包服务管理：如果需要进行档案整理及数字化的外包服务，选择外包公司的时候不仅要鉴别单位的资质，还需要按照上述注意事项进行严格的管理和监督，确保外包服务的质量和档案安全。
通过以上注意事项，可以确保档案整理及数字化工作的顺利进行，提高档案管理效率，并且达到保护原始档案的目的。
成都档案数字化外包的安全管理制度
为加强档案数字化安全管理，确定档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制定本单位档案数字化安全管理制度。
一、档案实体的安全管理
档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记和处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录和标示。
档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。正在进行数字化加工的档案必须每天入库，不得在加工工位上留存过夜，加工完毕的档案要及时入库。
二、数字化场所的安全管理
档案数字化必须指定专门的数字化工作场所，应在指定的安全场地内开展工作。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。
数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所如设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。
三、数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。
用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和储介交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。处理尚未开放的档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。
四、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理
档案数字化任务完成后，档案部门应对数字化成果进行验收。如外包的，严格按照规定要求，组织专业人员对加工单位移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收，必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检验合格方能办理数据交接手续。
档案数字化任务完成后，外包的数字化加工单位应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。
档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对外包的数字化加工单位所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。
成都档案数字化外包公司的好处
数字化档案管理已经成为现代档案管理的重要方式之一，越来越多的机构和企业选择将档案数字化外包给专业的公司。以下是关于成都档案数字化外包公司的好处：
1.专业技术支持：拥有专业的技术团队和设备，能够提供高质量的数字化档案服务。他们熟悉各种数字化技术和工具，能够对纸质档案进行快速准确的扫描、识别和转换。这些专业技术支持确保了数字化过程的高效性和准确性。
2.资源优化：外包将档案数字化工作交给专业公司，可以使机构和企业能够将更多精力和资源集中在核心业务上。档案数字化是一项繁琐且耗时的工作，需要大量人力和设备投入。通过外包，可以充分利用外部资源，减少内部资源的浪费，提高整体效率。
3.数据安全保障：他们通常会提供完善的数据安全保障措施。他们会采取各种措施来保护档案数据的安全性和完整性，如加密存储、权限控制、备份等。这样可以避免机构和企业因为自身技术不足而导致的档案信息泄漏或丢失的风险。
4.空间节约：纸质档案占据大量的空间，给机构和企业的办公环境带来很大的压力。通过数字化外包，可以将纸质档案转换为电子文件，减少了大量的实体空间占用。同时，电子文件的存储和检索更加方便快捷，提高了工作效率。
总之，成都档案数字化外包公司为机构和企业提供了专业技术支持、资源优化、数据安全保障和空间节约等多重好处。通过外包将档案数字化，可以提高工作效率，节约资源，并确保档案数据的安全性。因此，选择成都档案数字化外包公司是一个明智的决策。
