将纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。档案整理数字化服务商可以帮助企业完成这项工作，使企业今后档案管理起到事半功倍的效果，提高办公效率和经济效益。中博奥技术有限公司进行档案整理数字化加工，一般步骤包括：
项目准备：档案整理数字化服务商和委托企业制定工作标准和计划，按企业要求在规定的时间、地点完成工作。
定扫描页：原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。
编制页号：应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。统一位置书写页号，且不压盖档案内容。同时将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
目录数据准备：按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。并对照需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。
拆除装订：应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。
技术修复：破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
数字化处理：对原纸质材料进行扫描，上传到相应的系统。然后对已经上传数字化的材料进行修图处理，修掉档案材料中的折痕、墨块等。
校验和挂接：会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验，只有通过两次校验都没有问题，才能接着对档案进行批量挂接处理，将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目。挂接完成之后还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对。
分类和装订：在进行数字化管理之后，需要对纸质档案进行分类和装订，以便于后续的查阅和使用。
数据备份：最后需要在光盘或者硬盘中进行数字化的备份，以防止数据丢失。
档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。很多企业会把档案数字化工作外包档案整理数字化服务商。
贵阳档案数字化外包公司怎么选
为了更好的完成企业的档案工作，应对档案资料繁多、档案保管场地不足、专岗的档案管理工作者不够、档案工作的政策法规所需要进行的培训学习不够充分等等问题，选择合适的具有档案管理资质的档案外包服务公司来协助企业完成档案管理工作，是当下企业开展档案管理工作的新趋势之一。那么如何选择更适合的档案外包服务公司呢？
首先，档案管理工作的重点之一在于档案保管库房的建设，因为档案管理的基础工作之一就是完成对于各类档案材料的存放保管，且大部分的档案材料都是纸质载体，对于存放环境也有要求，所以选择档案外包服务公司就需要注重其档案库房建设是否齐全、存放场地设备建设能否可以保障档案材料的存储与保密安全。
其次，档案管理工作除了基础的档案保存需求外，还可能涉及档案的整理工作、综合档案的整理及数字化工作、人事档案的整理装订需求及人事档案专项审核和数字化加工需求等等，所以选择服务范围更全面的档案外包服务公司可以更有效的协助企业完成档案工作。
另外，档案资料种类繁多，如人事档案、会计档案、文书档案等等，对于不同类别的档案材料，所依据的档案管理工作政策法规等都各不相同，所以对于档案数字化服务商的专业性上面就有较高的要求。
最后，档案材料在进行数字化加工处理时，对于不同档案材料的情况，所需求的档案数字化设备也有区别，所以对于档案数字化服务商的选择上，对于工作所需的硬件设备、配套档案用具方面的情况，也是选择条件的关注要点之一。除此之外，全方位、多种类的服务范围、配套的技术培训、专业的档案工作团队也是衡量选择档案数字化服务商的关注点之一。
贵阳档案数字化外包注意事项
在档案整理及数字化过程中，需要注意以下几个方面，一起来看看！
具备专业知识和技能、遵守相关规定和标准：工作人员应具备档案整理及数字化技术的基本知识，熟悉数字化设备的操作和维护，掌握相关软件和工具的使用方法；能够遵循国家和行业的相关标准规范，如参照《纸质档案数字化规范》等文件，确保数字化工作的顺利进行。
档案整理：在进行数字化之前，要对档案进行整理，包括排序、分类、去重、检查文件完整性和准确性等。确保档案材料的齐全、有序和准确。
图像处理、质量控制：慎用裁切、橡皮擦等图像工具，避免对原始档案造成不必要的损害；需要对数字化过程中的图像质量、文件完整性、数据准确性等进行严格把关，确保数字化成果的质量。
数据存储和管理、数据保密和权限控制：确保数字化后的档案数据安全存储，并进行有效的管理和维护；选择合适且多样化的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等，以保证数据的安全性和可持续性；在档案数字化过程中，要加强对敏感和机密信息的保护，设置相应的权限控制，确保档案数据的安全性。
建立索引：建立索引，便于档案管理员查找和利用档案信息。
外包服务管理：如果需要进行档案整理及数字化的外包服务，选择外包公司的时候不仅要鉴别单位的资质，还需要按照上述注意事项进行严格的管理和监督，确保外包服务的质量和档案安全。
通过以上注意事项，可以确保档案整理及数字化工作的顺利进行，提高档案管理效率，并且达到保护原始档案的目的。
贵阳档案数字化外包公司的好处
在当今数字化时代，档案数字化已成为企业和组织提高工作效率、优化档案管理的重要手段。贵阳作为贵州省的省会城市，许多企业和组织选择将档案数字化外包给专业的公司来处理。这样做的好处在于，能够集中优势资源，专注于核心业务，同时借助专业公司的技术和管理经验，提高档案数字化的效率和质量。
提高工作效率：专业的公司拥有先进的数字化设备和专业的技术人员，能够快速、准确地完成档案数字化工作。相比企业自行处理，外包公司能够节省大量时间和人力成本，提高工作效率。
优化档案管理：他们通常拥有丰富的档案管理经验，能够提供专业的档案管理建议和解决方案。通过与外包公司合作，企业可以优化档案管理流程，提高档案管理的规范性和效率。
降低风险：档案数字化过程中可能面临数据泄露、技术故障等风险。将档案数字化外包给专业的公司，可以降低这些风险，因为外包公司通常拥有完善的数据安全措施和专业的技术支持团队。
节省成本：与自行处理相比，外包公司通常能够提供更具竞争力的价格和服务。此外，外包公司能够集中优势资源，降低企业的运营成本。
专注核心业务：通过将档案数字化外包给专业的公司，企业可以专注于核心业务的发展和创新，提高核心竞争力。
综上所述，贵阳档案数字化外包公司能够为企业和组织带来诸多好处，包括提高工作效率、优化档案管理、降低风险、节省成本以及让企业专注于核心业务的发展。在选择档案数字化外包公司时，企业和组织应考虑其技术实力、专业经验、服务质量以及价格等因素，以确保实现最佳的档案数字化效果。
