为了更好的完成企业的档案工作，应对档案资料繁多、档案保管场地不足、专岗的档案管理工作者不够、档案工作的政策法规所需要进行的培训学习不够充分等等问题，选择合适的具有档案管理资质的档案外包服务公司来协助企业完成档案管理工作，是当下企业开展档案管理工作的新趋势之一。
那么如何选择更适合的档案外包服务公司呢？
首先，档案管理工作的重点之一在于档案保管库房的建设，因为档案管理的基础工作之一就是完成对于各类档案材料的存放保管，且大部分的档案材料都是纸质载体，对于存放环境也有要求，所以选择档案外包服务公司就需要注重其档案库房建设是否齐全、存放场地设备建设能否可以保障档案材料的存储与保密安全。其次，档案管理工作除了基础的档案保存需求外，还可能涉及档案的整理工作、综合档案的整理及数字化工作、人事档案的整理装订需求及人事档案专项审核和数字化加工需求等等，所以选择服务范围更全面的档案外包服务公司可以更有效的协助企业完成档案工作。
如何做好西藏基建档案整理
在建设工程项目中，工程资料、工程档案是直接反应工程在施工过程中的真实记录。保管好工程项目资料是建筑企业发展的客观需要，也是反映工程质量的基础材料，还是施工企业管理水平的综合体现。
基建档案整理如此重要，那么你了解工程档案吗？工程档案包括哪些内容，又该如何管理？本篇文章从全局的视角为您梳理工程档案管理应用。
01基建档案整理管理包括哪些内容？
基建档案整理又称为项目档案、基建档案，是指在建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录的总称。
从具体工程工作流程的角度上来说，工程资料管理是为工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。主要是对文字材料、图纸、图表、声像材料等。
基建档案整理形成的过程贯穿可研-立项-初设-开工准备-施工-竣工验收全生命周期，包括建设项目从从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、建立到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。
具体来说，工程建设档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。
02工程建设资料如何转化为档案？
我们知道，档案是保存备查的历史文件。档案是由文件或叫文书转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。资料是一个相对性的、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支撑价值，无论其具体是什么，均可视为资料。
那么工程资料如何转化为工程档案？需要满足以下三个条件：
（1）办理完毕或处理完毕的文件才能作为档案。
（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
（3）按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
03基建档案整理都有哪些载体？
工程档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料外，还存在大量其它形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。
建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、电子档案。建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片、录音、录像档案。
录音、录像档案，是指专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。
照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。
04如何管理基建档案整理？
1）满足多类型、多格式档案存储需求：基建档案整理不论是从内容上，还是从载体上来看都是多种多样的，为确保档案的完整和真实，要求档案管理工具或方式能够对工程所涉及到的档案进行全方位的存储与保管。
2）能够将档案进行电子化保存：在电子化档案管理系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，既可以长期保护档案，也可以提高档案的利用率，提高档案信息的时效性。
3）满足档案高效搜索需求：基建档案整理的存储是为了档案的利用，而利用的第一步就是档案的搜索，依靠高效的档案搜索平台，可以让工程档案的利用更为高效。
基建档案整理的质量
基建档案整理的质量是基建档案管理工作的重要组成部分，直接关系到基建档案的利用价值和历史价值。以下是影响基建档案整理质量的几个关键因素：
一、完整性
1.基建档案的完整性是指档案中应该包含所有与基建项目相关的文件和资料。
2.这包括项目的规划、设计、施工、验收等各个阶段的文件，以及与项目相关的合同、协议、报告、图纸等资料。
3.只有保证档案的完整性，才能为后续的查询和利用提供可靠的依据。
二、准确性
1.基建档案的准确性是指档案中的文件和资料应该准确无误，能够真实反映基建项目的实际情况。
2.这要求在档案整理过程中，要对文件和资料进行仔细核对和审查，确保其内容的真实性和准确性。
3.同时，还要对文件和资料进行分类、编目和索引，以便于查询和使用。
三、系统性
1.基建档案的系统性是指档案中的文件和资料应该按照一定的逻辑和规则进行整理和存储。
2.这要求在档案整理过程中，要建立科学的档案管理制度和流程，明确档案的分类、编目、存储等规则。
3.同时，还要对档案进行定期的维护和更新，确保档案的系统性和连续性。
四、安全性
1.基建档案的安全性是指档案中的文件和资料应该得到妥善的保管和保护，防止其丢失、损坏或泄露。
2.这要求在档案整理过程中，要采取必要的安全措施，例如设置档案保管室、限制访问权限、备份档案等。
3.同时，还要加强对档案管理人员的培训和管理，确保其具备足够的安全意识和保密意识。
总之，基建档案整理的质量直接影响到基建档案的利用价值和历史价值。为了保证基建档案整理的质量，需要注重完整性、准确性、系统性和安全性等方面，建立科学的档案管理制度和流程，加强对档案管理人员的培训和管理。只有这样，才能为基建项目的管理和决策提供有力的支持。
基建档案的整理
基本基建档案整理资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。
五步理清基建档案整理资料
同步收集
工程档案包含立项文件、施工合同、设计资料、监理文档、竣工决算等多项内容，在工程开展的各环节中实时收集资料，在资料送审环节直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，将档案管理紧密融入日常管理工作，成为密不可分的一部分。
完整、准确、真实
工程档案专业性强，且与公司的投资成本紧密相关，重要性非同小可。全体员工、分公司工程人员进行档案审核方面的专门培训。结合实际对关键审核要点再次作了提炼：
完整性：各环节文档齐备、签字盖章齐全。
准确性：除各类技术参数外，重点审核工程量、设计变更、材料平衡数据。
真实性：重点根据文本内容，再次确保隐蔽工程100%到现场记录及签证手续完备。
学习与合作
学习先进归档经验，做好资料临时保管工作。从收集到归档需要一定周期，由于工程资料滚动速度快，数量庞大，临时保管也是重要课题。经过学习，工程建设部对收集的资料进行分类、编号，统一存放，确保资料妥善保管。
通过学习平台检索及实地考察，思考并形成对归档后资料的调阅使用管理模式，即创建通过索引目录实现资料的齐全及追溯管理模式。
编写“档案目录”
工程建设平均每年专项达到20个以上，单项建设量更是高达上万个。各类文档的追溯与寻找十分困难。应在各单项工程生命周期中，以单项任务号为索引，建立完备的档案索引管理目录，并在整期工程结束后同步归档，电子目录留存在工程建设部，纸质文档移交综合办，实现清晰索引，并双重备份。
断舍离
随着工程建设工作的开展，工程档案管理也经历了多次模式转变，仓库中存在一些老资料的堆砌现象。应定期对老资料进行全面清查，逐个核实，力争不多头管理、不重复归档，排除管理干扰，减少无效管理成本。
